Muitos Gestores de Projecto têm muita coisa para fazer. Assim acabam com Listas espalhadas por todo o lado e isto pode ser esmagador. Põe-se a questão de gerir estas Listas de trabalhos a fazer e garantir que estes são efectivamente realizados.
Para concluir o projecto com sucesso tem de ser realizadas as actividades certas no tempo certo. Por esta razão as pessoas criam “Listas de Tarefas” – para possam saber o que têm de fazer e por quem.
Mas isto não é fácil. Muitas vezes estamos a adicionar mais actividades ás listas em vez de as completar, o que faz pensar que não estamos a avançar. Aceite alguns conselhos para gerir as suas listas…
Uma só lista
Se tem listas na sua secretária, no seu carro ou em notas post-it, então é tempo de fundir todas numa só lista. A seguir agrupe os itens na lista e tente ordená-los de forma lógica. Logo que terminar isto, sentirá imediatamente como se tivesse retirado um peso de cima dos seus ombros, porque agora tudo o que tem de fazer está num só lugar. Está pronto para passar ao próximo passo…
Objectivos e datas
Sente-se agora e pense acerca do que pretende alcançar e aproximadamente quando. Escreva as suas metas e prazos. Se não está seguro quais são estes, fale com outras pessoas e tente listar as 5 coisas mais importantes a fazer e quando. Escreva-as e priorize-as para que saiba quais são os itens críticos da lista.
Defina prioridades claras
Escreva a sua lista no seu computador e priorize-a com base em:
· Os objectivos e datas
· A quantidade de trabalho que cada item levará
· A complexidade em concluir a actividade
· A importância da actividade no projecto
· Os deadlines para conclusão.
Defina o caminho crítico
Em muitos projectos nem todas as actividades são feitas. Simplesmente não há tempo para isso. Assim temos de identificar o “caminho critico” das actividades que é simplesmente aquelas que têm mesmo de ser feitas para completar o projecto. A questão que se deve colocar é: “se esta actividade de atrasar, provocará um atraso a todo o projecto?” Se a resposta é ‘Sim’, então esta actividade está no caminho crítico para o sucesso. Tem de concluir estas actividades críticas com mais alta prioridade que outras.
Gerir as suas listas
O próximo passo será estabelecer datas de conclusão para os objectivos das suas actividades críticas. Necessita então de fazer tudo o que é possível para realizar as actividades nas datas que estabeleceu. Não se preocupe com as datas para as actividades não críticas. Leva tudo imenso tempo e as coisas com o tempo mudam muito.
Em seguida, conforme vai evoluindo o projecto, assinale as actividades concluídas. E quando novas actividades surgem, decida se estas são críticas ou não e, se forem, estabeleça datas de objectivo para estas também. Mantenha a sua lista actualizada porque isto o ajudará a concluir as actividades certas na altura certa.
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