Regra nº 1 – A Gestão do Tempo é Crítica
Para oferecer os resultados do projecto em tempo necessita de gerir com cuidado o tempo. Pra fazer isto, assegura-se de quie cada actividade está listada no Plano do Projecto e que estão agendadas para ocorrerem com precisão quando você delas necessita.
Todas as semanas, actualize o seu plano com o tempo gasto na conclusão das actividades e identifique todas as tarefas que estejam atrasadas relativamente ao plano. Controle a percentagem de conclusão para cada actividadee se estiver atrasada, coloque-a no plano atribuindo ou mais recursos ou reduzindo a dimensão da actividade. Não permita que as tarefas escorreguem. Esteja vigilante.
Regra nº 2 – Controle os Custos e faça a Gestão das Finanças
Cada elemento dop seu projecto incorre num custo. Identifique todos os custos planeados desde o início e obtenha aprovação para estes do gestor de topo.
Registe, então, todas as despesas conforme vão ocorrendo – incluindo pessoas, equipamento e materiais. Confirme que a despesa real não excede a despesa planeada. Se tal ocorrer, então tem de cortar. Se ultrapassa o orçamento, comunique a situação cedo ao seu Sponsor de Projecto.
Regra nº 3 – Garanta que são Estabelecidas Metas de Qualidade
Tem de especificar logo no início, exactamente, o que irá o projecto ter como resultados. Logo de seguida, estabeleça as metas de qualidade destes resultados e obtenha a aporvação do cliente para estas metas de qualidade.
Cada semana, reveja a qualidade de cada resultado produzido pelo projecto. Se não estiver de acordo com o standard definido, resolva imediatamente. Nunca espere pelo fim do projecto antes de solucionar as questões da qualidade
Regra nº 4 – Controle o Âmbito ao Mais Baixo Nível
O seu âmbito é definido como «o conjunto de resultados que devem ser produzidos no projecto». Assegure-se, assim, que conhece o que é o seu âmbito, tente não deixar que ninguém o mude.
Todas as semanas verifique que a sua equipa está a trabalhar unicamente naquilo que deve ser produzido para o projecto e nada mais. Verifique se todos os resultados produzidos correspondem exactamente com a especificação definida para ele. Note que um aumento no âmbito do projecto irá fazer que seja mais difícil realizá-lo.
Regra nº 5 – Resolva Cedo as Questões
Se surgirem questões e dúvidas durante o projecto, então resolva-as cedo. Enfrente todas as questões antes que estas atrasem o projecto. Registe-as formalmente e depois acompanhe-as até que estejam solucionadas. Questões por resolver conduzem a atrasos que são a via para o insucesso do projecto. Ponha-se a salvo resolva cedo todas as questões.
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