A sua organização ou companhia discute a necessidade de realizar um projecto numa das áreas importantes e para um cliente central do negócio. Precisa de concentrar-se e preparar-se para o que é essencial para o cliente – garantir os resultados do projecto. Há alguns passos essenciais que devem ser tomados para obter este resultado.
1º Passo – Estabeleça a Visão
Tem de reunir com o Sponsor do projecto e acordar naquilo que deve ser realizado e quando. Precisa de estabelecer, o mais rápido possível, a data em que o projecto deve estar concluído. Tem de compreender porque é importante para o negócio esta data de fim e qual o impacto se for ultrapassada. Só assim saberá o que está em questão e qual a medida dos seu progresso.
2º Passo – Contrate os melhores
Boas equipas entregam bons projectos. É assim crítico que consiga contratar as melhores pessoas que puder pagar para a sua equipa. Tente pedir «emprestados» peritos que colaboram na sua organização e «peça» mais recursos financeiros para recrutar os melhores do mercado. Não se reduza a pessoas menos qualificadas que com mais facilidade pode seleccionar. Leva sempre mais tempo a seleccionar as melhores pessoas, mas estas irão obter melhores resultados em menos tempo. E serão mais fáceis de gerir.Para contratar os melhores, deve definir bem as respectivas funções. De seguida publicite o perfil destas funções dentro e fora da organização. Realize curtas entrevistas iniciais e entreviste o maior número possível. Seleccione pelo menos 5 pessoas para uma segunda entrevista e escolha dois para uma short list, antes de definir o candidato escolhido.
3º Passo – Defina o Âmbito
Com uma boa equipa e uma data de entrega final clarificada, o próximo passo é definir o que é que o projecto vai ter como resultados. Isto é denominado o Âmbito do Projecto e tem de ser documentado profundamente.Faça uma relação que inclua todos os resultados do projecto e descreva-os em tanto detalhe quanto o possível. Precisa de trabalhar em conjunto com o seu cliente (ou com o negócio) no que respeita a isto, porque estes resultados devem corresponder aos requisitos e entregar os benefícios de negócio definidos previamente.
4º Passo – Determine se é Viável
Agora é preciso saber se temos condições de produzir os resultados dentro do intervalo de tempo e com os recursos disponibilizados. Em breve, precisa saber se o projecto é viável ou não.Para determinar isto, precisa de saber quanto tempo cada resultado leva a ser produzido e quantos recursos são requeridos para isso. Depois é necessário adicionar todos os intervalos de tempo e todas as horas dos recursos e verificar se correspondem ao orçamento para os recursos e à data de conclusão do projecto. Se não for assim, então tem 3 opções: Obtenha mais tempo, obtenha mais recursos ou reduza o âmbito do projecto. É tão simples!
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