segunda-feira, março 22, 2010

Melhoria do processo de comunicação

A comunicação em projecto é dos factores decisivos para o sucesso das actividades e a obtenção de, por um lado, compromisso de gestão e, por outro, motivação da equipa e participantes.

remarEstou certo de que não é necessário convencer ninguém da importância de uma boa comunicação. As competências de comunicação são afloradas em praticamente todas as descrições de funções para qualquer posto de trabalho em qualquer nível das organizações. 

A comunicação em projecto passa por 3 fases de processo distintas: Desenho, Implementação e Gestão. Destas três, na minha opinião, devemos despender mais tempo na fase de Implementação do Processo porque é, em primeiro, a fase mais subestimada e, em segundo, porque é aquela em que é mais fácil serem introduzidos erros.

Em outras ocasiões, tenho sublinhado a importância de, em gestão de projecto como em outras áreas, ser desenvolvida a evidência de gestão da mudança organizacional com saliência para os seus dois componentes principais: Comunicação e Formação.

Sublinho sempre que a Comunicação é muito mais do que “enviar emails” e, por isso, insisto em que a comunicação é muito mais do que uma comunicação de «dois sentidos». Porque não, então, um modelo de comunicação assente em «4 fases»? E quais são elas:

1. Dizer / enviar a mensagem

2. Validar que a mensagem foi recebida.

3. Validar que a mensagem foi compreendida.

4. Validar que a mensagem foi aceite.

Não é suficiente só dizer ou enviar a mensagem e então assumir, bem assumir tudo. O remetente deve realizar os passos que lhe garantem que a mensagem foi mesmo recebida. E, mesmo se a mensagem foi recebida, pode ser necessário que seja compreendida. Finalmente, mesmo de a mensagem é compreendida, pode haver mal entendidos evitando que a mensagem seja, de facto, aceite.

A comunicação não pode ficar baseada em assumpções. A comunicação deve ser validada e isso exige algum trabalho e seguimento.

Embora seja provável que perceba porque não sugiro estas tácticas para a minha cara-metade, julgo que esta é uma abordagem razoável no dia-a-dia dos negócios. Penso, ainda, que é óptimo modelo para os gestores de projecto, que provavelmente dependem da comunicação mais do que quaisquer outros.

A comunicação é, hoje, essencial em todos os aspectos do sucesso das empresas, e está em questão muito mais do que só uma chávena de café.

Luís Quintino

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