A melhor forma de saber se o seu projecto é realizável é completar um Estudo da sua Viabilidade. Este é um processo que ajuda a criar a confiança que a solução que é necessária construir pode ser implementada em tempo e dentro do orçamento.
Um estudo de viabilidade deve ser completado tão cedo quanto o possível dentro do ciclo de vida do projecto. A melhor ocasião é quando forem identificadas várias soluções alternativas e é necessário conhecer qual a solução que é mais viável de implementar. Vamos apresentar um método de o realizar…
1. Pesquise as Exigências de Negócio
Na maioria dos casos, o projecto é exigido por um problema existente no negócio. Estes problemas são exigências do negócio (em inglês aparecem como business drivers, palavra já aceite na língua portuguesa). Precisamos de ter uma compreensão clara do que são estas exigências como parte do Estudo de Viabilidade.
Por exemplo, a exigência pode ser pela actualização de um sistema de TI ultrapassado e que provoca queixas do cliente ou a necessidade de fusão de dois negócios devido a uma aquisição. Independentemente da exigência em questão, o que é necessário é alcançar a questão de fundo para que se compreenda porque é que o projecto foi lançado.
Também é necessário compreender porque é que esta exigência é importante para o negócio e porque é que é crítico que o projecto realize esta solução dentro de um específico intervalo de tempo. Compreendido isto então há que avaliar qual o impacto que haverá para o negócio se o projecto for atrasado.
2. Confirme as soluções alternativas
Agora que dispomos de uma compreensão mais clara do problema de negócio que é enfrentado pelo projecto, devemos compreender e segmentar quais as soluções alternativas disponíveis.
Estas soluções devem ser analisadas e compreendidas e correlacionadas com o problema de negócio que devem solucionar.
3. Determinar a viabilidade
Assim o que temos de fazer é identificar a viabilidade de cada solução. A pergunta que deve ser feita a cada solução alternativa é «será que podemos realizar o projecto no tempo e com o orçamento apontado?»
Para responder a esta pergunta, deveremos usar um conjunto de métodos para avaliar a viabilidade de cada solução. Eis alguns exemplos com que podemos realizar a avaliação da viabilidade:
Pesquisa: Realizar pesquisas para saber se outras companhias implementaram as mesmas soluções e como funcionam.
Prototipagem: Identificar a parte da solução que possui o risco mais elevado e construir um modelo para saber se é possível a sua criação.
4. Escolha a solução adequada
Conhecida a viabilidade de cada solução alternativa, o próximo passo será seleccionar a solução preferida para a realização do seu projecto. Escolha a solução que é mais viável de implementar, tem o risco menor e na qual tenha mais confiança na sua realização efectiva.
Escolheu uma solução para um conhecido problema do negócio e tem um elevado grau de confiança que pode realizar a solução dentro do tempo previsto e conforme ao orçamento definido.
5. Reavaliação
Chegou o momento de conduzir a solução escolhida para outro nível reavaliando a sua viabilidade. Assim, faça uma lista de todas as actividades que são necessárias para completar a solução e debata-as com a sua equipa para saber quanto tempo eles acham que levarão a realizá-las e concluí-las. Adicione estas tarefas e intervalos de tempo a um plano de projecto para ver se as consegue realizar até ao deadline do projecto.
De seguida, peça à sua equipa que identifique as actividades de mais alto risco e peça-lhes para investigarem mais profundamente e verificarem se são realizáveis. Utilize as técnicas do ponto 3. Para ter um maior grau de confiança na sua realização. Finalmente, documente todos os resultados num relatório de Estudo de Viabilidade.
Depois de concluir estes passos, obtenha a aprovação do seu Estudo de Viabilidade para que todos os membros da sua equipa tenham o mais alto nível de confiança na possibilidade de concretização do Projecto.
