O Plano do Projecto é um dos documentos mais importantes e úteis na sua caixa de ferramentas e deve ser permanentemente acompanhado e actualizado durante a vida do projecto. O seu propósito inicial é o lançar o projecto convencendo os decisores (aqueles que controlam o financiamento, por exemplo, o Board do Projecto ou o comité de pilotagem) que o projecto é viável e que irá atingir as necessidades previstas dentro da escala de tempo definida, cumprindo o orçamento e atingindo as expectativas.
Se o plano do projecto está escrito de forma incompleta ou deficiente, o projecto pode nem sequer passar a primeira decisão e pode nem arrancar. Muitos projectos viáveis ficaram neste estágio devido a deficiente planeamento e pobre comunicação. No lado positivo, pode realizar um grande plano do projecto, que estabelece a sua credibilidade como gestor de projecto, inicia com solidez o projecto e fornece à equipa de projecto como um mandato para a acção e uma direcção clara a seguir.
Não deve confundir um plano de projecto com um agendamento de projecto (schedule). Um agendamento é somente um elemento do plano do projecto e toma a forma de uma linha de tempo ou gráfico de Gantt ligando as actividades à linha de tempo. O agendamento do projecto é uma ferramenta vital e deve complementar o plano de projecto Os grandes planos de projecto contém diversos agendamentos normalmente como apêndices, que são referidos ao longo do documento. Estes agendamentos devem incluir a escala de tempo total, um agendamento para teste, um agendamento de implementação, a análise do caminho crítico, um agendamento de atribuição de recursos, etc.
O que deverá ser incluído no Plano do Projecto?
O Plano do Projecto serve como um mapa das estradas para a equipa de projecto e oferece orientação na prioridade das actividades, o âmbito do trabalho, as metodologias e a governação que será usada, quem são os stakeholders, qual a abordagem global a adoptar, como serão geridos os custos e as pessoas, quais os standards de qualidade do projecto, como é que o projecto irá comunicar com os stakeholders, como será medida a performance e os benefícios, etc.
As principais áreas que devem ser cobertas no plano incluem:
- Background do projecto
- Objectivos
- Âmbito
- Constrangimentos
- Assumpções
- Dependências e impactos
- Questões e riscos
- Metodologia e estratégia
- Controlos; âmbito, tempo, custo, qualidade, recursos
- Comunicações
- Agendamento da realização
- Medida de performance
- Realização dos benefícios
Como vê existem muitos elementos num plano de projecto e alguns dos maiores planos podem atingir mais de 100 páginas em extensão. Esta característica faz com que a seja muito importante a estruturação do documento. Um formato consistente com uma ordem lógica e títulos claros irá permitir aos leitores navegar rapidamente através do documento e obter os detalhes que são importantes.
Tente nunca omitir nenhuma das áreas críticas que referimos acima, porque isso pode comprometer a decisão ou exigir mais custos no futuro se ocorrer uma incompreensão. Por exemplo, se não se conseguir identificar correctamente o que está fora do âmbito do projecto, podemos vir a ter uma disputa durante a sua execução. Ou pode acontecer que sente que o projecto está a realizar um produto que julga satisfatório, mas que falha na consecução das expectativas do cliente porque têm critérios diferentes de qualidade. Estas não são situações em que se queira ver envolvido e podem ser facilmente evitadas se escrever um plano detalhado e completo.
Quanto mais informação relevante e detalhada incluir no plano nesta fase inicial melhor, mas deve sublinhar relevante. Evite a tentação de incluir no seu documento parágrafos desnecessários e tente não se repetir. Se necessitar sublinhar um ponto, refira essa secção num índice (usando títulos) em vez de repetir toda uma secção. Utilize as referências para dar ênfase a questões que devem estar presentes para o leitor. Este agradecerá esta atenção e, ao mesmo tempo, fará com que seja mais fácil editar o documento. Claro que atingir o nível adequado de detalhe é difícil e só pela experiência irá ficar mais habituado a isso. Depois de ter escrito alguns planos de projecto saberá como adaptar cada um de acordo com a dimensão do projecto e as expectativas da sua audiência. Como fazer isso?
Adaptar à audiência
O plano do projecto é muitas vezes dos primeiros pontos de referência para os stakeholders, sejam novos membros da equipa, executivos, clientes, utilizadores, fornecedores e outras partes interessadas. Assim, quando escreve o plano deve ter na mente que este deve estar adaptado para tal ampla audiência e deve poder ser lido por alguém que não tenha um conhecimento prévio do projecto. Garanta sempre que introduz o contexto do projecto e oferece alguma informação anterior e história sobre aquilo de que se fala. Inclua um glossário ou termos de referência para explicar as abreviaturas e acrónimos. Quando se referir a outros documentos pode ser útil incluir detalhes nos apêndices para benefício das pessoas que não tenham lido antes esses documentos.
Sem comentários:
Enviar um comentário