Um projecto que está fora de controlo, quer devido a um orçamento ultrapassado seja quanto a desvio no planeamento, não vai voltar ao caminho sem um esforço sério e um compromisso por parte das pessoas envolvidas no projecto e de parte da organização que o realiza. Felizmente existem três processos simples e cumulativos para ajudar o gestor do projecto a recuperar o controlo e a resgatá-lo do fracasso.
1. Determinar o estado actual do projecto
Revisão de todas as tarefas e actividades para que se possa determinar exactamente onde o projecto está em relação com o cronograma e o orçamento real. Ignore qualquer custo estimado anteriormente e os tempos definidos e concentre-se em determinar o status real.
Deve rever todos os relatórios disponíveis e falar com os membros da equipe para explicar o que quer saber exactamente, qual o progresso que tem sido feito, independentemente de qualquer estimativa anterior, promessas ou compromissos. É fundamental para controlar a recuperação do projecto que você possa começar a partir de uma base conhecida. Dessa forma, o replaneamento tem a melhor possibilidade de sucesso e pode, com esperança e trabalho, evitar que o projecto se transforme num desastre.
Se não tentar determinar e documentar todas as hipóteses, as óbvias e as não tão óbvias nas fases iniciais do projecto, agora é o tempo de fazê-lo. É vital ser persistente e garantir que todas as premissas são conhecidas e documentadas.
Deve não apenas reavaliar o status do projecto em termos de tempo e orçamento, mas também reavaliar os recursos disponíveis em termos de competências e pessoas. Se não levar isso em conta no replaneamento e reagendamento não vai garantir que todos saibam o que você pretende para que o projecto seja um sucesso.
2. Reafirmar o objectivo do projecto
Certamente que não foi uma miragem o que garantiu os compromissos com o projecto, o que obteve a garantia do financiamento e o que permitiu que o projecto arrancasse. É função do gestor de projecto lembrar agora às pessoas a visão original e tentar reacender algum do entusiasmo com que o projecto começou.
O objectivo de negócio deve ter sido claramente definido e documentado no início do projecto, mas se não foi esse o caso, então agora está na hora de corrigir esse problema específico. Irá assim ajudar as pessoas a relembrar os benefícios que o projecto na sua conclusão terá para eles, como indivíduos, bem como para a organização no seu conjunto.
Devem ser realizadas as acções que permitam envolver as pessoas no projecto e garantir que sabem a importância de cada actividade que completam, para o sucesso global do projecto. Inspirar a equipa e fazer que todos os elementos se sintam valorizados. Isto pode parecer banal, mas é realmente vital para garantir que o projecto permanece controlado e se conclui em sucesso.
3. Decidir como atingir o propósito do Projecto
Agora que já realizou uma avaliação exaustiva da situação do projecto no que diz respeito ao orçamento, ao cronograma, às pessoas e às suas competências. Você sabe que nesse processo comunicou e reforçou a visão do projecto e o objectivo de negócio a todos os participantes do projecto e especialmente aos membros da equipa.
O próximo passo é planear a abordagem que lhe permitirá, a partir do presente estado, alcançar a conclusão com sucesso do projecto.
Pode ser que, em primeiro lugar, alguns dos factores que têm retirado o projecto do seu curso ainda existam e, portanto, pode haver pouca razão para optimismo quando se trata de replaneamento para a finalização do projecto. Mas temos de planear – se necessário teremos de reavaliar o status do projecto e voltar a replanear dentro de algumas semanas ou meses. De qualquer forma para poder avançar é necessário realizar agora um plano total.
Em alguns sectores da indústria, tal como as TI, que estão rapidamente a mudar e que podem ter uma alta rotatividade de pessoal é praticamente impossível planear um projecto do início ao fim que não necessite de ser reavaliado e replaneado em vários estágios ao longo do projecto. Não deixe que o facto disto acontecer possa incutir um sentimento de fracasso na equipa. Em algumas indústrias isto é normal e um plano altamente detalhado é improvável que vá sem uma ligação com um programa mais complexo.
As finanças e outros recursos podem mudar durante a execiçoa de um longo projecto e ogestor de projecto tem que saber como recuperar o controlo de um projecto afectado por circunstâncias imprevistas. Tratar estas coisas como uma oportunidade para voltar a entusiasmar a equipa e lembrar a todos a visão inicial do projecto, em seguida, avançar para a conclusão em sucesso do projecto.
LQ
