quarta-feira, dezembro 04, 2013

Não culpem as pessoas! Culpem os processos!

Ter bons processos confiáveis ​​é a pedra de toque para um negócio com sucesso. Os processos estão lá para garantir que há consistência e robustez para as actividades repetitivas.

No entanto, nem todos os processos são bons processos e, no pior dos casos, podem realmente fazer recuar o negócio. Isso ficou claro num projecto em que trabalhei recentemente ...

O projeto bloqueou porque o processo de implementação da infra-estrutura de TI não tinha sido devidamente comunicado e os decisores não foram identificados. O departamento de TI ofereceu uma ajuda muito reduzida nas fases iniciais do projecto. Logo, ficou claro que algo estava errado, especialmente porque os membros da equipa, que pretendiam o sucesso do projecto estavam a ser fortemente condicionados pelo próprio processo. Um caso claro de um processo mal pensado e pesado que atrasa um projecto importante para o negócio. Então que lições podemos aprender com isso?

 

O processo demorado

Não culpe as pessoas, porque você tem processos grandes e pesados​​. Pergunte se os processos estão adequados à finalidade. Se você estiver obrigar as suas pessoas a ultrapassar muitos obstáculos e eles resistem, então você está preso num "processo de corrida de obstáculos".

O que fazer: Rever e simplificar seus processos. Verifique se não há papéis e responsabilidades que sejam claros e você preste contas em todos os cenários e não apenas o principal. Teste a execução dos seus processos em papel com as pessoas que vão usá-los e melhorá-los a partir do seu feedback.

Como sabemos, bons processos são um caminho para o sucesso. Por outro lado, os processos mal concebidos são um caminho para o fracasso. Processos pobres são muitas vezes escondidos se os "heróis" da organização continuam a entregar projectos apesar dos processos. Não presuma que o sucesso do projecto é igual a bons processos, há sempre espaço para melhoria.

O que fazer: Converse com as pessoas para entender onde estão os pontos quentes e bloqueios, e atualize os processos para os remover.

 

Processo de impasse

Se um processo resulta num impasse que você deve considerar se está apto para o efeito para que foi criado.

O que fazer: Com qualquer processo, deve certificar-se que nunca alcança um ponto em que se fica incapaz de continuar.
 

Keep it Simple

Você pode ter ouvido a sigla 'Kiss' quando se trata de práticas e processos de trabalho. Ela representa, 'Keep It Simple Stupid " e enquanto eu não defenderia o uso deste com os seus colegas e clientes, você pode mantê-lo em mente ao criar novos processos ou melhorar os já existentes.

Os melhores processos são aqueles que são mantidos simples. Elas são fáceis de entender e de ter etapas e resultados claros.

O que fazer: Olhe para cada etapa de um processo e pergunte se é mesmo necessária. Ela pode ser removida? Será que ajuda a mover em direção ao objetivo? Quanto menos etapas de um processo melhor, então acho que é 'Kiss'.
 

Em resumo

Se se tornar demasiado orientado para os processos arrisca-se a perder de vista o objetivo do negócio. Certifique-se de mantem os seus processos simples, verifique-os com as pessoas que irão utilizá-los e evite processos que podem resultar acabar num impasse. Bons processos irão conduzir o seu negócio em direção aos seus objetivos, mas os processos pobres podem e irão atrasar o negócio.

Se as coisas não estão a funcionar, não culpe as pessoas, culpe os processos e tome medidas para os melhorar.