Implementar como um novo projeto organizacional um PMO (Project Management Office) é um sempre um grande compromisso. É também um grande investimento para a maioria das empresas, por isso é importante para realizá-lo com sucesso. As primeiras semanas e meses quando o PMO acaba de ser lançado são fundamentais para o seu sucesso contínuo. Queremos mostrar que fazemos a diferença e que a diferença é positiva!
Aqui estão quatro passos para alinhar o trabalho quando introduzimos um novo PMO para assegurar que começamos com o pé direito.
Passo 1: Comece devagar!
É uma coisa maravilhosa ter grandes ambições, mas é honestamente melhor começar pequeno. Um lançamento sem grandes focos em cima, pode ser mais eficaz do que uma enorme fanfarra. Introduzir alguns serviços essenciais em primeiro lugar e, em seguida, construir as bases para mais no futuro.
Esta abordagem gradual é exatamente o que deveríamos em um projetos de atividades múltiplas: comece com o básico, principais ofertas e adicione uma funcionalidade maior. Com projetos de mudança organizacional (como a introdução de um novo PMO) a necessidade de dar pequenos passos é ainda mais importante. Permite gerir a atividade de uma maneira que garante o apoio de todos e ajuda a que as novas formas de trabalho ’colem’. Também permite detetar precocemente problemas e tratá-los antes que se tornem muito difíceis. Se você pode identificar um problema, você pode controlá-lo e colocá-lo no lugar certo, ficando o lançamento PMO volta na pista com no caminho certo.
Passo 2: Obtenha suporte de topo
Fale com as partes interessadas chave. Muito. O propósito é obter suporte e empenho para o PMO e para aquilo que ele pode fazer, de preferência quase sempre longe das luzes de cena. As interações do PMO ajudam a construir um empenho positivo ao longo do tempo. Muito do que sevai fazer são reuniões um para um e conversas fora das discussões formais, assim quanto mais se fizer trabalho em rede de divulgação dos objetivos e sucessos do PMO mais simples será a transição para um PMO com base no negócio.
Se pensa que necessita de orientar a ação e definir planos claros de comunicação provavelmente determinará que há alguns intervenientes chave – pessoas com influência para influenciar ou prejudicar a sua iniciativa de PMO. Estas são as pessoas com que deve trabalhar. Venda os benefícios do PMO, peça conselho, incorpore as suas sugestões e mostre-lhe que resultado está a obter. Quando começarem a ver a diferença que o PMO está a fazer eles irão aderir.
Passo 3 – Introduza processos claros
É tentador introduzir um processo antes de estar na realidade completamente pronto: precisa, por exemplo, de ter em posição qualquer coisa para a gestão da mudança, então lance alguma coisa (qualquer coisa) e melhore-o mais tarde.
Esta abordagem tem a vantagem de colocar alguma da estrutura no lugar, mas também a desvantagem de ir ter certamente de voltar a trabalhar o processo num momento não muito distante do futuro. As mudanças constantes e atualizações tornam difícil para a equipa do PMO e gestores de projeto trabalhar exatamente como deveriam fazer. Mas é normal ter de fazer mudanças ao processo já que um novo PMO evolui e temos de tentar fazê-lo numa forma que se torne mais fácil para os utilizadores desse processo. Por exemplo, estabeleça uma data todos os meses (ou menos frequente) para a realização dessas novas mudanças. Faça um pacote das mudanças e realiza uma comunicação acerca dos processos novos ou emendados. Assegure-se que no dia em que as mudanças têm efeito todos os guias na intranet, ficheiros de ajuda e manuais de utilizador são também atualizados e que a equipa central do PMO está totalmente informada para poder suportar as pessoas relativamente às mudanças.
Passo 4 – Obtenha benefícios com rapidez
O novo PMO foi lançado por uma razão. Pode ter sido pata ter maior transparência, melhor tomada de decisão executiva, controlos de projeto mais apertados ou qualquer outra coisa, mas de certeza que não o lançámos de forma gratuita. Deve assegurar-se que pode evidenciar as melhorias que fez – e rapidamente.
Nem todos os benefícios do PMO são soluções rápidas. Alguns, como a introdução da Gestão do Valor Ganho (EVM), podem tomar vários meses e múltiplos projetos antes que comecemos a ter dados suficientes para avaliações mais acertadas ao nível da companhia. Mas devemos ser capazes de mostrar alguns benefícios nos primeiros meses da sua operação.
Quando estabelecer os planos de lançamento do PMO, pense acerca do que quer introduzir que possa mostrar rapidamente um «retorno do investimento». Mesmo um conjunto de modelos para a standardização da documentação de projeto ou o uso por todos os gestores de projeto da mesma ferramenta de gestão em vez de um conjunto de produtos podem ser medidas rápidas para mostrar melhorias e uma maturidade maior.
Assegure-se também que os seus stakeholders apoiantes estão conscientes de alguns dos outros benefícios do PMO. Seja transparente acerca de como acompanhamos estes benefícios e reporte regularmente o seu progresso.
Se tomar em conta estes 4 passos verá que o seu novo PMO deixará rapidamente de ser ‘novo’ e começa a ser ‘a forma de aqui fazer o trabalho’.
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