O propósito deste post é apresentar uma metodologia o mais fácil possível para enfrentar o planeamento, a estimação do tempo e do custo do plano de um projeto.
A meta é chegar rápida e facilmente a:
- Identificar o que significa «feito»
- Identificar quando o «feito» pode ser feito.
- Identificar quanto custa «feito» (para obter financiamento)
- Identificar quem necessita estar envolvido em realizar o «feito».
Presume-se que os leitores têm familiaridade com ferramentas de planeamento como o Primavera P6 ou o Project. Para o nosso caso, utilizamos o Primavera P6.
Planeamento
Reúna uma lista de resultados. Esta lista é preferível a uma lista de atividades, ou seja, esta é a lista de elementos que temos de realizar para chegar a um resultado. Deixe que as atividades sejam o domínio das pessoas que fazem as atividades. Focalize-se em identificar e denominar os resultados. Inclua todos os componentes até aqueles que necessitamos para a mitigação do risco. Na engenharia, usualmente o contrato e o SoW são referências importantes para esta lista.
Olhe para o calendário. Uma ferramenta de planeamento é boa para isso e permite a sua real adaptação do trabalho às condições. Incluir tempo a mais no calendário não é boa prática porque cria estimativas erradas para o «feito».
Configure o plano
Importe a lista de resultados como elementos do plano, da WBS.
Adicione ao plano uma milestone de início e uma de fim.
Na lista de resultados que corresponde à sua WBS defina, no interface de Atividades, um mínimo de atividades, por cada um, que preencha o tempo total previsto para a sua realização mantendo o detalhe no mínimo necessário. Estamos a criar o plano global do projeto.
Ligue essas atividades entre si com recurso às funcionalidades de ligação em Finish to Start. Evite criar muito detalhe e mantenha tudo simples.
Use para as atividades os seguintes campos de configuração:
- Tipo de atividade: duração fixa, para deixar o computador calcular as unidades a partir da duração do trabalho.
- Tipo de percentagem de conclusão escolha a física para se responsabilizar por todas as entradas de dados – não é boa opção deixar a máquina fazer a introdução de status por si.
- Duração: escolha em dias, não misture unidades de tempo dentro do plano.
- Ligue as atividades de forma a todas terem sucessor e predecessor.
- Utilize um Recurso Non Labor para definir um peso para as atividades que inclua uma ponderação (de duração x custo x intensidade dos recursos). Pode evoluir nesta classificação de acordo com outra informação recolhida no projeto como orçamento, estimação de duração, etc.
- Inclua Milestones de aprovação, quando necessário, designadamente as relacionadas com Gates do plano. Muitas indústrias utilizam esta forma para passarem etapas ou estágios do projeto.
- Crie uma lista geral de recursos a utilizar no projeto. Lembre-se que estamos a planear em alto nível e o que queremos é ter alguma sensibilidade para os totais de horas de trabalho ou de máquina a utilizar para determinadas atividades. Muito mais importante do que saber quem vai trabalhar é definir a capacidade necessária para o realizar.
- Atribua os recursos – por equipas, por exemplo – às atividades de cada resultado.
Veja e trabalhe sobre os resultados
- Calcule o plano, analise os resultados. Faça qualquer alteração ou adaptação conforme as necessidades ou as contribuições dos membros da equipa.
- Faça uma análise à distribuição das ponderações do Recurso Non Labor criado para assumir os custos através de um relatório dos recursos atribuídos (Resource Assignement), ou uma folha em Resource Usage.
- Faça a mesma análise às Horas Homem dos Recursos atribuídos, por mês e semana, para as verificar distribuídas.
- Veja o Caminho Crítico o que lhe vai permitir ver a data em que se prevê que o plano seja concluído e quais as atividades que estão no caminho crítico. Se não estiver de acordo com os resultados volte a planear.
- Veja a Resource Usage em spreadsheet e em gráfico (Profile).
Em seguida
- Reveja o cronograma resultante em função da disponibilidade de recursos.
- Reveja o cronograma em função das datas. Atualize se necessário o calendário para incluir todas as exceções (lembre-se das grandes festividades, dos períodos meteorológicos mais agudos, dos feriados, etc.). Reveja de novo e adapte.
- Reveja o cronograma em função das expetativas dos clientes e da prontidão dos fornecedores. Os primeiros querem mais e os segundos oferecem sempre menos do que prometem.
- Quando o plano está suficientemente completo, submeta-o para aprovação.
- Após aprovação estabeleça uma baseline e comece a acompanhar o progresso em relação a esta.
- Cumpra os intervalos de progresso definidos (semanal e / ou mensal) e atualize o plano – agora plano corrente – e compare-o com o seu plano original (a baseline).
- Vá refinando com maior precisão o plano remanescente conforme vai progredindo.
A utilização do Excel
Algumas pessoas dizem preferir (e algumas vezes até se gabam disso) o Excel (ou equivalente) para realizar o planeamento dos projetos e mantê-los «simples». O que penso acerca disto é que sim, se estamos preparados para o fazer e estamos em condições de introduzir todos os cálculos necessários, porque não? Sei que isso não vai ser fácil e sei que em grande medida os algoritmos de uma aplicação de gestão de projeto só com imensa dificuldade podem ser incluídos em tal folha de cálculo.
Evite o Excel, em minha opinião, ou outros métodos manuais a não ser que esteja preparado para ter uma imensa quantidade de trabalho, trabalho que uma ferramenta de projeto pode fazer por si.
