segunda-feira, janeiro 19, 2015

A Gestão do Portfólio de Serviços é mais importante que a Gestão do Portfólio de Projetos

de IT Skeptic

Há uma visão essencial que poucas vezes é referenciada na ITIL e ainda menos vezes compreendida que é a Gestão do Portfólio de Serviços.

Como trabalhamos numa área em que defendemos, vendemos e implementamos processos e soluções de Gestão de Portfólio e de Projetos este artigo saltou-nos à vista e decidimos traduzi-lo com mínimas adaptações. Corresponde a uma visão integrada destes fenómenos que partilhamos.

Demasiadas organizações têm uma visão portfólio em que apreciam apenas programas e projetos, enquanto negligenciam os sistemas em operação. Este é uma ordem removida de uma visão verdadeiramente holística. A Gestão de Portfólio e de Projetos só olha para a mudança, e não para o status atual. A Gestão de Portfólio de Serviços (SPM) olha para os serviços em produção bem como às propostas mudanças de serviço. SPM olha para os serviços em produção, bem como as alterações propostas ao serviço. Olha para a distribuição de recursos entre ambos o Construir (Build) e o Executar (Run), e não apenas Construir. O SPM considera o impacto sobre os nossos serviços existentes quando tentamos introduzir novos serviços. Esta é uma abordagem brilhante. É essencial. Não fazer isso é a razão por que muitos departamentos de TI estão sempre afogados em projetos.

A incapacidade de gerir todo o portfólio de serviços correntes e planeados - concentrando-se apenas na carteira de mudança - significa que haverá um dilúvio contínuo das despesas de investimento (CAPEX) sobre os novos serviços com zero de consideração da capacidade de RUN para os absorver (e muitas vezes, orçamento de zero para os fazer).

Este martelar teimoso é agravado pela prática moderna de retirar os recursos para fora do RUN e atribuí-los aos projetos sem considerar adequadamente o impacto sobre o RUN. Nós entramos em autofagia e consumimos os nossos recursos, destruímos a nossa capacidade de realizar os serviços, porque estamos tão ocupados em construir e mudar os serviços.

O balanceamento de prioridades e recursos em todo o portfólio de mudança, de projetos e de programas, não é suficiente. Temos de equilibrar entre todas as atividades, através BUIL e RUN em conjunto. A Estratégia de Serviço ITIL diz-nos isso através do SPM. É uma pena, poucas pessoas o leiam e menos ainda o tenham obtido. A gestão do Serviço de TI é um equilíbrio constante entre oBUIL e o RUN, ou como eu gosto de definir para proteger e servir (OK OK talvez isso não seja o melhor slogan para usar agora, mas aceitem a ideia). Em muitas organizações, o PPM é tratado como uma prática estratégica e ferramentas de PPM são vendidas para os executivos. PPM não é estratégico: é uma tática para o PMO da Empresa gerir as tarefas que lhe foram dadas com as técnicas que criaram. Por outro lado, a Gestão do Portfólio de Serviço, este é que é estratégico.

Espere! Ainda há mais. A Gestão do Portfólio de Serviços oferece uma visão holística de tudo o que acontece na área de TI. Pense nisto: isso faz com que o SPM seja um dos principais mecanismos de comunicação entre a empresa e as TI. O SPM é como nas TI articulamos a nossa posição, a nossa capacidade, os nossos desafios, as nossas necessidades em termos de negócio. O SPM é como solicitamos decisões e direção do executivo e da governação e seus pares sobre como alocar o nosso esforço e os nossos recursos. É como justificamos mais recursos. Qual é o mais importante desafio para as TI no momento? Sem dúvida que é a falta de uma boa governação de TI (a menos que seja um fornecedor a contar a história, caso em que o maior problema é, naturalmente, qualquer que seja que a sua ferramenta resolve ou pode ser feito para parecer resolver). Esta é uma questão tão importante!

Se a governação das TI é o desafio e questão mais importante, então o SPM é uma das mais importantes práticas e o portfólio de serviços um dos artefactos mais essenciais. Então porque é tão raro?

Ver em Inglês aqui.