Resolver conflitos em Projecto

 
Todos os gestores de projecto em algum momento tiveram de enfrentar conflitos. Mutas pessoas, também nas suas carreiras, em algumas fases têm conflitos. No entanto, dada a pressão colocada sobre as equipas de projecto, não é estranho que os conflitos ocorram aqui com maior frequência.
Como, então, enfrentar e resolver os conflitos?
Precisa enfrentar o conflito e não ignorá-lo, já que ignorando-o só vai tornar o problema pior. Alguns exemplos de problemas:

• O seu chefe está frustrado com o progresso e descarrega em cima de si, em frente dos outros membros da equipa.
• Um seu colega quer alguma coisa de si que você não lhe pode dar, ou não pode produzir no tempo dado e este fica zangado.
• A equipa pensa que você não é realista acerca da escala de tempo e assim respondem mal, levantam a voz e tornam-se obstrutivos.

Quando ocorre o conflito pode tomar as seguintes acções:

• Faça um intervalo: Se a outra pessoa fica muito destemperada, diga-lhe que precisa de cinco minutos para pensar. Vá tomar um café e dê uma volta. Isto irá ajudar a que ambos se aclamem e reflictam sobre o que aconteceu.
• Pacifique: quando recomeçar a conversa inicie-a com: «Eu sei que está sobre grande pressão por causa de…». Isto irá pacificar a relação um pouco e poderá tornar mais positiva a atmosfera.
• Solução de Problemas: Concorde com ele que existe o problema e que ambos precisam de trabalhar para, de forma construtiva, o resolver. Discuta as várias soluções e tente acordar nos prós e contras de cada uma antes de tomar uma decisão sobre o melhor caminho.
• Linguagem corporal: Enquanto decorre isto, precisa de se focar na sua linguagem corporal. Mostre abertura. Tire as mãos dos bolsos e nunca cruze os braços. Tente utilizar movimentos lentos de mãos. Utilize um tom de voz passivo e não mostre emoção. Mantenha um bom contacto com os olhos. Ouça com cuidado e verifique a linguagem corporal do seu interlocutor.
• Um mediador: Se os passos acima estão a obter poucos resultados, então é necessário falar com mais alguém que possa informalmente mediar o conflito. Diga que quer chamar um colega para a conversa já que ele terá mais ideias para a solução. Convide alguém que tenha um perfil de solucionador de problemas e em quem ambos confiam.
• Dar feedback: Quando a conversa ficar um pouco mais relaxada é tempo de dar à pessoa alguma informação construtiva. Diga-lhes como gostaria que enfrentassem a próxima questão similar. A oferta de um feedback positivo e construtivo pode ajudar a alterar comportamentos.

Uma boa forma de evitar conflitos é utilizar modelos comuns para a gestão e comunicação no projecto, bem como processos uniformes e consistentes – ferramentas comuns para enfrentar os desafios do Projecto.

Como criar um Plano de Qualidade

A maioria dos gestores de projecto está consciente que o seu sucesso é medido pela entrega dos seus projectos dentro do «tempo, do custo e com qualidade». Contudo o termo qualidade pode ser confuso e muitas vezes não está claramente definido.

O que será necessário para, de facto, ser capaz de entregar resultados com qualidade num projecto?

A qualidade pode ser definida como produzir resultados que correpondam aos requisitos do cliente. Para isso necessitamos possuir um Plano de Qualidade.

Em primeiro lugar, Definir os Objectivos de Qualidade

Todos sabemos que é quase impossível alcançar as expectativas do cliente a não ser que tracemos uma linha que as determine logo no início. Pedindo ao nosso cliente que declare de início com exactidão o que deseja, irá aumentar muito as possibilidades de sucesso.

Solicite ao cliente que forneça uma lista dos seus requisitos para a solução ou o produto que será entregue pelo projecto. Em seguida, ajude-o a fazer uma lista dos resultados que uma vez produzidos irão satisfazer os requisitos.

Para cada resultado liste os seus componentes e depois, vá um passo mais à frente – descrevendo metas de qualidade (ou seja, critérios de qualidade e standards de qualidade) para serem alcançados por cada componente. Este trabalho irá fornecer uma completa compreensão do que deve ser exactamente produzido pelo projecto e, ainda, como irá isso responder às expectativas do cliente.

No segundo passo, Criar um Plano de Garantia da Qualidade

Este plano é como o nome diz, garante ao cliente que a equipa responde às metas estabelecidas de qualidade. Ao definir e agendar um conjunto de Revisões de Garantia da Qualidade a serem realizadas por uma pessoa independente ao projecto, o cliente receberá uma visão de «confiança» da globalidade do projecto e do seu progresso e a probabilidade de os seus resultados estarem de acordo com as metas acordadas.

O terceiro passo será: Criar um Plano de Controlo da Qualidade

Internamente dentro da equipa do Projecto, devemos criar um agendamento de medidas de «Controlo da Qualidade» que meça o nível real da qualidaxde de cada resultado conforme este é produzido. Alguns exemplos são implementar revisões internas, revisões de resultados, revisões da documentação e revisões de fim de etapa. Cada revisão irá medir os resultados produzidos e identificar qualqyer desvio das metas de qualidade estabelecidas.

Finalmente, em quarto lugar, Definir o Processo da Qualidade

Claro que, através da criação de planos para assumir o controlo da qualidade dos resultados é um bom começo. Mas necessitamos, ainda, de definir e implementar um Processo de Qualidade que garanta que cada uma das acções referidas no Plano de Qualidade é realizada o mais rápida e eficientemente possível.

A mensagem certa – às pessoas certas – no momento certo

 

Plano de Comunicação

Envie a mensagem certa – às pessoas certas – no momento certo

Para ter sucesso na gestão de projectos é necessário comunicar com clareza com todos os stakeholders do projecto. De outra forma faltará uma direcção clara à sua equipa, a moral será baixa e o seu projecto poderá ultrapassar o tempo previsto ou exceder o respectivo orçamento.

Deve então planear a sua comunicação.

1º Passo – Análise da Situação

O primeiro passo quando criamos um Plano de Comunicação é realizar uma Avaliação da Situação, o que significa simplesmente, pesquisar o seu ambiente de comunicação.

Rever a performance das comunicações dentro do projecto e identificar as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

De seguida deve identificar quaisuqer lições aprenddidas de outras comunicações realizadas, para que os erros feitos no passado aqui não se repitam de novo.

2º Passo – Objectivos de Comunicação

Bom. Assim já conhecemos as forças da sua comunicação e onde necessita melhorar. Estamos prontos para estabelecer objectivos das suas comunicações.

Liste os três maiores objectivos que quer alcançar com as comunicações do seu projecto. Por exemplo, pode querer informar os stakeholders do progresso do projecto, incrementar o suporte da gestão e melhorar a produtividade da equipa.

3º Passo – Orientações das Comunicações

Em seguida estabeleça as orientações para as suas comunicações para poder controlá-las no seu projecto. Por exemplo, pode decidir que:

· Todas as mensagens serão distribuídas através de canais pré-definidos;

· Todas as comunciações críticas serão pré-aprovadas pela gestão;

· Todas as comunicações serão adpatadas, com base nas necessidades do stakeholder.

4º Passo – Diriga-se à sua Audiência

Agora defina excatamente com quem a sua equipa irá formalmente comunicar. Recorde que as comunciações formais são métodos de controlar as mensagens enviadas pela sua equipa. Elas promovem uma visão singular e consistente do seu projecto a uma audiência especikficada para que todos tenham a mesma versão da verdade.

5º Passo – Necessidades do Stakeholder

Cada grupo de audiência a que nos dirigimos terá as suas necessidades próprias. Estes stakeholders irão requerer informação que será específica para a sua função no projecto. Por exemplo, o Sponsor do Projecto irá requerer ser informado dos riscos com prioridade alta e questões, enquanto que um Auditor de Qualidade pode necessitar ser notificado do estado corrente dos resulultados do projecto.

6º Passo – Mernsagens Chave

Seguidamente faça a lista das mensagens-chave que devem ser enviadas a cada stakeholder. As mensagens-chave podem incluir o status do projecto, questões do projecto, riscos do projecto, resultados do projecto ou recursos do projecto.

O próximo passo é definir como irá ser produzida e distribuída cada mensagem para eles através do canal apropriado de distribuição.

7º Passo – Canais de Distribuição

Há uma enorme quantidade de formas de oferecer as suas mensagens chave aos seus stakeholders (Por exemplo, email, newsletters, reuniões, conferências). Para cada stakeholder, deve identificar-se o canal que será utilizado para oferecer a mensagem-chave.

8º Passo – Agendamento das Comunicações

Agora está preparado para criar um plano de eventos de comunicação,, actividades e acções que são exigidas para oferecer a mensagem certa às pessoas certas no tempo certo durante todo o projecto. Crie um agendamento detalhado de eventos e para cada item listado especifique as escalas de tempo para a sua realização e quaisquer dependências com outros eventos incluídos no plano.

9º Passo – Eventos de Comunicação

Para cada evento na sua lista aproveite para o descrever com a profundidade possível. Assegure-se de que define o seu propósito, como ele irá ter lugar e quando deve ocorrer.

10º Passo - Matriz de Comunicações

Finalmente, a sim que tiver listado os eventos e descrito os mesmos em detalhe, deverá identificar quem os irá gerir e quem fará a revi~soa da su eficiência. Crie uma Matriz de Comunicações que indique cada evento, quem é responsável pela reunião e quem deverá fazer o relatório/acta do evento, quem tomará parte e quem irá rever o seu sucesso.

Tem assim um Plano de Comunicações que poderá ser submetido à aprovação do Sponsor do seu projecto.