segunda-feira, janeiro 11, 2010

Como Implementar um Processo de Gestão da Mudança?

    Os projectos são normalmente realizados e envolvidos emambientes de negócio em mudança. É inevitável, então, que durante a sua vida existam e sejam requeridos alguns elementos de mudança no plano do projecto e nos seus resultados.

    Assim, seja quando um cliente requer uma mudança aos seus requisitos, quando a gestão requer uma mudança na prioridade ou os membros da equipa requerem uma mudança nas suas funções, afirma-se a necessidade de um efectivo Processo de Gestão da Mudança para minimizar o impacto resultante da mudança no seu projecto. Como a implementar?

    dinheiroA Gestão da Mudança é o processo de monitorização e controlo das alterações dentro de um projecto. Este processo é também utilizado, em termos ITIL, para acompanhamento e controlo das mudanças na infra-estrutura tecnológica e de serviços de uma organização.

    Ao gerir a implementação de alterações podemos:

Reduzir o impacto das mudanças no projecto

  • Identificar as novas questões e os riscos que ocorrem por resultado das mudanças

  • Garantir que as mudanças não afectam a capacidade de o projecto alcançar em tempo os objectivos desejados

  • Controlar o custo da mudança dentro do projecto

    A Gestão da Mudança inclui os seguintes processos:

    Passo 1: Identificar a Mudança

    É essencial identificar a necessidade da mudança. Qualquer membro da equipa pode sugerir uma alteração ao projecto, se acredita que esta é necessária para que o projecto possa continuar a produzir os resultados que o cliente especificou nos requisitos. Depois de ser identificada a necessidade da mudança, o membro da equipa regista a informação relevante num Formulário de Pedido de Mudança, no qual descrever a mudança e identifica os seus factores, benefícios, custos e impacto provável da mudança no projecto. O formulário é encaminhado para o Gestor do Projecto para revisão e aprovação.

    Passo 2: Analisar a Mudança

    O Gestor do Projecto investigará a mudança para identificar a razão para esta e o seu impacto. Então decidirá se esta é crítica para o sucesso da realização do projecto. As mudanças que não são críticas para o projecto devem ser evitadas sempre que possível para prevenir o arrastamento dos objectivos (ou seja, o aumento gradual do âmbito do projecto ao longo do seu Ciclo de Vida).

    Se a mudança for considerada crítica para o sucesso, então o Gestor de Projecto quer melhorará o pedido quer procurará a sua aprovação. Em alguns casos, o Gestor do Projecto tem autoridade directa para autorizar pedidos de alteração menores; contudo, na maioria dos casos o Gestor do Projecto necessita da aprovação de um Board do Projecto (com o Sponsor e/ou mesmo o cliente).

    Passo 3: Aprovar da Mudança

    O Board do Projecto analisa os detalhes do formulário de Pedido de Mudança para determinar ou não se as mudanças deverão ser implementadas. Com base no nível de risco, impacto, benefícios e custo para o Projecto poderá então decidir declinar, atrasar ou aprovar a mudança pedida.

    Passo 4: Implementar a Mudança

    O Gestor do Projecto aprova as Mudanças que, agora serão agendadas e implementadas de acordo com a orientação definida. Depois da implementação, O gestor do Projecto deverá rever os efeitos da mudança no projecto e garantir que estas alcançaram o resultado necessário. Neste momento, poderá fechar a mudança no Registo de Mudanças do projecto.

    Durante o decurso do Processo de Gestão da Mudança, o Gestor de Projecto pode monitorizar e controlar as mudanças ao projecto mantendo actualizado o Registo de Mudanças.

    Lembre-se que quando a Mudança não é devidamente analisada e o benefício garantido, na maior parte dos casos, isso implica fazer de novo tudo.

    O controlo da Mudança permite incrementar a probabilidade de sucesso dos seus projectos.

    segunda-feira, janeiro 04, 2010

    Documentação de Projectos

     

    Para garantir o sucesso de um projecto há que o documentar rápida e eficientemente. Quais são os documentos essenciais para garantir a conclusão do projecto dentro do prazo.

    Iniciação

    Caso de Negócio: Para justificar o investimento financeiro no seu projecto é necessário escrever um Caso de Negócio que irá referenciar os custos e benefícios para que todos os envolvidos conheçam o retorno do investimento que irá ser obtido.

    Estudo de Viabilidade: Antes do arranque do projecto, é necessário determinar se este é viável estudando o problema para avaliar a sua oportunidade de concretização, em tempo, custo e qualidade.

    IMG00490 Charter do Projecto: temos de determinar e documentar, então, os objectivos, âmbito, equipa, moldura de tempo e resultados num Charter do projecto.

    Planeamento

    Plano do Projecto: Tem de criar um Plano do Projecto que relacione todas as actividades requeridas para realizar o projecto do início até ao fim. Cada actividade deve ser agendada para que possa saber o que deve ser feito e quando.

    Plano de Recursos: Em seguida, é necessário planear os seus recursos documentando o custo, equipamento e materiais necessários para o projecto.

    Plano de Qualidade: Tem, então de estabelecer os objectivos de qualidade para que os resultados do projecto correspondam às expectativas do cliente.

    Plano de Risco: Todos os riscos devem ser documentados e identificados a sua probabilidade e impacto no projecto.

    Plano de Comunicação: Precisa planear a comunicação para que envie a mensagem certa na altura certa.

    Execução

    Gestão do Tempo: Precisa de preparar um interface de recolha de tempo para registar o tempo que gasta no seu projecto. Com este processo pode actualizar o seu Plano do Projecto com os dados recolhidos e perceber se está de acordo com o plano.

    Gestão de Custos: Acompanhe os seus custos com Formulários de Despesas. Cada despesa é formalmente registada e aprovada, para que a todo o momento possa confirmar se está a cumprir o orçamento.

    Gestão da Mudança: Documente cada mudança ao âmbito do projecto utilizando formulários de Mudança. Assim poderá controlar a mudança e garantir que o projecto está no caminho certo.

    Gestão de Risco: Utilize Formulários de Risco para documentar cada risco para o Projecto. Pode desta forma gerir o risco com cuidado para garantir que nada acontece que possa afectar o agendamento ou o orçamento do Projecto.

    Gestão de Questões: Todas as questões que ocorrem no projecto devem ser investigadas no seu impacto no projecto e então preencher um formulário de Questões. Este registo permitirá definir e acompanhar as tarefas necessárias para resolver rapidamente a questão.

    Encerramento

    Relatório de Fecho do Projecto: Quando o Projecto está concluído documente todas as acções necessárias para o fechar devidamente. Isto inclui desmobilizar equipas e fornecedores, equipamento e materiais.

    Revisão Pós-Projecto: Depois de o Projecto ter sido concluído pode então rever os seus sucessos ou falhas e documentá-los para o seu sponsor. Desta forma, pode mostrar que todos os objectivos foram alcançados e que o projecto foi conseguido em tempo e dentro do orçamento definido.

    Aqui estão os documentos necessários. Através da sua execução devida no vosso projecto pode incrementar as suas possibilidades de sucesso. Pode ainda utilizar ferramentas que reúnem estes documentos e que possuem a capacidade de registar riscos, questões, mudanças de forma colaborativa. Veja em www. enfase.pt

    segunda-feira, dezembro 21, 2009

    Resolver conflitos em Projecto

     
    Todos os gestores de projecto em algum momento tiveram de enfrentar conflitos. Mutas pessoas, também nas suas carreiras, em algumas fases têm conflitos. No entanto, dada a pressão colocada sobre as equipas de projecto, não é estranho que os conflitos ocorram aqui com maior frequência.
    clip_image002Como, então, enfrentar e resolver os conflitos?
    Precisa enfrentar o conflito e não ignorá-lo, já que ignorando-o só vai tornar o problema pior. Alguns exemplos de problemas:
    • O seu chefe está frustrado com o progresso e descarrega em cima de si, em frente dos outros membros da equipa.
    • Um seu colega quer alguma coisa de si que você não lhe pode dar, ou não pode produzir no tempo dado e este fica zangado.
    • A equipa pensa que você não é realista acerca da escala de tempo e assim respondem mal, levantam a voz e tornam-se obstrutivos.
    Quando ocorre o conflito pode tomar as seguintes acções:
    • Faça um intervalo: Se a outra pessoa fica muito destemperada, diga-lhe que precisa de cinco minutos para pensar. Vá tomar um café e dê uma volta. Isto irá ajudar a que ambos se aclamem e reflictam sobre o que aconteceu.
    • Pacifique: quando recomeçar a conversa inicie-a com: «Eu sei que está sobre grande pressão por causa de…». Isto irá pacificar a relação um pouco e poderá tornar mais positiva a atmosfera.
    • Solução de Problemas: Concorde com ele que existe o problema e que ambos precisam de trabalhar para, de forma construtiva, o resolver. Discuta as várias soluções e tente acordar nos prós e contras de cada uma antes de tomar uma decisão sobre o melhor caminho.
    • Linguagem corporal: Enquanto decorre isto, precisa de se focar na sua linguagem corporal. Mostre abertura. Tire as mãos dos bolsos e nunca cruze os braços. Tente utilizar movimentos lentos de mãos. Utilize um tom de voz passivo e não mostre emoção. Mantenha um bom contacto com os olhos. Ouça com cuidado e verifique a linguagem corporal do seu interlocutor.
    • Um mediador: Se os passos acima estão a obter poucos resultados, então é necessário falar com mais alguém que possa informalmente mediar o conflito. Diga que quer chamar um colega para a conversa já que ele terá mais ideias para a solução. Convide alguém que tenha um perfil de solucionador de problemas e em quem ambos confiam.
    • Dar feedback: Quando a conversa ficar um pouco mais relaxada é tempo de dar à pessoa alguma informação construtiva. Diga-lhes como gostaria que enfrentassem a próxima questão similar. A oferta de um feedback positivo e construtivo pode ajudar a alterar comportamentos.
    Uma boa forma de evitar conflitos é utilizar modelos comuns para a gestão e comunicação no projecto, bem como processos uniformes e consistentes – ferramentas comuns para enfrentar os desafios do Projecto.