terça-feira, dezembro 23, 2014

A Implementação BIM e o Controlo do Projeto

As diferentes legislações nacionais irão gradualmente exigir a aplicação de BIM nas obras de construção e infraestruturas do setor público. No Reino Unido essa aplicação está orientada para se realizar já em 2016. Isso significa que os projetistas, empreiteiros e as cadeias de fornecimento na indústria irão necessitar de alterar as formas de trabalho e adaptar-se à nova legislação que sairá. No caso do Reino Unido a política é de pedagogia e não de punição. O objetivo é de adotar uma progressiva melhoria e com isso melhorar em paralelo de forma significativa a eficiência da indústria desde as fases de desenho, procurement, construção e gestão do projeto até à gestão operacional subsequente do ativo ao longo da sua vida.

O que é o BIM?

A utilização de desenho a 3D tem ajudado a indústria a coordenar as características arquitetónicas, a estrutura e os serviços de mecânica, elétricos para as obras públicas. O nosso mundo é tridimensional e, como tal, ser capaz de visualizar um espaço pelo designer, o construtor e o cliente dá uma reforçada interação em volta do ativo a ser construído quando se compara com as plantas, cortes e elevações tradicionais em 2D. O poder da modelagem em 3D permite identificar pontos críticos e detalhes de planos e secções. Além disso, o modelo 3D pode ser ligado com um plano de trabalhos para mostrar uma simulação de como se pretende construir o edifício ou infraestrutura (a modelação 4D). Se dermos um passo mais à frente e introduzirmos os custos no modelo adicionamos uma nova dimensão – agora é 5D, desta forma a informação de controlo do projeto fornece índices de custo e performance conforme se atualiza o modelo.

Um dos principais desafios de incorporar toda esta informação é a capacidade de integrá-la a partir de sistemas diferentes: o modelo 3D do ativo, a informação de higiene e segurança, o plano de trabalhos de construção, a lista de quantidades, o sistema financeiro, o sistema de gestão de ativos. O facto de ainda existirem questões de compatibilidade simplesmente na importação / exportação entre ferramentas como o Primavera P6 e o Excel – para além do complexo processo de integração de cliente / utilizador para colocar o Primavera a trabalhar com a gestão de custo do Deltek Cobra – sugere que estamos num mundo muito longe da total compatibilidade que o modelo BIM exige para alcançar o BIM 5D.

Gestão da Informação – sempre na raiz do problema

Podemos pensar que o problema reside na falta de integração entre sistemas de TI para os diferentes processo requeridos para realizar o projeto. A questão reside muito mais longe daqui. É a falta de uma estratégia de gestão da informação entre diferentes disciplinas que interagem no projeto. Esta visão apoia-se ainda nas sumulas das diversas conferência de gestão da construção que acompanhei. Demasiados processos exigem a duplicação de esforços no decurso do ciclo de vida do projeto que deveriam poder ser evitados se fosse adotada tal estratégia de gestão integrada da informação do projeto logo a um nível comparável a um PMO. Esta lacuna gera ineficiências que corroem as já reduzidas margens da indústria.

Como exemplo, deixem-me descrever a realidade nas nossas empresas no que se refere a esta omissão. Os empreiteiros são obrigados contratualmente a reportar as quantidades instaladas relativamente às planeadas para suportar a percentagem física de conclusão dos trabalhos que irão informar os índices dos controlos de performance do projeto. Isto significa que a Lista de quantidades necessárias trem de ser mapeada no plano do Primavera P6. Contudo, o estimador e o planeador durante o período de definição do plano da obra não falam um com o outro e a informação que produzem (Mapa de Quantidades e Plano) está de forma consistente desalinhada. Não são atribuídos códigos de custo às atividades do projeto. As folhas de abertura de trabalhos, na maior parte das vezes, não têm qualquer referência a um número de desenho. Em resumo, uma enorme confusão para qualquer pessoa que queira fazer algum sentido do quando e onde as quantidades de construção serão instaladas.

Na investigação do sentido do trabalho desta obra, quando se procuram o estimador e planeador do plano comercial para obter a informação, a mais das vezes estão já em novos contratos, quando não saíram da companhia. Vai então recorrer-se a novos recursos para por em ordem toda esta informação sem sentido e estes percorrem toda a informação para compreenderem o desenho do projeto, a sequência de construção e as suas relações com as atividades do plano do projeto, mapa de quantidades e até as folhas de abertura de trabalhos. Em todo este retrabalho perde-se tempo valioso para realinhar o Mapa de Quantidades com o plano, por forma a poder reportar de forma adequada e em conformidade com o contrato.

Esta situação ocorre com os empreiteiros com processos e ferramentas apropriadas, mas a realidade, na maioria dos casos, estes utilizam ferramentas de planeamento que não mapeiam nada disso e que com muita dificuldade conseguem fornecer informação confiável ao cliente – o projeto vive assim numa mentira com folhas de cálculo a serem trocadas e com percentagens definidas de forma quase aleatória. Portanto, os projetos não são geridos numa forma conforme ao contrato e os resultados enfermam de toda esta ficção.

Ineficiências e falta de produtividade

Há muitas ineficiências observadas na indústria, tal como as questões descritas acima na forma de realização dos contratos, até à dupla aquisição de materiais e desperdício, sequenciação inadequada da construção, retrabalhos, só para enunciar algumas. BIM visto unicamente como uma ferramenta não é a solução destas questões. A solução é a implementação de uma estratégia de integração da informação dentro das organizações que possa fornecer informação consistente e compatível alinhada com os requisitos das diferentes etapas do ciclo de vida do ativo. A definição desta estratégia ao nível do PMO que estabelece a solução apropriada de gestão da informação é a chave deste desafio, tal como é a disponibilidade de recursos competentes para a implementar e gerir. Muito mais fácil de dizer do que fazer, claro!

Assumam que desde da etapa inicial de um projeto a solução de gestão de informação é considerada em linha com os requisitos BIM do cliente. Se a solução é implementada desde a etapa de proposta comercial irar reduzir o tempo despendido e os esforços sujeitos a erro de ligar as peças diferentes depois de o contrato ter sido atribuído ao empreiteiro. O projeto poderá então progredir através das suas fases de vida do desenho, à construção e à operação, tendo cada interface os próprios desafios de integração. Ao nível do PMO, estes desafios devem ser enfrentados o mais cedo possível na vida do projeto e resolvidos através da inclusão das ferramentas apropriadas nos diferentes processos de gestão.

Muitos empreiteiros orgulham-se da sua utilização ocasional da modelação 3D na realização de um ativo para um cliente. Devem lembrar-se que este é só o primeiro passo na redução das ineficiências da indústria, e só uma parte pequena do âmbito que o BIM pode realizar. Os exemplos desta utilização – embora muito poucos – surgem em áreas como a saúde, a segurança, gestão de risco e da qualidade e mostram o valor do BIM como uma inestimável ferramenta multidimensional.

Em conclusão

A junção da estratégia de gestão integrada da informação com os controlos do projeto irá melhorar a exatidão dos KPI e, se realizada de forma correta, poderá ser o primeiro passo para a criação de uma base de dados de imenso valor comercial (com informação estatística sobre a performance de todos os tipos de trabalho). A integração BIM estará sempre condicionada à junção de desenhos, planos, custos e sistemas financeiros. Esta estratégia BIM deverá poder integrar todos os requisitos globais da indústria.

segunda-feira, dezembro 08, 2014

Integração de planos num megaprojeto

Um megaprojeto refere-se a um projeto que cobre áreas de trabalho múltiplas e que envolve geralmente um alto nível de despesa e uma duração que se estende por vários anos.

A primeira questão que se coloca quando pretendemos colar e consolidar múltiplos cronogramas é compreender o que queremos alcançar, ou seja, qual é a forma como o projeto vai ser realizado. Em muitos casos, estamos a tratar da definição do mecanismo que conseguirá agrupar toda a informação detalhada num só local. Toda a informação pode depois ser usada para gerar relatórios sumários de dados ou relatórios vários para apresentar aos vários stakeholders.

Esta agregação resultará quando conseguimos por esta forma mostrar aos stakeholders que o projeto progride, com dados estatísticos de milestones alcançadas relativamente às remanescentes.
 

Como configurar cronogramas para integração

A integração dos planos requere para ser alcançada:

  1. Uma estrutura
  2. Um conjunto de regras
  3. Garantir o cumprimento das regras.

Em primeiro lugar, a estrutura deve ser a hierarquia das áreas, funções e / ou fluxos de trabalho e baseia-se na estratégia definida de realização do projeto. Dentro de cada elemento da hierarquia deverá haver um conjunto de atividades que estão de forma lógica ligadas com pontos de controlo e milestones.

Em segundo lugar, as regras devem incluir:

  • Uma identificação para cada plano da área a que respeita: um código que identifica os planos individuais;
  • Um dicionário dos dados que identifique qual a informação exigida e em que campos;
  • A definição dos critérios de aprovação para as milestones ou resultados para garantir a consistência da conclusão:
  • As limitações e fronteiras do que pode e não pode ser mudado (e quem deve rever e aprovar) o que é uma combinação de controlo de configuração e controlo da mudança;
  • O ciclo de manutenção e revisão conforme o ritmo adequado.

Estas regras devem ser estabelecidas o mais cedo possível e comunicadas a todas as equipas envolvidas no megaprojeto. As regras devem ser fáceis de entender e aplicar.

Finalmente, estabelecidas as regras deverá existir um nível de «policiamento» e verificação do seguimento das regras. Basta que só uma área do projeto faça uma coisa diferente para haver um impacto muito grande em todo o megaprojeto.

Em alguns casos, a verificação do cumprimento das regras pode ser uma auditoria dirigida por um conjunto de critérios que atuam como uma porta (gate) e definem o mínimo standard que tem de ser aceite antes de realizar a consolidação com sucesso.
 

Benefícios da integração de planos

¶ O benefício mais significativo para uma organização de ter um plano integrado é a visibilidade melhorada sobre os dados do projeto. Esta visibilidade permite a geração de sumários a partir dum único local o que permite rapidamente identificar as áreas que não estão alinhadas ou desenvolver a confiança no cumprimento do trabalha em seguimento do plano.

¶ As organizações podem ainda realizar auditorias nos planos para identificar erros ou anomalias e, por estarem os dados numa localização única, é mais reduzido o número de vezes que se exige para esta verificação.

¶ O resultado obtido será mais consistente entre as várias áreas do plano do megaprojeto graças à integração dos planos.

¶ A integração dos planos permite mostrar interfaces e dependências entre os diferentes planos.

¶ A integração dos planos oferece continuidade ao megaprojeto mesmo com a mudança de elementos individuais das equipas, o que tem alta probabilidade quando o projeto dura vários anos.

Problemas com a integração dos planos

¶ Será necessário mais tempo de preparação para agrupar os planos individuais para garantir os standards requeridos. Este tempo adicional deve ser concedido quando se realiza o ciclo de atualização.

¶ Potencialmente pode ser necessário reunir muitos dados para garantir a identificação das questões reais – o foco pode estar mais na quantidade de informação, isto é, milestones alcançadas mais do que as milestones estão a oferecer como caminho do progresso.

¶ A abordagem de «policiamento» pode ser vista como apontar para mentalidade de resposta formatada em vez de enfrentar as questões do plano já que o foco pode estar na conclusão dos standards em vez da recolha efetiva de informação necessária às equipas.

¶ Com os detalhes incluídos no plano integrado deverá haver uma forma simples de sumarizar ou filtrar para mostrar níveis mais gestionáveis ou pode ser um trabalho imenso.

¶ Informação adicional é requerida para ser guardada para garantir que quando os membros da equipa mudam as assunções e a base do plano não são perdidas.

Conclusões

Em muitos dos casos, um plano integrado pode ser benéfico para uma organização e para a conclusão com sucesso do projeto, muito embora resulte sempre num interface com milhares de linhas. A chave para manejar grandes quantidades de dados é garantir que se recrutam pessoas com as competências adequadas na equipa de forma a garantir que o projeto não fica sem controlo. Finalmente e mais importante é essencial acordar desde o início se a quantidade da informação pode ser usada de forma construtiva para evitar o debate entre quantidade e qualidade dos planos.

Luís Quintino

sexta-feira, novembro 21, 2014

Realizar o Plano

O propósito deste post é apresentar uma metodologia o mais fácil possível para enfrentar o planeamento, a estimação do tempo e do custo do plano de um projeto.

A meta é chegar rápida e facilmente a:

  • Identificar o que significa «feito»
  • Identificar quando o «feito» pode ser feito.
  • Identificar quanto custa «feito» (para obter financiamento)
  • Identificar quem necessita estar envolvido em realizar o «feito».

Presume-se que os leitores têm familiaridade com ferramentas de planeamento como o Primavera P6 ou o Project. Para o nosso caso, utilizamos o Primavera P6.
 

Planeamento

Reúna uma lista de resultados. Esta lista é preferível a uma lista de atividades, ou seja, esta é a lista de elementos que temos de realizar para chegar a um resultado. Deixe que as atividades sejam o domínio das pessoas que fazem as atividades. Focalize-se em identificar e denominar os resultados. Inclua todos os componentes até aqueles que necessitamos para a mitigação do risco. Na engenharia, usualmente o contrato e o SoW são referências importantes para esta lista.

Olhe para o calendário. Uma ferramenta de planeamento é boa para isso e permite a sua real adaptação do trabalho às condições. Incluir tempo a mais no calendário não é boa prática porque cria estimativas erradas para o «feito».

  

Configure o plano

Importe a lista de resultados como elementos do plano, da WBS.

Adicione ao plano uma milestone de início e uma de fim.

Na lista de resultados que corresponde à sua WBS defina, no interface de Atividades, um mínimo de atividades, por cada um, que preencha o tempo total previsto para a sua realização mantendo o detalhe no mínimo necessário. Estamos a criar o plano global do projeto.

Ligue essas atividades entre si com recurso às funcionalidades de ligação em Finish to Start. Evite criar muito detalhe e mantenha tudo simples.

Use para as atividades os seguintes campos de configuração:

  • Tipo de atividade: duração fixa, para deixar o computador calcular as unidades a partir da duração do trabalho.
  • Tipo de percentagem de conclusão escolha a física para se responsabilizar por todas as entradas de dados – não é boa opção deixar a máquina fazer a introdução de status por si.
  • Duração: escolha em dias, não misture unidades de tempo dentro do plano.
  • Ligue as atividades de forma a todas terem sucessor e predecessor.
  • Utilize um Recurso Non Labor para definir um peso para as atividades que inclua uma ponderação (de duração x custo x intensidade dos recursos). Pode evoluir nesta classificação de acordo com outra informação recolhida no projeto como orçamento, estimação de duração, etc.
  • Inclua Milestones de aprovação, quando necessário, designadamente as relacionadas com Gates do plano. Muitas indústrias utilizam esta forma para passarem etapas ou estágios do projeto.
  • Crie uma lista geral de recursos a utilizar no projeto. Lembre-se que estamos a planear em alto nível e o que queremos é ter alguma sensibilidade para os totais de horas de trabalho ou de máquina a utilizar para determinadas atividades. Muito mais importante do que saber quem vai trabalhar é definir a capacidade necessária para o realizar.
  • Atribua os recursos – por equipas, por exemplo – às atividades de cada resultado.

Veja e trabalhe sobre os resultados

  • Calcule o plano, analise os resultados. Faça qualquer alteração ou adaptação conforme as necessidades ou as contribuições dos membros da equipa.
  • Faça uma análise à distribuição das ponderações do Recurso Non Labor criado para assumir os custos através de um relatório dos recursos atribuídos (Resource Assignement), ou uma folha em Resource Usage.
  • Faça a mesma análise às Horas Homem dos Recursos atribuídos, por mês e semana, para as verificar distribuídas.
  • Veja o Caminho Crítico o que lhe vai permitir ver a data em que se prevê que o plano seja concluído e quais as atividades que estão no caminho crítico. Se não estiver de acordo com os resultados volte a planear.
  • Veja a Resource Usage em spreadsheet e em gráfico (Profile).

Em seguida

  • Reveja o cronograma resultante em função da disponibilidade de recursos.
  • Reveja o cronograma em função das datas. Atualize se necessário o calendário para incluir todas as exceções (lembre-se das grandes festividades, dos períodos meteorológicos mais agudos, dos feriados, etc.). Reveja de novo e adapte.
  • Reveja o cronograma em função das expetativas dos clientes e da prontidão dos fornecedores. Os primeiros querem mais e os segundos oferecem sempre menos do que prometem.
  • Quando o plano está suficientemente completo, submeta-o para aprovação.
  • Após aprovação estabeleça uma baseline e comece a acompanhar o progresso em relação a esta.
  • Cumpra os intervalos de progresso definidos (semanal e / ou mensal) e atualize o plano – agora plano corrente – e compare-o com o seu plano original (a baseline).
  • Vá refinando com maior precisão o plano remanescente conforme vai progredindo.

 

A utilização do Excel

Algumas pessoas dizem preferir (e algumas vezes até se gabam disso) o Excel (ou equivalente) para realizar o planeamento dos projetos e mantê-los «simples». O que penso acerca disto é que sim, se estamos preparados para o fazer e estamos em condições de introduzir todos os cálculos necessários, porque não? Sei que isso não vai ser fácil e sei que em grande medida os algoritmos de uma aplicação de gestão de projeto só com imensa dificuldade podem ser incluídos em tal folha de cálculo.

Evite o Excel, em minha opinião, ou outros métodos manuais a não ser que esteja preparado para ter uma imensa quantidade de trabalho, trabalho que uma ferramenta de projeto pode fazer por si.

sexta-feira, outubro 24, 2014

Passos para introduzir um novo PMO

Implementar como um novo projeto organizacional um PMO (Project Management Office) é um sempre um grande compromisso. É também um grande investimento para a maioria das empresas, por isso é importante para realizá-lo com sucesso. As primeiras semanas e meses quando o PMO acaba de ser lançado são fundamentais para o seu sucesso contínuo. Queremos mostrar que fazemos a diferença e que a diferença é positiva!

Aqui estão quatro passos para alinhar o trabalho quando introduzimos um novo PMO para assegurar que começamos com o pé direito.
 

Passo 1: Comece devagar!

É uma coisa maravilhosa ter grandes ambições, mas é honestamente melhor começar pequeno. Um lançamento sem grandes focos em cima, pode ser mais eficaz do que uma enorme fanfarra. Introduzir alguns serviços essenciais em primeiro lugar e, em seguida, construir as bases para mais no futuro.

Esta abordagem gradual é exatamente o que deveríamos em um projetos de atividades múltiplas: comece com o básico, principais ofertas e adicione uma funcionalidade maior. Com projetos de mudança organizacional (como a introdução de um novo PMO) a necessidade de dar pequenos passos é ainda mais importante. Permite gerir a atividade de uma maneira que garante o apoio de todos e ajuda a que as novas formas de trabalho ’colem’. Também permite detetar precocemente problemas e tratá-los antes que se tornem muito difíceis. Se você pode identificar um problema, você pode controlá-lo e colocá-lo no lugar certo, ficando o lançamento PMO volta na pista com no caminho certo.
 

Passo 2: Obtenha suporte de topo

Fale com as partes interessadas chave. Muito. O propósito é obter suporte e empenho para o PMO e para aquilo que ele pode fazer, de preferência quase sempre longe das luzes de cena. As interações do PMO ajudam a construir um empenho positivo ao longo do tempo. Muito do que sevai fazer são reuniões um para um e conversas fora das discussões formais, assim quanto mais se fizer trabalho em rede de divulgação dos objetivos e sucessos do PMO mais simples será a transição para um PMO com base no negócio.

Se pensa que necessita de orientar a ação e definir planos claros de comunicação provavelmente determinará que há alguns intervenientes chave – pessoas com influência para influenciar ou prejudicar a sua iniciativa de PMO. Estas são as pessoas com que deve trabalhar. Venda os benefícios do PMO, peça conselho, incorpore as suas sugestões e mostre-lhe que resultado está a obter. Quando começarem a ver a diferença que o PMO está a fazer eles irão aderir.
 

Passo 3 – Introduza processos claros

É tentador introduzir um processo antes de estar na realidade completamente pronto: precisa, por exemplo, de ter em posição qualquer coisa para a gestão da mudança, então lance alguma coisa (qualquer coisa) e melhore-o mais tarde.

Esta abordagem tem a vantagem de colocar alguma da estrutura no lugar, mas também a desvantagem de ir ter certamente de voltar a trabalhar o processo num momento não muito distante do futuro. As mudanças constantes e atualizações tornam difícil para a equipa do PMO e gestores de projeto trabalhar exatamente como deveriam fazer. Mas é normal ter de fazer mudanças ao processo já que um novo PMO evolui e temos de tentar fazê-lo numa forma que se torne mais fácil para os utilizadores desse processo. Por exemplo, estabeleça uma data todos os meses (ou menos frequente) para a realização dessas novas mudanças. Faça um pacote das mudanças e realiza uma comunicação acerca dos processos novos ou emendados. Assegure-se que no dia em que as mudanças têm efeito todos os guias na intranet, ficheiros de ajuda e manuais de utilizador são também atualizados e que a equipa central do PMO está totalmente informada para poder suportar as pessoas relativamente às mudanças.
 

Passo 4 – Obtenha benefícios com rapidez

O novo PMO foi lançado por uma razão. Pode ter sido pata ter maior transparência, melhor tomada de decisão executiva, controlos de projeto mais apertados ou qualquer outra coisa, mas de certeza que não o lançámos de forma gratuita. Deve assegurar-se que pode evidenciar as melhorias que fez – e rapidamente.

Nem todos os benefícios do PMO são soluções rápidas. Alguns, como a introdução da Gestão do Valor Ganho (EVM), podem tomar vários meses e múltiplos projetos antes que comecemos a ter dados suficientes para avaliações mais acertadas ao nível da companhia. Mas devemos ser capazes de mostrar alguns benefícios nos primeiros meses da sua operação.

Quando estabelecer os planos de lançamento do PMO, pense acerca do que quer introduzir que possa mostrar rapidamente um «retorno do investimento». Mesmo um conjunto de modelos para a standardização da documentação de projeto ou o uso por todos os gestores de projeto da mesma ferramenta de gestão em vez de um conjunto de produtos podem ser medidas rápidas para mostrar melhorias e uma maturidade maior.

Assegure-se também que os seus stakeholders apoiantes estão conscientes de alguns dos outros benefícios do PMO. Seja transparente acerca de como acompanhamos estes benefícios e reporte regularmente o seu progresso.

Se tomar em conta estes 4 passos verá que o seu novo PMO deixará rapidamente de ser ‘novo’ e começa a ser ‘a forma de aqui fazer o trabalho’.

terça-feira, julho 08, 2014

Controlo do âmbito do projeto

Porque é importante evitar alterações num projeto - mas por que elas não podem ser totalmente evitadas?

Mudanças da baseline técnica do projeto devem ser evitadas tanto quanto possível, por duas razões:

· Em primeiro lugar, mudar os requisitos técnicos pode alterar o custo do que foi estimado na fase de oferta, e

· Em segundo lugar, as mudanças levam sempre a distúrbios e re-trabalhos, para todas as partes impactadas, que são muito mais prejudiciais e difíceis de avaliar do que os custos diretos.

São implementadas inúmeras mudanças durante a execução de um projeto. Algumas fazem parte da normal da execução do projeto e não podem ser evitadas. Incluem o desenvolvimento do projeto, a incorporação de informações de fornecedores, etc. Várias alterações, no entanto, podem ser evitadas. Estas são os pedidos feitos pelo cliente que são na verdade extras sobre as exigências contratuais.
 

Gerir as mudanças criadas pelo Cliente

Existem dois tipos destes pedidos. Em primeiro lugar, as mudanças reconhecidas, isto é, carta formal do cliente com um pedido de trabalho adicional, a implementação da nova exigência, etc., pedindo ao Contratado para fornecer uma estimativa do impacto do custo / cronograma e mudanças não-reconhecidas que vêm na forma de comentários sobre entregas, requisitos transmitidos "abertamente" por meio de cartas, registos em atas de reuniões ou comunicação informal (oral, e-mails etc.)

Mudanças reconhecidas são uma questão menor pois elas vão levar a uma compensação (tempo e dinheiro) a partir do cliente através de uma Ordem de Alteração do Contrato.

Mudanças não-reconhecidos são as mais numerosas. Eles são as mais prejudiciais para o Contratado pois são muitas vezes despercebidas e incorporadas por este no seu custo.

Fontes do setor estimam que as empresas Contratadas perdem entre 5 e 15% do valor do contrato devido a isso.
 

Como enfrentar estas Mudanças?

Primeiro que tudo, logo que detetar a mudança o Contratado deve solicitar ao cliente a receção de um pedido oficial.
A maneira prática de fazer isso é dar a seguinte resposta padrão a qualquer pedido, por exemplo, incluído como um comentário sobre um resultado do trabalho contratado:
"Este comentário constitui um requisito adicional ao contrato. (Explique por que, referindo-se aos documentos de contrato aplicável). Este pedido não será considerado, a menos Companhia emita um pedido oficial nos termos do artigo X do Contrato "Pedido de Mudança iniciado pela Companhia ".
Isto irá eliminar a maioria de tais pedidos, já que o cliente vai querer evitar os custos adicionais resultantes.
Irá ainda iniciar, para os restantes, o processo conducente à compensação do contratado.
 

Posição no caso de alterações não-reconhecidas

Caso receba o pedido oficial do cliente, ele pode ou não reconhecer que a solicitação feita é uma alteração ao contrato.

Se a alteração for reconhecida, o Contratado irá preparar a estimativa do impacto no custo / programação. Ocorrerão discussões com o cliente sobre tais estimativas. O desafio para o contratado será concordar prontamente com tal estimativa com o Cliente, e esta ser registada num pedido de alteração aprovado. O contratado poderá, ainda, tentar evitar o atraso da espera e prosseguir com a mudança sem um pedido de alteração aprovado.

Quando se sabe que em grandes projetos se leva, em média, um ano entre a data da receção da solicitação de alteração reconhecida pela Empresa e a do Pedido de Alteração aprovado, compreende-se que o contratado esteja exposto por um longo tempo a esta pressão.

No caso de o pedido não ser reconhecido como uma mudança ao contrato, o contratado deve notificar que ela constitui tal mudança. Se o Contratado não o fizer dentro de um determinado período de tempo, perderá o seu direito de ser compensado por um custo / tempo extra.

O Contratado poderá apresentar diretamente a estimativa de impacto do custo / tempo ou declarar que não irá considerar tal pedido, a menos que o Cliente o reconheça formalmente como uma mudança. Isso vai depender da vontade do contratado para implementar a alteração, o seu impacto e tempo / esforço necessário para avaliar.

Uma vez que a notificação / estimativa acima seja emitido, a resposta da Companhia deverá ser cuidadosamente acompanhada.

Tal resposta pode ser uma negação de que o pedido constitui uma mudança. Nesse caso, a Contratada não executará o pedido informal.

Há uma exceção a esta opção, quando a resposta do cliente contém uma instrução formal para o Contratado implementar a mudança. Os Contratos de fato, geralmente dão ao cliente esse direito para forçar o contratado a proceder a alterações e este tem o dever de cumprir.

O contratado deverá, em seguida, registar os custos incorridos para os reclamar ao Cliente.

Caso a resposta não contenha instruções para prosseguir, no entanto, ou no caso em que não haja resposta recebida do cliente, o contratado não deve implementar o pedido.

É essencial o acompanhamento adequado pelo Contratado da resposta do cliente e da comunicação a todas as partes interessadas acerca da possibilidade de aplicar a implementação da mudança ou não.
 

Conclusão

É fundamental que o Contratado implemente um sistema apertado para detetar os pedidos e solicitações do cliente designadamente os que constituem alterações ao contrato. Os contratados devem, de fato, apenas implementar as solicitações que são reconhecidas como mudanças perlo Cliente ou as que são forçados a implementar por instrução formal.

A inexistência de um sistema apertado, o que é bastante comum, resulta em perdas significativas para os contratantes.

quarta-feira, junho 04, 2014

Chegar a acordo com a Data de Conclusão

Por definição todos os projetos tem de ter uma data de fim. A forma como o planeador e o gestor do projeto chegam a essa data e como a equipa de projeto enfrenta a data de fim varia muito de projeto para projeto. Nada tem mais efeito na equipa do projeto que a data de conclusão do mesmo, e não há nada que crie mais stress nas pessoas que estão envolvidas efetivamente no trabalho do que a forma como é compreendida a data de conclusão por todos. Chegar a acordo com a data de fim, significa conseguir ganhar para a data de conclusão todos os envolvidos no projeto. Todos tem de acreditar que o projeto pode ser feito até essa data.

Em termos gerais, temos três diferentes maneiras de encontrar a data de fim de um projeto e se as entendermos isso ajudará a equipa a chegar a acordo com isto.
 

A data indicada

Quando a data de conclusão é indicada pelo cliente ou pela gestão, o gestor do projeto tem de aceitar isso e planear o agendamento do projeto à volta desta data de fim. Embora isto não seja a forma ideal de planear um projeto é a mais comum no mundo de hoje. Se o gestor de projeto tenta puxar a data para mais tarde, o cliente pode decidir encontrar uma nova equipa para realizar o trabalho.

Esta é a data mais difícil para chegar a acordo internamente porque muitas vezes não faz qualquer sentido para a equipa. O gestor de projeto vai ter de equilibrar entre a realidade do agendamento para encontrar a data; terá compreender que âmbito pode ser realizado para cumprir a data indicada. Terá de ser compreendida também a necessidade que está por detrás da indicação da data de fim, pois apesar das aparências muitas vezes esta data não é arbitrária e, se a compreendermos, será mais fácil aceitá-la. Aceitar a data significa ainda enfrentar os riscos envolvidos na realização deste deadline forçado e gerir cuidadosamente o âmbito do projeto dentro dos constrangimentos de datas.
 

A data agendada do projeto

O exato oposto da data indicada é a data agendada do projeto. Esta decorre da inclusão de todo o trabalho no software de agendamento, são anotados os constrangimentos e os recursos atribuídos e o software analisa e calcula a data em que o projeto irá terminar. Esta é possivelmente a forma mais fácil de chegar a acordo com esta se tivemos em conta, de forma verdadeira, todas as variáveis.

Por exemplo, se o agendamento foi calculado com calendários de 60 horas ou semanas de 80 horas de trabalho e se as atividades foram agendadas sem flexibilidade. Então esta data agendada será tão arbitrária como uma qualquer data definida por alguém sem nenhum conhecimento do projeto. Para que a data seja adequada necessita do envolvimento do gestor do projeto e do planeador na criação de um plano com datas realistas dentro dos constrangimentos de recursos e âmbito.
 

A data negociada

A terceira forma de obter a data de conclusão é negociar a data com o cliente. Muitas vezes, esta negociação vai cair entre a data indicada e a data agendada e, embora possa não ser a ideal o gestor de projeto pode ter capacidade de a tornar aceitável desde que os riscos estejam sob controlo e sejam revistos durante a negociação. Espera-se que todos fiquem de acordo com a data depois da negociação e que isso envolva uma compreensão do que foi alcançado e quais os compromissos resultantes da negociação.

Este é o processo do bom senso e é aquele que resulta do esforço de obter a data mais adequada para todas as partes. No decurso do projeto é esta a data que decorre dos processos de atualização e revisão bem como das extensões de tempo necessárias a enfrentar as mudanças nos constrangimentos e nas necessidades afirmadas pelo cliente.

sexta-feira, maio 02, 2014

Porque é que os contratos EPC estão sempre com atrasos

Baseado em experiências recentes em contratos EPC com que entrei em contacto por motivos profissionais e confrontado com os atrasos de todos eles eis algumas razões para esta questão.

A forma mais comum de contrato na construção ou para instalações industriais é o EPC e assim podíamos referi-nos a EPC Contractors, mas não é assim?

Este conceito é enganador e está na origem das causas de atrasos sistémicos em projetos em EPC.

Podemos imaginar um empreiteiro de um EPC como uma companhia que abrange o conjunto total de atividades para a execução do projeto, desde o desenho até á colocação de todas as tubagens e equipamento no site.

Este modelo integrado até existiu, até à década de 80 do século passado, mas desapareceu entretanto. As companhias de engenharia primeiro cortaram nas suas equipas de construção e equipamento e depois na supervisão da construção.

Nos dias de hoje encontramos normalmente o EPC Contractor numa associação de duas companhias, uma fazendo a Engenharia (E) e o Procurement (P) e a outra a Construção (C).
 

Tipos de associações para um EPC

Existem 3 tipos de associações entre estas duas companhias: Uma Joint-Venture, um Consórcio ou um Subcontrato. A mais frequente é a última. O empreiteiro da Construção é o subcontratado de uma companhia de Engenharia, à qual foi adjudicado o Contrato de EPC.

Se analisarmos estes tipos de associação veremos a razão principal para os atrasos sistémicos da execução dos EPC.

A questão assenta com a forma como uma parte controla os custos faturados pela outra parte. É muito difícil para uma companhia de Engenharia controlar as horas homem de força de trabalho e equipamento faturados por um empreiteiro de Construção. Este empreiteiro muito provavelmente inflacionará estes custos para criar o seu lucro, independentemente daquele que obterá da Joint Venture.

O consórcio tem cada uma das partes responsável pelo seu âmbito, despesas e lucro. Isso fornece um incentivo para cada parte minimizar os seus custos. Há sempre uma cláusula de isenção que evita que uma parte possa reclamar da outra.

A questão assenta ainda no impacto que pode ser suportado pelo parceiro de Construção devido aos atrasos nos desenhos e entregas de materiais por parte da companhia de Engenharia. Estes atrasos resultam em mão de obra e equipamento parados. O empreiteiro de Construção não será capaz de reclamar este custo adicional da companhia de Engenharia. Sabendo isto, irá incluir estes custos na sua proposta o que irá afetar a competitividade do preço da proposta do consórcio. Mas este esquema não é muitas vezes visto…

Finalmente, o tipo mais comum de associação encontrado é o subcontrato. A companhia de Engenharia subcontrata as atividades de construção a um subempreiteiro de construção.
 

Subcontratos em EPC

O empreiteiro de construção é habitualmente pago aplicando taxas de unidade às quantidades instaladas, por exemplo, tanto por metro cúbico de betão, tanto por tonelada de tubagem erigida, etc. Isto significa que o empreiteiro de construção será pago uma quantidade fixa de dinheiro por uma dada quantidade de trabalhos realizado qualquer que seja a quantidade de recursos consumidos (mão-de-obra, equipamento). Em outras palavras, o empreiteiro de construção assume os seus riscos de produtividade.

A produtividade do subempreiteiro, contudo, está altamente dependente das entregas atempadas dos desenhos e materiais pela companhia de Engenharia. No caso em que os desenhos ou os materiais sejam atrasados, o subempreiteiro sofrerá tempos de paragem da sua mão-de-obra e equipamento, e como subempreiteiro continuará a ser pago a mesma quantia por cada tonelada de aço construída ou erigida e a mão-de-obra e equipamento terão de ser requeridos e mobilizados por um mais largo tempo.

Em teoria o subempreiteiro pode reclamar extensões de tempo e de custos inerentes. Estas reclamações são de facto tornadas possíveis pelo tipo de associação de subcontrato, ao contrário do consórcio.

Na prática, o subcontrato tem usualmente clausulas que dificultam a possibilidade de efetuar com sucesso estas reclamações. O subempreiteiro poderá ter de provar que os atrasos impactam o caminho crítico do agendamento aprovado.

Como as entregas da engenharia e dos materiais estão sempre sujeitas a entregas fora da sequência e muitas vezes atrasadas e é difícil que as reclamações referidas possam ser atendidas, o subempreiteiro tentará mobilizar um pouco mais tarde para poder atingir a mais alta produtividade.

Por outro lado, o empreiteiro EPC não será totalmente transparente com as esperadas entregas de desenhos e materiais já que o seu interesse está mais no progresso da construção do que na sua produtividade.

Neste conjunto de fatores reside o fator sistémico que conduz a atrasos nos projetos EPC organizados através destes esquemas contratuais.

Como este esquema é a norma, podemos deduzir que o cliente está mais preocupado com o preço do que com o agendamento e tem uma folga estabelecida no agendamento global para atraso na execução do Contrato EPC.

O esquema ainda seduz o empreiteiro do EPC a completar o mais cedo possível para evitar quer penalidades e multas quer extra custos devidos a uma prolongada estada no site.

Subcontrato por empresa de construção

Uma outra hipótese é o subcontrato ser liderado pela empresa de Construção que subcontrata a empresa de Engenharia para fazer o desenho. Aqui sucedem os problemas ao invés. Já não é a empresa de construção que tem dificuldade em dar resposta mas sofre na mesma dos atrasos de desenhos e entregas para arrancar com os trabalhos.

No fundo a empresa de construção líder do EPC vai ter as mesmas dificuldades de mobilização de acordo com o plano e o agendamento vai sofrer os mesmos atrasos.

Os problemas de coordenação são ainda complicados com a deficiente definição do âmbito e das soluções técnicas do projeto, que atrasam a Engenharia e a Construção.
 

Há algum caminho?

A melhoria da comunicação entre as diversas estruturas de parceria no EPC é a solução mais evidente. O líder do EPC tem de estabelecer um sistema transparente de planeamento, execução e controlo da obra através da utilização correta de ferramentas partilhadas e estruturas de dados comuns.

A responsabilidade dos atrasos quando conhecida é a melhor forma de ajustar o plano à realidade. O processo que tem mais sucesso nestes contratos é a aprovação em tempo de planeamento desenvolvido por níveis de complexidade. Esse plano é único e abrange todas as áreas do EPC.

O plano passará de um nível de topo até um estado em que os recursos com o detalhe exigido são incluídos no plano. Nos recursos inclui-se uma abordagem ao custo para que a performance de custo possa ser acompanhada relativamente á realização dos trabalhos.

Luís Quintino