domingo, outubro 19, 2008

Relatórios de Status em Projectos

Os relatórios de status parecem sempre ser um espinho no pé da muitos gestores de projectos e gestores em geral. Os relatórios de status tendem a ser mal orientados em geral.
Eis como alterar isto e voltar a adicionar valor. 
    O relatório de status deve:
  1. Descrever de uma forma gráfica ou em texto simples como foi medido o trabalho planeado face ao trabalho realizado. Um gráfico do Valor Planeado relativamente ao Valor Ganho é a forma mais simples. Os mais rápidos terão gráficos «pré-preparados». Mas estes não mostram o «valor» dos itens entregues, só que estes foram efectuados. 
  2. Alguns meios gráficos de mostrar uma cor de status para as correntes de trabalho. VERMELHO, AMARELO, VERDE  é um bom meio. Por correntes de trabalho quero dizer os resultados óbvios do projecto. Se alguma coisa está AMARELO ou VERMELHO, terá de haver um plano para as repôr em VERDE.
  3. O relatório deve mostrar os riscos, mitigações e a retirada do risco para todos os itens que ameaçam o sucesso do projecto. 
  4. O relatório deve constar de uma única folha de papel. 
Fazer isto pode assumir várias formas, mas cada uma DEVE não conter nenhuma narrativa acerca dos detalhes mais ou menos de sucesso do projecto. A única forma para um relatório de status seco é realmente simples:
Declarar, antes de tudo, o que se espera ser concluído de uma forma mensurável, tangível e com resultados avaliáveis. Depois declarar, ainda, no relatório de status que se produziram esses resultados ou não. Se não se produziram quando ficarão completos? Se estamos com problemas na conclusão, o que será feito para remover os problemas. Quanto custará este trabalho?

Esta é a base para o Planeamento Baseado em Resultados.
Dizer o que se vai realizar. Dizer que já realizámos. Se não, dizer qundo concluímos o planeado.

sábado, outubro 18, 2008

Se pudesse decidir... sobre tudo

No meu trabalho mais comum, que é contribuir para que outros consigám melhorar a forma de trabalhar, através de conselhos e apoio, vejo-me muitas vezes a fazer coisas de forma repetida e sem poder alterar a sua realização.
Ou seja, o cliente é quem decide de forma desorganizada e sem método, segundo o meu ponto de vista, e eu, o consultor, lá vou fazer aquilo que ele pretende.
Por um lado, até é bom porque representa ter trabalho, mas ao mesmo tempo, faz com que seja como que um operário que, todas as semanas, neste caso, repete sempre a mesma produção,  ou algo muito parecido.
Então é assim, chego às 9.00 e pelas 9.05 começo a falar tentando estimular os participantes (muitas vezes só um) para participarem e oferecerem a sua experiência, faço uns jogos, conto anedotas, faço perguntas e, dois dias depois, lá os consigo ver interessados e a tentarem levar alguma coisa diferente.
No final despeço-me, agradeço e digo que - «formação não são receitas, chegou aqui sem problemas e com necessidades de saber, sai daqui com muitas perguntas e dificuldades e interrogações.»

sábado, setembro 06, 2008

Gestão de Portfolio

No mercado surgem regularmente buzz words, palavras na moda, que fazem carreira e levam a que todos os partmers apresentem produtos que se aproximam do objectivo dessa palavra ou expressão.
A Gestão de Portfolio é uma dessas expressões que fez carreira desde a àrea financeira e agora chega a todo o mundo empresarial.
Mas há sempre gato a fazer passar-se por lebre!
A Primavera dispôe de um produto denominado Primavera ProSight que se destina à Gestão de Portfolio de topo. É o produto por que esperam as administrações para não se sentirem perdidas no meio de ideias, projectos, pedidos e oportiunidades.
O Primavera ProSight automatiza os processos de gestão de portfolio permitindo aos executivos e gestores fazerem a gestão dos seus investimentos de negócio e tecnológicos como um portfolio e permite às equipas escolher e executar as actividades que oferecem maior retorno para o negócio.
Esta aplicação baseada no browser não exige do cliente nenhum código e oferece os meios para tomar rapidamente as decisões bem pensadas que tratam de uma miríade de investimentos no meio de um clima de recursos limitados.
O software oferece capacidades interactivas que facilitam a colaboração e a gestão de protfolios quer vertical como horizontalmente dentro da organização, dependendo das necessidades e motivação do utilizador.
Veja uma Demonstração aqui.