Reduzir Riscos em Projecto

 
Quando estamos envolvidos num projecto estamos preocupados por não entregar o projecto tarde nem para além do orçamentado, então há que tomar medidas cedo.

Começar com o pé direito

Muitos projectos começam sem uma definição sólida de qual vai ser o resultado. Assim, comece por escrever um Charter detalhado do seu projecto. Este documento estabelece a visão do projecto, os seus objectivos, âmbito e resultados. Só então saberemos o que deve ser alcançado e quando.

Torne a sua equipa responsável

Porque é que deve ombrear com toda a responsabilidade do projecto? Ao contrário, delegue a responsabilidade a cada membro da sua equipa. Diga-lhes por quais dos elementos do Project Charter eles são responsáveis pelos respectivos resultados e crie um processo de prestação de contas em que serão realizadas reuniões de revisão todas as semanas para medir o progresso.
Ver artigos anteriores sobre a gestão da equipa.

Identifique à cabeça os riscos

Realize, então, um workshop para identificar os riscos prováveis para o seu projecto. Um risco é um evento imprevisto que pode impactar negativamente o seu projecto no futuro. Exemplos de riscos são: «os nossos fornecedores podem entregar com atraso», «podemos ficar sem os materiais necessários» ou «não encontramos recursos adicionais se necessitarmos deles». Cada risco terá de ser documentado e determinada a sua probabilidade e impacto no projecto.

Planear com sabedoria para os riscos

Com todos os riscos conhecidos à partida poderemos então criar um Plano de Risco. Este documento irá identificar as acções que podem ser tomadas para reduzir a probabilidade da ocorrência dum risco. Assim, por exemplo, para o risco «podemos ficar sem os materiais necessários» então faça um acordo com um fornecedor em que se estabeleça a disponibilidade de materiais adicionais quando necessário ou encontre um fornecedor alternativo.
Contacte-nos para lhe enviarmos modelos de Plano de Risco.

Acompanhe os riscos com cuidado

Conforme o projecto vai progredindo, realize reuniões de risco quinzenais para rever os riscos que foram identificados. Responda às seguintes questões: Têm os riscos a probabilidade de ocorrerem? Existem novos riscos que temos de enfrentar? Foram completadas as acções definidas no Plano de Risco? O nosso nível de risco está a reduzir-se? Só através de uma monitorização cuidadosa dos riscos se pode controlar o nível global de risco do projecto.
E mais uma dica para o ajudar…

Mantenha a transparência

Comunique de forma aberta os seus riscos no projecto ao cliente e ao sponsor do projecto, para que todos estejam conscientes deles. Não os guarde para si. Envie aos seus stakeholders um relatório regular listando os riscos e o seu plano de acção para os solucionar.
Dar-lhes-á confiança na sua capacidade para controlar o projecto e ajudá-lo-á a ganhar o seu apoio quando dele necessitar.
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Como Implementar um Processo de Gestão da Mudança?

Os projectos são normalmente realizados e envolvidos emambientes de negócio em mudança. É inevitável, então, que durante a sua vida existam e sejam requeridos alguns elementos de mudança no plano do projecto e nos seus resultados.

Assim, seja quando um cliente requer uma mudança aos seus requisitos, quando a gestão requer uma mudança na prioridade ou os membros da equipa requerem uma mudança nas suas funções, afirma-se a necessidade de um efectivo Processo de Gestão da Mudança para minimizar o impacto resultante da mudança no seu projecto. Como a implementar?

A Gestão da Mudança é o processo de monitorização e controlo das alterações dentro de um projecto. Este processo é também utilizado, em termos ITIL, para acompanhamento e controlo das mudanças na infra-estrutura tecnológica e de serviços de uma organização.

Ao gerir a implementação de alterações podemos:

Reduzir o impacto das mudanças no projecto

• Identificar as novas questões e os riscos que ocorrem por resultado das mudanças

• Garantir que as mudanças não afectam a capacidade de o projecto alcançar em tempo os objectivos desejados

• Controlar o custo da mudança dentro do projecto

A Gestão da Mudança inclui os seguintes processos:

Passo 1: Identificar a Mudança

É essencial identificar a necessidade da mudança. Qualquer membro da equipa pode sugerir uma alteração ao projecto, se acredita que esta é necessária para que o projecto possa continuar a produzir os resultados que o cliente especificou nos requisitos. Depois de ser identificada a necessidade da mudança, o membro da equipa regista a informação relevante num Formulário de Pedido de Mudança, no qual descrever a mudança e identifica os seus factores, benefícios, custos e impacto provável da mudança no projecto. O formulário é encaminhado para o Gestor do Projecto para revisão e aprovação.

Passo 2: Analisar a Mudança

O Gestor do Projecto investigará a mudança para identificar a razão para esta e o seu impacto. Então decidirá se esta é crítica para o sucesso da realização do projecto. As mudanças que não são críticas para o projecto devem ser evitadas sempre que possível para prevenir o arrastamento dos objectivos (ou seja, o aumento gradual do âmbito do projecto ao longo do seu Ciclo de Vida).

Se a mudança for considerada crítica para o sucesso, então o Gestor de Projecto quer melhorará o pedido quer procurará a sua aprovação. Em alguns casos, o Gestor do Projecto tem autoridade directa para autorizar pedidos de alteração menores; contudo, na maioria dos casos o Gestor do Projecto necessita da aprovação de um Board do Projecto (com o Sponsor e/ou mesmo o cliente).

Passo 3: Aprovar da Mudança

O Board do Projecto analisa os detalhes do formulário de Pedido de Mudança para determinar ou não se as mudanças deverão ser implementadas. Com base no nível de risco, impacto, benefícios e custo para o Projecto poderá então decidir declinar, atrasar ou aprovar a mudança pedida.

Passo 4: Implementar a Mudança

O Gestor do Projecto aprova as Mudanças que, agora serão agendadas e implementadas de acordo com a orientação definida. Depois da implementação, O gestor do Projecto deverá rever os efeitos da mudança no projecto e garantir que estas alcançaram o resultado necessário. Neste momento, poderá fechar a mudança no Registo de Mudanças do projecto.

Durante o decurso do Processo de Gestão da Mudança, o Gestor de Projecto pode monitorizar e controlar as mudanças ao projecto mantendo actualizado o Registo de Mudanças.

Lembre-se que quando a Mudança não é devidamente analisada e o benefício garantido, na maior parte dos casos, isso implica fazer de novo tudo.

O controlo da Mudança permite incrementar a probabilidade de sucesso dos seus projectos.

Documentação de Projectos

 

Para garantir o sucesso de um projecto há que o documentar rápida e eficientemente. Quais são os documentos essenciais para garantir a conclusão do projecto dentro do prazo.

Iniciação

Caso de Negócio: Para justificar o investimento financeiro no seu projecto é necessário escrever um Caso de Negócio que irá referenciar os custos e benefícios para que todos os envolvidos conheçam o retorno do investimento que irá ser obtido.

Estudo de Viabilidade: Antes do arranque do projecto, é necessário determinar se este é viável estudando o problema para avaliar a sua oportunidade de concretização, em tempo, custo e qualidade.

Charter do Projecto: temos de determinar e documentar, então, os objectivos, âmbito, equipa, moldura de tempo e resultados num Charter do projecto.

Planeamento

Plano do Projecto: Tem de criar um Plano do Projecto que relacione todas as actividades requeridas para realizar o projecto do início até ao fim. Cada actividade deve ser agendada para que possa saber o que deve ser feito e quando.

Plano de Recursos: Em seguida, é necessário planear os seus recursos documentando o custo, equipamento e materiais necessários para o projecto.

Plano de Qualidade: Tem, então de estabelecer os objectivos de qualidade para que os resultados do projecto correspondam às expectativas do cliente.

Plano de Risco: Todos os riscos devem ser documentados e identificados a sua probabilidade e impacto no projecto.

Plano de Comunicação: Precisa planear a comunicação para que envie a mensagem certa na altura certa.

Execução

Gestão do Tempo: Precisa de preparar um interface de recolha de tempo para registar o tempo que gasta no seu projecto. Com este processo pode actualizar o seu Plano do Projecto com os dados recolhidos e perceber se está de acordo com o plano.

Gestão de Custos: Acompanhe os seus custos com Formulários de Despesas. Cada despesa é formalmente registada e aprovada, para que a todo o momento possa confirmar se está a cumprir o orçamento.

Gestão da Mudança: Documente cada mudança ao âmbito do projecto utilizando formulários de Mudança. Assim poderá controlar a mudança e garantir que o projecto está no caminho certo.

Gestão de Risco: Utilize Formulários de Risco para documentar cada risco para o Projecto. Pode desta forma gerir o risco com cuidado para garantir que nada acontece que possa afectar o agendamento ou o orçamento do Projecto.

Gestão de Questões: Todas as questões que ocorrem no projecto devem ser investigadas no seu impacto no projecto e então preencher um formulário de Questões. Este registo permitirá definir e acompanhar as tarefas necessárias para resolver rapidamente a questão.

Encerramento

Relatório de Fecho do Projecto: Quando o Projecto está concluído documente todas as acções necessárias para o fechar devidamente. Isto inclui desmobilizar equipas e fornecedores, equipamento e materiais.

Revisão Pós-Projecto: Depois de o Projecto ter sido concluído pode então rever os seus sucessos ou falhas e documentá-los para o seu sponsor. Desta forma, pode mostrar que todos os objectivos foram alcançados e que o projecto foi conseguido em tempo e dentro do orçamento definido.

Aqui estão os documentos necessários. Através da sua execução devida no vosso projecto pode incrementar as suas possibilidades de sucesso. Pode ainda utilizar ferramentas que reúnem estes documentos e que possuem a capacidade de registar riscos, questões, mudanças de forma colaborativa. Veja em www. enfase.pt