segunda-feira, maio 10, 2010

Ciclo da Vida de uma EQUIPA

Na passada semana falámos da criação e funcionamento de uma equipa e apresentámos um ciclo de vida para a equipa. Um ciclo de desenvolvimento e funcionamento. Hoje vamos desenvolvê-lo.
Muitos irão identificar-se com processos em que estão ou estiveram envolvidos, o que é importante. É uma abordagem de discussão. O ciclo compõe-se de:
  • Formação
  • Discussão
  • Normalização
  • Realização
  • Desmobilização

Reunião

equipaTodas as equipas recentemente criadas passam por uma fase inicial de «tomada de conhecimento». Durante esta fase, a equipa e os seus membros evitam questões sérias e sentimentos e focam-se nos itens de rotina, como apresentações da equipa, quem faz o quê, quando são as reuniões, etc. A equipa depende muito do seu líder para orientação e direcção e este sente que está sempre a responder a perguntas acerca dos propósitos, objectivos e relações externas da equipa.
  • Esta é uma fase confortável, mas ao evitarem-se os conflitos e ameaças não se faz, de facto, muito. Uma equipa que se mantém nesta fase demasiado tempo pode nunca conseguir a daí sair para enfrentar a actividade para a qual foi criada.

Discussão

Conforme a equipa vai saindo da face inicial de Reunião, começa a enfrentar as questões importantes e os primeiros confrontos começam a acontecer. Durante esta fase, os membros da equipa podem alterar de posição conforme tentam estabelecer-se em relação com os outros membros da equipa e com o líder. Pode mesmo vir a desafiar o líder. Facções e cliques podem formar-se e podem acontecer lutas pelo poder.
  • Alguns membros podem comentar que é bom começar a entrar nas questões reais, enquanto outros irão querer permanecer no conforto e segurança da fase de Reunião. Mesmo quando os conflitos visíveis foram suprimidos, eles continuam lá, só que estão abaixo da superfície.
Nesta fase o líder apoia os membros individuais e foca a equipa nos seus objectivos. Tenta construir a transparência em volta do propósito da equipa para garantir que os membros compreendem as questões e problemas e que a equipa evita as distracções das questões emocionais e de relação.
Uma equipa que se mantém demasiado tempo na fase de Discussão irá gastar tempo precioso a solucionar conflitos entre os seus membros, mas falhará em enfrentar as actividades de que está encarregada.

Normalização

Quando a equipa progride para a fase de Normalização na realidade afirma o estabelecimento e aceitação das regras de funcionamento do grupo e o âmbito das suas actividades e responsabilidades.
Tendo ultrapassado as discussões, agora todos os membros do grupo compreendem e aceitam-se IMG00256uns aos outros e apreciam as competências, experiência, funções e responsabilidades de cada um. As pessoas ouvem-se, apreciam-se e apoiam-se uns aos outros e estão Até preparados para alterar alguns preconceitos. A equipa acorda com facilidade nas grandes decisões e com conforto delega as decisões menores a indivíduos ou pequenas equipas dentro do grupo.
A equipa trabalha como um grupo em todos os aspectos e mantém um respeito geral relativamente ao líder que desempenha uma função de facilitação e apoio. O compromisso e a unidade são fortes e a equipa consegue envolver-se em actividades sociais e de diversão. Contudo, o líder deve continuar atento pois a equipa ainda é frágil. Os seus membros trabalharam muito para alcançar este nível e podem até resistir a qualquer pressão para mudar – especialmente de fora – por receio de que a força do grupo se quebre ou recue para a fase de Discussão.
O desenvolvimento a partir desta fase e o movimento para a fase de Realização, permitirá posicionar a equipa como uma entidade verdadeiramente performante.

Realização

Nem todos os grupos alcançam a fase de Realização, na qual o grupo mostra interdependência bem como flexibilidade. Todos conhecem os outros suficientemente bem para serem capazes de trabalhar em conjunto e confiar o suficiente para permitir actividade independente. Este alto grau de conforto significa que o grupo pode dirigir todas as suas energias em direcção às actividades em mãos. O grupo, consciente da estratégia, sabe claramente porque é que está a fazer o projecto. A equipa partilha uma visão e pode manter-se em pé sem necessidade de interferência ou participação do líder.
Irão continuar a ocorrer desavenças, mas a equipa soluciona-as positivamente, fazendo as alterações necessárias aos processos e estrutura. Ao mesmo tempo que trabalha para atingir o seu objectivo, a equipa também se envolve nas questões de relações, estilo e processos. Os seus membros são todos da mesma forma orientados às actividades e às pessoas.
O líder de uma equipa de Realização delega e acompanha, ao mesmo tempo que algumas vezes assiste os membros da equipa em questões de desenvolvimento pessoal e interpessoal.

Desmobilização

Finalmente, independentemente do nível alcançado pela equipa terá de enfrentar os desafios da Desmobilização, quer das actividades como dos restantes membros da equipa. Isto é mesmo verdade quando se tratam de grupos de projecto quando a equipa é descomposta no final. Os indivíduos atravessam um momento de perda.
Muitas equipas sublinham esta fase com uma cerimónia formal de fecho. Os indivíduos sentem-se orgulhosos das suas realizações e do grupo e felizes de terem participado em tal grupo. A fase de Desmobilização ajuda ao reconhecimento daquilo que foi realizado e de forma consciente partirem.

Manter a Dinâmica de Construção

Uma equipa envolve muita gente numa organização e a responsabilidade para construir uma equipa efectiva e produtiva estende-se bem para além do papel do líder nominal da equipa. De facto, assenta sim e solidamente nos pés de cada membro.
LQ

quinta-feira, maio 06, 2010

O que é que tem a EQUIPA?

Quais são as características gerais e comuns de uma equipa produtiva. A primeira é que a equipa tem um propósito. A equipa pretende completar um projecto identificado em tempo e dentro do orçamento.
  • Uma equipa requer um conjunto de diferentes competências e talentos. Os jogadores de futebol assumem posições e respondem com os seus talentos e competências individuais para jogarem bem nessas posições. As equipas de trabalho vêm de diferentes departamentos e disciplinas e trazem para a equipa o seu valioso conhecimento e competências nessas áreas.
  • A equipa continua a existir quando perde um dos seus membros ou alguém está indisposto. A equipa tem reservas e tem um plano para dar «cobertura» a cada membro quando ocorre uma situação destas.
  • A equipa tem um líder. As equipas de futebol têm treinadores e as equipas de trabalho têm gestores. Eles ajudam a estabelecer a direcção e coordenam os esforços dos membros da equipa.
  • A equipa é maior do que a contribuição individual de qualquer membro. Não interessa o enorme talento e conhecimento que um indivíduo possua, precisamos de toda a equipa para jogar o jogo e marcar golo.jogo-de-associacoes

Ciclo de Vida de uma Equipa

As equipas são um grupo e registam como tal diferentes formas de eficiência e efectividade. Para o seu desenvolvimento um processo geral que pode ser definido em passos até alcançar uma posição totalmente funcional.
  • Formação
  • Discussão
  • Normalização
  • Realização
  • Desmobilização

Manter a Dinâmica de Construção

Uma equipa envolve muita gente numa organização e a responsabilidade para construir uma equipa efectiva e produtiva estende-se bem para além do papel do líder nominal da equipa. De facto, assenta sim e solidamente nos pés de cada membro.
No próximo post analisaremos as diversas etapas do ciclo de vida da equipa e vão ver como se identificam com elas.
LQ

segunda-feira, maio 03, 2010

Como acompanhar os Projectos

Acompanhar com regularidade um projecto é o desafio mais difícil; gerir pessoas, equipamento, tempo, dinheiro e materiais para concluir o seu projecto a tempo. Para realizar isto com sucesso, é necessário manter debaixo de olho 5 áreas do seu projecto…

1. Tempo e Custo

Reserve uma hora por semana para determinar se continua em condições de terminar o projecto em tempo. Para fazer isto, identifique todas as actividades que estão a ficar atrasadas e determine se elas podem provocar um atraso a todo o projecto. Em seguida, procure formas de poupar tempo através de conclusão de actividades mais cedo, atraso de actividades não críticas ou com a obtenção da aprovação do Sponsor para remover actividades desnecessárias.
Pode ainda ter de rever a despesa total do projecto até à data em relação ao orçamento original estabelecido. Identificar formas de reduzir os custos alocando recursos menos dispendiosos, com a redução do âmbito do projecto ou com o incremento da eficiência da equipa. acompanhamento

2. Atribuição de Recursos

Tem de ter uma atitude de constante acompanhamento da percentagem de tempo que a sua equipa está atribuída às actividades. Se tem pessoas atribuídas a actividades 50% do seu tempo e depois a 150%, então provavelmente não está a trabalhar com eficiência. Perlo contrário, deve balancear com justeza a carga de trabalho da equipa para os manter ocupados 80-100% do seu tempo, sem estarem sobrecarregados. Se quiser carregar um recurso, faço-o por um período curto para evitar que este fique esgotado.
Conforme vai reatribuindo o trabalho entre os seus recursos, deve estar atento ao nível global de aplicação dos recursos. Pode estar a acontecer que todos estejam sub-alocados e que possa retirar uma pessoa do projecto com ganhos de custo. Por outro lado, se todos estão sobre-alocados então necessita com rapidez de alocar mais recursos.

3. Progresso e Eficiência

É necessário acompanhar o progresso e a eficiência da equipa. ‘Progresso’ significa a percentagem de actividades concluídas até à data. ‘Eficiência’ significa o número de actividades concluídas dentro do prazo. Precisa de acompanhar estes itens para garantir que estamos a progredir de acordo com o plano e que a sua equipa está a trabalhar com eficiência e a concluir as actividades que lhe estão atribuídas.

4. Riscos, Alterações, Questões

Todos os projectos se defrontam com riscos, mudanças e problemas em algum ponto no caminho. Muitas vezes é impossível impedir que ocorram, assim o truque é resolvê-los o mais depressa possível quando ocorrem. Durante o ciclo de vida do projecto devemos, observá-los de perto. Para cada questão levantada deve ser estabelecida uma ‘data prevista de resolução’ e acompanhar com cuidado estas datas para garantir que conseguimos cumpri-las.

5. Saúde do Projecto

Para além de acompanhar o projecto ao nível mais micro é, também necessário afastarmo-nos para olhar o projecto de fora como se o observássemos do ar, a funcionar no seu ambiente. Temos de ter uma visão clara da saúde global do projecto. A maior parte do trabalho foi já realizada pelo acompanhamento do tempo, custo, recursos, progresso e eficiência. Mas através de uma visão sumarizada do projecto em cada semana é possível liderar a equipa do projecto para o sucesso.