Apesar da forte constatação de que o e-mail é uma ferramenta ineficiente, continua a ser um dos métodos de comunicação mais frequentes na gestão de projetos complexos. Precisamos entender o papel sistemático da comunicação em co9nduzir um projeto para o estado de sucesso desejado. Muitos gestores de projeto cometem o erro de presumir que, se uma mensagem foi enviada, ela será efetivamente recebida. Infelizmente, nem sempre é esse o caso e "e-mail enviado = mensagem recebida" não é certamente uma das regras de comunicação que devem ser tomadas como garantidas.
A importância da comunicação na gestão de projeto
É óbvio que a comunicação é um dos fatores mais enfatizados e
que determinam o sucesso ou o fracasso de qualquer projeto. É bem entendido que
a comunicação eficaz pode ser uma tarefa desafiante, especialmente quando um
projeto incorpora pessoas com diferentes habilidades, níveis de autoridade,
responsabilidades, experiência e origens.
A comunicação é ainda mais desafiante quando as pessoas
envolvidas trabalham em diferentes empresas sob diretrizes de trabalho
separadas. Os especialistas definem a comunicação efetiva como uma em que a
mensagem transmitida transfere a mesma importância e significado para o recetor
que o remetente tinha em mente, incentivando o recetor a tomar a ação desejada.
Questões com a utilização do email como o Canal Primário para Comunicação
Muitas vezes, cometemos o erro de usar o email como
principal canal de comunicação, o que dá origem a mal-entendidos. Ao
usar o e-mail como um canal de comunicação primário, assumimos muitas coisas,
tais como:
- A mensagem é perfeitamente compreendida pelo seu recetor
- O recetor leu a mensagem dentro do período de tempo esperado
- O envio de e-mail é suficiente para alertar o recetor e para gerar a resposta ou a ação desejada
- O recetor aceita a tarefa e irá entregá-la dentro do prazo esperado e os custos.
Basta que apenas uma dessas hipóteses se revele falsa para
criar problemas para todo o projeto. Um
responsável que não compreende completamente a tarefa ou um membro da equipe
incapaz de reagir ao tópico do e-mail no tempo pode criar um atraso ou mesmo
uma crise, sem que isso seja culpa dele. O
uso excessivo de e-mails em vez de métodos de comunicação direta, como
telefone, conversa, videoconferência, face a face, etc., leva a problemas
críticos de comunicação.
Muitas coisas podem dar errado, incluindo a conclusão do
trabalho, o período de tempo remanescente, os atrasos na atribuição de tarefas,
os conflitos internos devido a um mal-entendido das tarefas atribuídas e assim
por diante.
Então, porque é que as pessoas ainda pensam no e-mail como muito à mão, e como a comunicação por e-mail pode criar negligências na gestão de projetos?
Então, porque é que as pessoas ainda pensam no e-mail como muito à mão, e como a comunicação por e-mail pode criar negligências na gestão de projetos?
Mas como é que o email ainda é a escolha mais conveniente?
- O e-mail é quase gratuito em comparação com outros canais de comunicação, como videoconferência, telefone ou uma viagem
- O e-mail é fácil de usar e a maioria da força de trabalho está familiarizada com a sua funcionalidade.
- Os e-mails são rápidos e fáceis de escrever e de usar; às vezes, é mais conveniente comunicar com várias pessoas ao mesmo tempo através de e-mails, em vez de persegui-los para ter uma conversa cara a cara.
- O e-mail pode ser usado para evitar conversas individuais em instâncias em que o remetente quer falar sobre algo negativo ou desagradável. É uma boa maneira de evitar situações incomodas de um para um e possivelmente evitar ter a outra pessoa a passar a raiva e frustração.
- Transfere a responsabilidade do remetente para o
destinatário. Por exemplo, atribuir uma tarefa a outra pessoa e assumir que
será sua tarefa executar o trabalho de forma a atender às expectativas, sem ter
um confronto real com o destinatário.
Questões com a comunicação com email
Apesar de ser rápido e fácil, a comunicação através do
e-mail traz inúmeras desvantagens e pode convidar a sérios problemas. Os gestores
de projeto devem considerar os seguintes problemas antes de optar pela comunicação
por e-mail:
Canal de comunicação
impessoal: com o e-mail, estabelece-se uma conexão emocional superficial, e
pode ser muito difícil expressar para o recetor as intenções desejadas, a menos
que já tenham uma forte conexão profissional e emocional. O
e-mail também é um canal desafiante para expressar a importância ou seriedade
de várias tarefas do projeto. Com
base nesses desafios, pela primeira vez, deve evitar o email na comunicação ou na
comunicação com pessoas menos conhecidas. Além
disso, se quiser discutir uma questão importante com implicações emocionais, os
e-mails definitivamente não são um meio efetivo.
Meio assíncrono:
o e-mail só fornece autoridade de envio para gestores de projeto, altos
funcionários e líderes de equipe; eles não têm
um controle total sobre o tempo de resposta. Em
projetos sensíveis ao tempo em que a resposta rápida é esperada, a comunicação
por e-mail pode causar sérios problemas relacionados à linha de tempo
envolvendo tempo de recebimento, tipo de conteúdo, detalhes faltando etc. Além
disso, não é um meio eficaz para incentivar ou gerar a resposta desejada de um
recetor.
Problemas de contexto:
com e-mail, é muito fácil desviar a atenção do significado desejado da
conversa. Também
em muitos casos, um recetor encaminha um email para outra pessoa que é incapaz
de entender o seu contexto e também a sua seriedade. Tais
situações levam a conflitos e complexidades indesejáveis na gestão de
projetos.
Canal inconsistente:
o email é um canal inconsistente para partilha, especialmente quando
compartilha documentos críticos entre os membros da equipa do projeto. As
pessoas podem facilmente compartilhar e / ou enviar documentos antigos ou
errados com diretrizes impróprias ou desatualizadas; tais
situações podem facilmente criar percalços desnecessários e atrasos do projeto.
É por isso que acredito que o papel do e-mail deve ser restrito ao fornecimento de atualizações, e devemos considerar a inclusão de ferramentas colaborativas mais dependentes, como Sharepoint, Onedrive, Google Drive, Dropbox, etc. ou sistemas de gestão de documentos. Essas ferramentas fornecem clareza sobre documentos compartilhados e servem como um ponto de referência preciso para aceder a todos os tipos e versões de ficheiros partilhados. Também fornece acesso controlado ao documento garantindo a segurança das informações.
Falta de controle:
o destinatário recebeu o correio? O
email foi compreendido? Havia uma
resposta? Se
a resposta foi enviada usando "resposta" e não "responder a
todos", a resposta deve ser encaminhada? Multiplique
isso para qualquer destinatário na lista de distribuição!
Claro, não estou a afirmar que devemos parar de usar e-mails! Eles ainda podem ser úteis para manter o fluxo de comunicação, entregar atualizações, anúncios periódicos e enviar pensamentos motivacionais. Mas devemos ter cuidado, uma vez que, como já estabelecemos, o e-mail não é uma ferramenta eficiente para atribuir e controlar tarefas críticas do projeto ou comunicação. Para isto, as ferramentas colaborativas são de longe a melhor escolha e a carta é, ainda, a forma contratual de comunicar opiniões e propostas/decisões.
Tradução para português de Blog de Fausto Giani
