quarta-feira, abril 22, 2009

Como criar o Plano Financeiro do Projecto

Passo 1: Listar as Despesas Financeiras do Projecto

O primeiro passoi tomado quando se define o Plano Financeiro e se estabelece o orçamento do projecto é identificar todos os tipos de despesas que que podem ser incorridas durante o Ciclo de Vida do Projecto.

Muitos projectos, tipicamente, gastam a maioria do seu orçamento na compra, aluguer e arrendamento ou contratação de recursos para o projecto (como trabalho, equipamento e materiais). Contudo podfem ser realizadas outros tipos de despesas que se relacionam com:

  • Compra de recursos de fornecedores
  • Estabelecimento de um Project Office
  • Administração do projecto

Passo 2: Quantificar as Despesas Financeiras

Logo que tenha identificada uma lista detalhada de despesas que serão realizadas durante o projecto, o proóximo passo será prever a unidade de custo de cada despesas listada na relação acima efectuada. A unidade de custo é simplesmente o custo de uma unidade singular de um item particular de despesa. Por exempo, a unidade de custo para:

  • Trabalho pode ser calculado como custo de hora fornecida
  • Equipamento pode ser calculado como o custo de arrendamento por dia
  • materiais pode ser calculado como custo de compra por quantidade 

Depois de listar os custos unitários pode então calcular a quantidade total de cada item de despesa nécessária para realizar o projecto. Por exemplo:

  • Identificar o número de funções exigidas
  • Quantificar os itens de equipamento necessários
  • Determinar a quantidade de materiais requerridos
  • Quantificar os itens de compras que devem ser recebidos de fornecedores 
  • Calcular Os custos de administração do projecto

Passo 3: Construir o agendamento da despesa

Recolhemos então toda a informação necessária para construir um agendamento detalhado da despesa. Este agendamento permitirá ao Gestor de Projecto calcular o custo total para realizar o projecto numa base diária, semanal ou mensal.

Para criar o Agendamento da Despesa, construa uma tabela que liste todos os tipos de despesas do lado esquerdo da página e todas as semanas do ano na coluna da frente. Identifique depois para cada semana e cada tipo de despesa a quantidade de despesa financeira a orçamentar. Quando terminar, pode somar todas as despesas de uma semana particular para obter um orçamento semanal de todo o projecto.

Claro que pode querer calcular uma visão diária, mensal ou anual com base nas necessidades próprias do seu projecto. E não esqueça ainda de listar as assumpções feitas durante a criação deste Plano Financeiro. Por exemplo, pode ter assumido que:

  • "As data de entrega dos resultados não sofrerão alteraçõesdurante o projecto."
  • "As previsões de unidades de custo estão exacatas dentro de uma variação de 5%."
  • "Os fundos financeiros listados no plano estarão disponíveis quando necessário."

Finalmente, liste quaisquer constrangimentos identificados durante o processo de planeamento financeiro. Como por exemplo:

  • "A informaçõo disponível era l,imitada durante a identificação dos custos"
  • "Uma retração do mercado provocou um acréscimo nos custos do trabalho"

Passo 4: Definir o Processo Financeiro

Depois da criação do Agendamento das Despesas pode necessitar de definir o processo de monitorização e controlo das despesas  (i.e. custos) durante o Ciclo de Vida do Projecto. Definir o Processo de Gestão do Custo do seu projecto através da documentação de:

  • Propósito do processo
  • Passos envolvidos na realização do processo
  • Funções e responsabilidades envolvidas na realização do processo
  • Modelos utilizados para suportar o processo

Chegámos ao fim. Concluondo estes passos pode construir um Plano Financeiro adequado que o auxilie a disponibilizar os resultados do projecto em tempo e no orçamento.

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