Documentar Corretamente as Decisões num Projeto de Construção

"Por favor, prossiga com as mudanças."

Essa frase familiar usada por muitos, mas não escrita ou documentada corretamente, pode causar grandes problemas. A documentação das decisões nos projetos de construção não apenas economiza tempo e dinheiro, mas também deve ser uma prática recomendada em todos.

Existem muitas ferramentas e recursos para usar e capturar decisões ou compromissos importantes, mas o que é considerado como tal? Como pode preparar-se para uma reclamação ou situação em potencial que precisa de documentação? Vamos sugerir algumas informações sobre como documentar adequadamente as decisões em projetos de construção.

O que são considerados «documentos importantes»

Para começar, precisamos definir o que podemos considerar como documentos importantes.
 

Plantas, desenhos de engenharia, e-mails, âmbito de trabalho e propostas são itens críticos que devem ser mantidos por muitos anos. Uma ótima maneira de alcançar o processo apropriado de retenção de documentos é usar sistemas para acompanhar as alterações e documentos. No entanto, às vezes é importante acompanhar e entender o contexto do diálogo. As cópias folha de pagamento e as coberturas do seguro também podem fazer parte dessa lista e as cópias originais das mesmas devem ser mantidas por um período maior de tempo.

Documentar as decisões

Em primeiro lugar, é imperativo estabelecer um plano de comunicação para garantir que as partes interessadas certas estejam conscientes e sejam notificadas das decisões. A decisão simples, como pequenas alterações no âmbito, é capturada por meio de comunicações informais, como cartas ou e-mails, antes de serem formalizadas e é assim, evidenciada-
 

Os ajustes do contrato precisam seguir a proposta e o âmbito é esclarecido, debatido e aceite por todas as partes, entre outros itens-chave relativos ao seu projeto. São todas estas coisas que se repetem e que devem ser documentadas.

Documentação de proposta e de Âmbito

Durante o processo de pré-licitação e pré-construção, muitas decisões são tomadas. São recebidos e-mails ou participará em teleconferências sobre quais novos âmbitos ou esclarecimentos são feitos e, assim que possível, precisará adicionar essas alterações ao âmbito e compartilhar essas informações com o dono do projeto ou o seu representante.

O processo de documentação deve conter estimativas, orçamentos, retiradas, informação de preços unitários, ofertas de fornecedores e encargos de trabalho que suportam os ajustes necessários.
 

Documentar as datas de quando você recebeu aprovação para emitir um pedido de compra é importante se precisar comprovar atrasos no material ou nos pedidos de compra associados às decisões. A documentação correta exigida para materiais e compras deve incluir a data de aprovação do material, pedido de compra e um documento com a data de entrega que o fornecedor está a indicar.
 

Para documentar essa decisão, o pedido de compra deve referenciar ou estar vinculado a uma seção específica do contrato e da especificação. Certifique-se de que o aprovador recebe e assina uma cópia, assim como o proponente, com anotação da data de aprovação e da data de entrega.
 

Isto merece uma atenção especial. Toda a vez que uma decisão importante é tomada, é imperativo registar ou produzir um instantâneo do cronograma real, documentando em que momento a decisão foi tomada.
 

Esse instantâneo pode servir como referência para documentar quaisquer mudanças no cronograma que são necessárias após a decisão. Neste ponto, o cronograma deve ser estabelecido e guardado em conjunto com a documentação exigida que fez parte do processo de decisão. Além disso, capture uma comparação entre a programação de pedido de proposta e a programação atual. Recomenda-se documentar duas semanas de antecedência e adicioná-las ao arquivo de mudanças.

Comunicações Diárias

Esta é outra questão importante a considerar durante o processo de documentação. Designe uma pessoa que possa armazenar e acompanhar os registos diários do projeto, notas de campo, condições climáticas, entrega, visitas oficiais do governo e conversas informais.

Esses arquivos devem ser mantidos e devem estar associados a datas e negociações afetadas pelo processo de decisão. Para cada questão, deve ser criado um registo separado e arquivado. Os registos de pedidos de mudança também devem ser mantidos e o registo deve incluir datas de vencimento, responsável, data de aprovação, especificações referenciadas e data de envio. Informações semelhantes devem ser registadas para desenhos, RFIs e especificações de projeto atualizadas.

Os carimbos de tempo normalmente são gravados na maioria dos documentos e os nomes legíveis são necessários para identificar quem recebeu ou assinou o documento, arquivo e / ou material. A hierarquia da equipe do projeto é importante para decidir se um gestor de projeto pode autorizar mudanças ou se precisa obter a aprovação de alguém superior na cadeia de comando.

Todos estes documentos devem ser mantidos e compartilhados com a equipe do projeto por meio de meios eletrônicos, desde que estejam disponíveis no futuro e sejam armazenados e documentados em ordem cronológica e por assunto.

Evidência Física

Com a mais recente tecnologia, recomenda-se gravar uma imagem aérea usando drone junto com fotos e outros vídeos, capturando recursos visuais sobre o status do projeto. Tire fotos em cada local antes do início do trabalho e continue o trabalho concluindo com uma revisão final após a conclusão do trabalho.

Essas fotos devem ser tiradas pelo menos uma vez por semana ou, de preferência, com mais frequência. Certifique-se que revê os documentos do contrato para se certificar de que seguiu o processo contratual para documentar as comunicações do projeto.

Análise de Impacto As-Planned: com Primavera P6 combinado

O método de análise de impacto de atraso As-Planned é uma técnica que prevê ou prediz um efeito de atraso na data de conclusão de um projeto. Esse método de análise de atraso envolve a inserção ou adição de atividades que representam atrasos ou mudanças no cronograma de baseline para determinar o impacto dessas atividades de atraso. O uso do método de análise de cronograma As-Planned é geralmente limitado à quantificação de atrasos para pedidos contemporâneos de extensões de tempo.

A implementação da análise impacto de atraso As-Planned envolve a identificação de atrasos ou mudanças do projeto e, em seguida, inserir ou adicionar atividades, que representam esses atrasos ou mudanças, no cronograma de construção da baseline. A programação resultante demonstra o efeito dos atrasos ou mudanças na data de conclusão do projeto.

A realização da análise de atraso pode ocorrer numa situação combinada de múltiplos atrasos.

Se precisarmos ver um efeito combinado do evento de atraso 1 e do evento de atraso 2, teremos de criar um novo projeto e inserir esses eventos de atraso. Então, se precisarmos ver um efeito combinado do evento de atraso 1 e do evento de atraso 3, devemos criar um novo projeto e inserir esse evento de atraso. Este processo continua e podemos acabar com mais de 20 projetos.

Então, descobrimos que a Baseline precisa fazer um pequeno ajuste (por exemplo: adicionar mais 1 relacionamento), temos que editar os 20 projetos.

Isso vai ficar uma loucura.

Vamos ver como produzir um relatório de efeito combinado sem ter de criar todos estes projetos através do modelo de multi-projeto em Primaver4a P6.

O nosso projeto de Baseline é o da Figura 1:

Figura 1

Para 5 eventos de atraso vamos criar esses eventos em 5 projetos:

Figura 2

Pretendemos agora ver somente o efeito do Evento de Atraso 1, abrimos 2 projetos: a Baseline e o Delay Event 1.

Calculamos o projeto (F9) para vero efeito do Evento de Atraso 1. Contudo vamos de clicar na opção de Schedule “Ignore relationships to and from other projects”:

Figura 3

Faça F9 e pode ver o efeito do Evento de atraso 1 na Baseline:

Figura 4

A Extensão de Tempo (EOT) no exemplo é de 15 dias.

Agora queremos ver somente o efeito do Evento de Atraso 2, abrimos 2 projetos Baseline e Delay Event 2. Fazemos F9 para ver o efeito do Evento de Atraso 2.

Figura 5

A EOT é de 10 dias.

Agora se pretendermos ver os efeitos de ambos os Eventos de Atraso 1 e 2, abrimos os 3 projetos: Baseline, Delay Event 1 e Delay Event 2. Corremos F9 para ver o efeito de ambos os eventos.

Figura 6

A EOT seria de 25 dias.

Podemos fazer um processo semelhante como acima para ver o efeito combinado de qualquer evento de atraso ou todos os eventos de atraso:

Figura 7

Desvantagens da metodologia de análise de impacto de atraso As- Planned

Há uma série de metodologias de análise que serão usadas numa análise de atraso forense. O método de Impacto As-Planned foi amplamente utilizado nos primeiros dias do agendamento CPM, mas à medida que nos tornamos mais sofisticados no nosso agendamento, o As-Planned não é usado hoje como era, por estas razões:

O Impacto As-Planned não leva em consideração informações As-Built

O Impacto As-Planned ignora o fato de que o (s) caminho (s) crítico (s) podem mudar conforme uma programação é progredida

No entanto, na minha opinião, o método de Impacto As-Planned é simples de entender e fornece um bom ponto de partida para os planeadores que estão interessados em desenvolver seus conhecimentos de análise de atraso forense. Ele também fornece uma boa base para aprender outros métodos mais sofisticados, como Análise de Impacto de Tempo (TIA).

Categorias de Tipos de Atrasos em Projeto

Este post discute diferentes tipos de atrasos e respetivas compensações aplicáveis, mas estas são apenas orientações gerais. 

A remuneração real depende das condições do contrato e as cláusulas do contrato devem ser integralmente referidas antes de proceder a qualquer análise de atraso com base nos fatos discutidos abaixo:

Atrasos Escusáveis / Compensáveis

As ações ou inações do proprietário causam atrasos Escusáveis / Compensáveis. O contratante tem direito a prorrogação de prazo, bem como a compensação de danos para o custo extra associado com o atraso. Geralmente, os contratos de construção têm a obrigação implícita da parte do proprietário de não atrasar, interferir ou dificultar o desempenho do empreiteiro. Os principais fatores que levam a atrasos compensáveis são os seguintes:

Ordens de Alteração

As mudanças no âmbito do trabalho ou mudanças no método de trabalho, maneira ou sequência de desempenho pode exigir mudanças no cronograma ou milestones. A alteração pode ter um impacto direto no calendário e, por conseguinte, o contratante tem de ser compensado pelo atraso resultante da alteração e a pagar pelo aumento do custo causado pela alteração.

Condições Diferentes do Site

A condição latente mais arriscada em projetos de construção é a subsolo desconhecido. A subsuperfície ou as condições físicas latentes no local podem diferir materialmente daqueles mostrados no contrato ou o contratante pode encontrar condições físicas desconhecidas ou incomuns diferindo fortemente das normalmente encontradas.

Suspensões

De vez em quando durante o curso do trabalho, pode ser necessário ou desejável pelo dono da obra suspender todo ou parte do trabalho. Para ser compensável, a suspensão não deve ser causada de forma alguma pela falha ou falta do contratante.

Alguns exemplos de atrasos compensáveis ​​causados ​​pelo dono da obra são:

• Não entrega de desenhos necessários para manter o desempenho satisfatório do empreiteiro
• Falha em entregar o material fornecido pelo dono da obra ao contratado em tempo
• Não liberar o acesso ao empreiteiro para realizar o trabalho
• Interferir com o cronograma do contratado e ordenar para prosseguir sob condições
• Fornecimento de informações incorretas, que engana e interrompe o contratado no seu desempenho
• Falha na inspeção oportuna do trabalho concluído do contratado
• Exigir que o contratante utilize qualquer método particular quando o contrato não especifica qualquer método particular
• Falha no processamento oportuno de faturas, ordens de alteração ou emendas e submissões dos contratados.

Se o dono da obra ordena ao contratante para acelerar o trabalho para recuperar o atraso causado por parte do dono ou devido ao atraso Desculpável, o custo da aceleração torna-se compensável. Atrasos Escusáveis ​​são os atrasos causados ​​pelos Eventos Desculpáveis ​​que estão fora de controle das partes envolvidas e imprevisíveis.

Atrasos Escusáveis / Não Compensáveis

Os atrasos escusáveis não são nem a culpa do empreiteiro nem do proprietário. Ambas as partes compartilham o risco e as consequências quando ocorrem desculpas. O Contratante tem direito a prorrogação de prazo, incluindo o alívio de quaisquer danos liquidados contratualmente imputados pelo período de atraso, mas não a compensação de dano.

A intenção geral aqui é liberar o empreiteiro da responsabilidade pelo efeito de uma força superior que não pode ser antecipada ou controlada, normalmente referida como Força Maior. Isso geralmente inclui:

• Atos de Deus (Inundação, Terremoto, Ciclone etc.)
• Greves
• Condições meteorológicas extremas
• Fogo
• Atrasos anormais no transporte

Os seguintes critérios devem ser fixados para constituir um atraso desculpável, para evitar limitar os diferentes eventos:

• Além do controlo possível do empreiteiro
• Sem falha ou negligência do contratado
• Eventos imprevisíveis

Atrasos Não Escusáveis ​​/ Não Compensáveis

O contratante causa atrasos não justificáveis ​​/ não compensáveis ​​e assume o risco desses atrasos. As ações ou as inações do contratante ou subcontratado causam esses atrasos. Tais atrasos poderiam ter sido previstos e evitados pelo empreiteiro com o devido cuidado. O contratante não tem direito a qualquer extensão de tempo ou danos por este atraso. Por outro lado, o dono da obra pode ter direito a liquidação ou quaisquer outros danos. No entanto, há uma área cinzenta, que pode vir a ser atraso compensável um atraso não-desculpável.

Normalmente, é responsabilidade implícita do contratante e seus subcontratados prever e planear a interferência do site com outras partes que trabalham no local. No entanto, um atraso irrazoável, mesmo no caso de um evento que o empreiteiro foi aconselhado a antecipar, pode mudar um atraso não-desculpável para um atraso compensável. Exemplos são:

• Falha do dono da obra em fornecer a inspeção oportuna do trabalho concluído
• Falha do dono da obra em coordenar com toda a competência o trabalho de contratantes separados.

Analisamos agora o efeito de causalidade que pode ser provoicado num projeto por concorrência de efeitos.

Causas de Atraso em Projeto

As causas de atraso mais comuns organizadas por responsabilidades são as seguintes:

Atrasos causados pelo dono da obra

• Suspensões / Rescisões do dono da obra
• Alterações pedidas pelo dono da obra ao âmbito, sequência de programação ou métodos de trabalho
• Interfaces do dono da obra para acessos, licenças, design e material
• Interfaces de inspeção e aprovação com o dono.

 

Atraso causado por terceira parte

Dependendo das responsabilidades atribuídas por condições do contrato, estas podem ser contabilizadas ao dono da obra ou ao contratante. Por exemplo, se for responsabilidade do proprietário obter as Aprovações do Estado, o atraso será causado pelo dono da obra. Várias razões estão listadas abaixo:

• Interfaces do empreiteiro ao local do trabalho
• Aprovações de entidades governamentais / reguladoras
• Atraso na obtenção de dados de fornecedores de equipamentos
• Entrega atrasada de material de fornecedores

Atrasos causados por circunstâncias

Os motivos que se seguem podem ser atribuídos a diferentes partes, consoante as interpretações das condições do contrato:

• Condições de solo imprevistas (condições diferentes do local)
• Força Maior (greve, terremoto, inundação, etc.)
• Atitude de qualquer uma ou ambas as partes
• Retrabalho de defeitos
• Atrasos no fornecimento de condições de segurança adequadas no local
• Restrições de disponibilidade de mão-de-obra - Qualitativa / Quantitativa
• Perdas de produtividade do trabalho devido a condições físicas extremas (calor / frio severo etc.)

Os atrasos geralmente causam perda de dinheiro e tempo no projeto. Conforme as partes responsáveis pelos atrasos e do seu impacto no calendário, os atrasos são classificados em cinco categorias. 

Seguidamente discutiremos os diferentes tipos de atrasos e compensação aplicáveis em termos de extensão de tempo ou dinheiro ou ambos.

Implementar o Controlo do Plano

Continuação do artigo 'Tipos de contratos e impacto de atrasos' este é o segundo artigo. Queremos salientar que o controlo assenta num planeamento cuidado e que só assim se podem enfrentar os atrasos e as reclamações com sucesso.

O Fundamental do Controlo do Plano

Os atrasos podem afetar um projeto de várias maneiras. Um impacto é comum, é que todos eles custam dinheiro. Os custos indiretos de site e overhead aumentam. Trabalho que poderia ter sido realizado em tempo bom é empurrado para fora em tempo mau. Os obstáculos contínuos a uma tarefa podem reduzir muito a produtividade do trabalho e diminuir o moral dos trabalhadores. Os custos materiais e de mão-de-obra podem aumentar devido a atrasos substanciais.

Planeamento por níveis

São desenvolvidas várias planificações hierárquicas num projeto para monitorizar e controlar eficazmente e dessa forma evitar atrasos. A hierarquia define o sistema de controlo da programação e é mostrada na Figura 1 na página seguinte. Os planos de nível diferentes são detalhados abaixo, que são tipicamente usados para projetos de construção:

¶       Nível I: Este é o Cronograma de Milestones do Contrato. Geralmente uma página mostra a visão geral. É usado principalmente ao nível de Executivo das empresas para rever o projeto.¶       Nível II: Trata-se de um plano de nível resumido do plano de Nível III detalhado abaixo. A gestão senior no local de trabalho assim como no site usa esta programação para rever o projeto.¶       Nível III: O planeamento de nível III é geralmente o mecanismo de controle de todos os projetos. Esta é uma programação integrada para todas as funções e usada pelos gestores de departamento para revisão.¶       Nível IV: O plano de nível IV é um plano de trabalho detalhado com um nível mais baixo de detalhes em comparação com o plano de nível III. É normalmente usado para a revisão de progresso regular no local e é agendamento de nível de campo. Esta programação básica suporta todas as programações de nível superior. O projeto é controlado usando este cronograma e também é usado para análises de atraso.

Figura 1

Entre os vários métodos que estão disponíveis, o Método de Caminho Crítico (CPM) é o método de análise de programação mais popular, usado para acompanhar o andamento dos projetos de construção. A Figura 2 na página seguinte mostra uma rede CPM simples usando o Método do Diagrama de Seta. As atividades do projeto são mostradas por setas no método de diagrama de seta, com um Nó ou Evento em cada extremidade. As atividades levam tempo e recursos a serem executados e servem como os blocos de construção da rede.

Inter-relação de atividades

As atividades estão logicamente inter-relacionadas na rede e cada uma delas tem uma duração razoável. As durações devem ser estimadas com razoável certeza para que este método seja bem-sucedido. Para que uma atividade comece, todas as atividades anteriores imediatas devem ser concluídas. Se uma atividade começar antes que suas atividades precedentes sejam concluídas, a atividade deve ser subdividida para honrar a lógica da rede.

São usadas atividades simuladas apenas para mostrar relações entre atividades e não têm duração de tempo. Elas são usadas como restrições para as atividades seguintes.

A rede na Figura 2 mostra a sequência de atividades para montagem de equipamentos. Atividade A montagem não pode ser iniciada até que a placa de base seja instalada na base, o equipamento é entregue e o guindaste é montado ao local de trabalho. A linha pontilhada representa uma atividade simulada. É uma restrição para a atividade de ereção começar.

Figura 2

O próximo post trata do cálculo do projeto e designadamente a sua duração.

Tipos de contratos e impactos de atrasos

TIPOS DE CONTRATOS (1)

Os planos dos projetos de construção são tipicamente comprimidos em projetos de execução rápida. Para acompanhar as pressões competitivas, torna-se absolutamente essencial para as empresas controlar os projetos, usando todas as ferramentas de acompanhamento e monitorização. Além disso, com baixas margens de lucro e envolvimento de muitas partes ao mesmo tempo, estes projetos têm risco inerente de deslizamentos de tempo e subsequentes perdas financeiras.

Por conseguinte, é muito importante que os potenciais atrasos sejam analisados ​​com bastante antecedência e atenuados com a implementação de soluções adequadas. Mesmo assim, o plano pode escorregar e é de extrema importância manter um registo dos atrasos decorrentes de várias razões, especialmente as das outras partes. Isto é. O proprietário, o contratante geral ou o subcontratante, desde a fase de projeto até ao comissionamento do projeto. 

Os documentos constituem a base para a análise da reivindicação de atraso numa data posterior, de modo a poupar uma parte das perdas causadas por uma falha da outra.

O objetivo deste trabalho é olhar praticamente todos os aspetos relacionados com a análise de atraso num projeto de construção, seguido de um estudo de caso. Embora este trabalho detalhe praticamente todos os aspetos relacionados com a análise de atrasos e reclamações, o foco será no contrato de montante fixo do ponto de vista de um contratante, uma vez que comporta o risco máximo para um contratante.

Como é o documento do contrato que detalha as políticas em caso de reclamações de atraso, a secção seguinte discutirá vários tipos de contratos e fatores para decidir o tipo de contrato antes de o aceitar formalmente.Tipos de Contratos

Um contrato é um acordo legal entre o dono da obra e o contratante para a conclusão bem-sucedida do projeto e detalha as orientações abrangentes, incluindo as de atraso e interrupção do trabalho por várias razões. O dono especifica e paga pelo trabalho enquanto o Contratado executa o trabalho para obter lucros. As partes envolvidas devem LER O CONTRATO COMPLETO antes de formalmente entrar nele.

Tipos de Contratos

Vários tipos de contratos são predominantes na indústria da construção, dependendo das prioridades do dono e do acordo mútuo entre este e o contratante. Os tipos mais populares de contrato que são usados na indústria da construção são detalhados abaixo:

Contrato de preço lump sum

Num contrato de preço global, o contratante concorda em realizar o trabalho especificado por um preço fixo. Se o proprietário quiser fazere algum trabalho extra, deve ser finalizada uma variação no contrato com acordo mútuo, o que pode afetar o cronograma, o custo ou ambos. É da exclusiva responsabilidade do contratante concluir o trabalho e permanecer no preço fixo orçamentado. O preço tem de ser o mínimo possível para permanecer competitivo enquanto licitação, mas também não deve ser impraticável para fazer ocorrer em perdas. Uma vez que o equilíbrio ótimo é procurado ao licitar o montante, este tipo de contrato é normalmente utilizado em que o método tradicional de construção é usado e há condições mínimas de desvios significativos. Neste contrato, o contratante possui o risco total, mas tem o incentivo máximo também para a conclusão antecipada. Para o proprietário, a vantagem está na licitação competitiva.

É muito importante para o contratado monitorizar continua e progressivamente o cronograma e o custo e manter o orçamento no caminho certo. Atrasos podem consumir a margem de lucro do contratante e / ou causar danos líquidos ao dono da obra, conforme as condições do contrato.

Contrato de custo mais margem

O contrato de custo mais margem prevê normalmente que o contratante deve fazer o trabalho, obter o reembolso para o material e custo de trabalho e uma taxa de lucro em cima do reembolso. Esta taxa é geralmente uma percentagem do custo final do projeto ou uma margem fixa. Este método fornece pouco risco para o contratante mas também o lucro será pequeno. Aqui o dono assume o risco máximo e está exposto ao excesso de custos devido ao mau desempenho do contratante. Este contrato é usado quando o tempo e a qualidade são de primeira importância. Uma variação deste contrato é o Contrato Máximo Garantido, onde o valor máximo é limitado, se o contratante atrasar desmedidamente e os custos excedentes forem demasiado elevados.

Contrato de preço unitário

O Contrato de Preço Unitário permite que o contratado obtenha quantidades estimadas de itens de trabalho definidos e, por sua vez, seja pago por cada unidade executada. O pagamento total é baseado nas unidades de trabalho efetivamente realizadas e medidas no terreno. Este tipo de contrato é normalmente utilizado para um número relativamente pequeno de postos de trabalho e quando as estimativas definitivas podem ser preparadas para calcular as quantidades com um certo grau de precisão. Neste contrato, o risco é partilhado igualmente entre o dono e o contratante.

Fatores que afetam os contratos

Os seguintes fatores afetam os tipos de contrato a ser executado:

·         Extensão da definição do âmbito de trabalho

·         Integração de aceleração para concluir o trabalho

·         Atribuição do nível de risco entre o dono e o empreiteiro

·         Especialização do contratante / dono da obra no campo de assunto

·         Condições gerais de mercado

É claro que a alocação do nível de risco é um fator importante para finalizar o tipo de contrato executado. Como referimos acima, o risco de deslizamento do plano é um fator subjacente para praticamente todos os contratos de construção. Portanto, torna-se imperativo discutir os fundamentos de controle do plano, o que ajuda a acompanhar o progresso em projetos e tomar ações corretivas de tempo a tempo.