"Por favor, prossiga com as mudanças."
Essa frase familiar usada por muitos, mas não escrita ou documentada corretamente, pode causar grandes problemas. A documentação das decisões nos projetos de construção não apenas economiza tempo e dinheiro, mas também deve ser uma prática recomendada em todos.
Existem muitas ferramentas e recursos para usar e capturar
decisões ou compromissos importantes, mas o que é considerado como tal? Como
pode preparar-se para uma reclamação ou situação em potencial que precisa de
documentação? Vamos sugerir algumas informações sobre como documentar
adequadamente as decisões em projetos de construção.
O que são considerados
«documentos importantes»
Para começar, precisamos definir o que podemos considerar
como documentos importantes.
Plantas, desenhos de engenharia, e-mails, âmbito de trabalho
e propostas são itens críticos que devem ser mantidos por muitos anos. Uma
ótima maneira de alcançar o processo apropriado de retenção de documentos é
usar sistemas para acompanhar as alterações e documentos. No entanto, às vezes é
importante acompanhar e entender o contexto do diálogo. As cópias folha de
pagamento e as coberturas do seguro também podem fazer parte dessa lista e as
cópias originais das mesmas devem ser mantidas por um período maior de tempo.
Documentar as decisões
Em primeiro lugar, é imperativo estabelecer um plano de
comunicação para garantir que as partes interessadas certas estejam conscientes
e sejam notificadas das decisões. A decisão simples, como pequenas alterações
no âmbito, é capturada por meio de comunicações informais, como cartas ou
e-mails, antes de serem formalizadas e é assim, evidenciada-
Os ajustes do contrato precisam seguir a proposta e o âmbito
é esclarecido, debatido e aceite por todas as partes, entre outros itens-chave
relativos ao seu projeto. São todas estas coisas que se repetem e que devem ser
documentadas.
Documentação de proposta e de Âmbito
Durante o processo de pré-licitação e pré-construção, muitas
decisões são tomadas. São recebidos e-mails ou participará em teleconferências
sobre quais novos âmbitos ou esclarecimentos são feitos e, assim que possível, precisará
adicionar essas alterações ao âmbito e compartilhar essas informações com o dono
do projeto ou o seu representante.
O processo de documentação deve conter estimativas, orçamentos,
retiradas, informação de preços unitários, ofertas de fornecedores e encargos de
trabalho que suportam os ajustes necessários.
Documentar as datas de quando você recebeu aprovação para
emitir um pedido de compra é importante se precisar comprovar atrasos no
material ou nos pedidos de compra associados às decisões. A documentação
correta exigida para materiais e compras deve incluir a data de aprovação do
material, pedido de compra e um documento com a data de entrega que o
fornecedor está a indicar.
Para documentar essa decisão, o pedido de compra deve
referenciar ou estar vinculado a uma seção específica do contrato e da especificação.
Certifique-se de que o aprovador recebe e assina uma cópia, assim como o
proponente, com anotação da data de aprovação e da data de entrega.
Isto merece uma atenção especial. Toda a vez que uma
decisão importante é tomada, é imperativo registar ou produzir um instantâneo
do cronograma real, documentando em que momento a decisão foi tomada.
Esse instantâneo pode servir como referência para documentar
quaisquer mudanças no cronograma que são necessárias após a decisão. Neste
ponto, o cronograma deve ser estabelecido e guardado em conjunto com a
documentação exigida que fez parte do processo de decisão. Além disso, capture
uma comparação entre a programação de pedido de proposta e a programação atual.
Recomenda-se documentar duas semanas de antecedência e adicioná-las ao arquivo
de mudanças.
Comunicações Diárias
Esta é outra questão importante a considerar durante o
processo de documentação. Designe uma pessoa que possa armazenar e acompanhar
os registos diários do projeto, notas de campo, condições climáticas, entrega,
visitas oficiais do governo e conversas informais.
Esses arquivos devem ser mantidos e devem estar associados a datas e negociações afetadas pelo processo de decisão. Para cada questão, deve ser criado um registo separado e arquivado. Os registos de pedidos de mudança também devem ser mantidos e o registo deve incluir datas de vencimento, responsável, data de aprovação, especificações referenciadas e data de envio. Informações semelhantes devem ser registadas para desenhos, RFIs e especificações de projeto atualizadas.
Os carimbos de tempo normalmente são gravados na maioria dos documentos e os nomes legíveis são necessários para identificar quem recebeu ou assinou o documento, arquivo e / ou material. A hierarquia da equipe do projeto é importante para decidir se um gestor de projeto pode autorizar mudanças ou se precisa obter a aprovação de alguém superior na cadeia de comando.
Todos estes documentos devem ser mantidos e compartilhados com a equipe do projeto por meio de meios eletrônicos, desde que estejam disponíveis no futuro e sejam armazenados e documentados em ordem cronológica e por assunto.
Evidência Física
Com a mais recente tecnologia, recomenda-se gravar uma
imagem aérea usando drone junto com fotos e outros vídeos, capturando recursos
visuais sobre o status do projeto. Tire fotos em cada local antes do início do
trabalho e continue o trabalho concluindo com uma revisão final após a
conclusão do trabalho.
Essas fotos devem ser tiradas pelo menos uma vez por semana ou,
de preferência, com mais frequência. Certifique-se que revê os documentos do
contrato para se certificar de que seguiu o processo contratual para documentar
as comunicações do projeto.
