quinta-feira, março 18, 2010

O que é a WBS?

 

Esta coisa da Gestão de Projectos de que toda a gente acha que sabe alguma coisa, senão tudo, e que é reduzida à expressão «isso é feito com o Project», como se um programa de computador fosse equivalente a uma metodologia de conhecimento, é muito mais complexa. No nosso mercado, estes conhecimentos têm muitas lacunas e mesmo o completo desconhecimento quando se trata de ferramentas de pensamento essenciais para planear de forma adequada. Hoje vamos tentar responder à pergunta o que é a WBS?

IMG00413Uma WBS (Work Breakdown Structure) ou Estrutura de Decomposição do Trabalho representa de forma consistente as actividades de topo requeridas para concluir o projecto. O foco desta WBS pode ser quer o Produto (resultado) quer o projecto, ou ambos. Os elementos da WBS são numerados usualmente e este sistema de numeração pode ser organizado de diferentes formas. O propósito primário de uma WBS é desenvolver ou criar conjuntos pequenos e geríveis de trabalho denominados Work Packages.

Assim a WBS

  • Serve como plano base do âmbito do projecto
  • É uma das mais importantes ferramentas de gestão de projecto
  • Está na base do planeamento, estimação e controlo do projecto
  • Permite visualizar todo o projecto
  • Sublinha que trabalho NÃO incluído na WBS NÃO faz parte do projecto
  • Reforça a adesão da equipa ao projecto
  • Serve de mecanismo de controlo para manter o projecto na data prevista
  • Permite estimativas mais exactas de custo e tempo
  • Serve de redutor do derrapar do âmbito do projecto

A WBS não deve ser confundida com::

  • A OBS ou Estrutura de Decomposição Organizacional
  • Lista de Materiais
  • Estrutura de Decomposição do Risco
  • Structure de Decomposição dos Recursos

Esta ferramenta está relacionada directamente com o agendamento de um projecto. No fundo, é uma decomposição funcional das actividades de um projecto, em que o trabalho total do projecto é sucessivamente decomposto em subtarefas. Começa pelo objectivo final a atingir e requerido e sucessivamente subdividindo em componentes geríveis em termos de dimensão e complexidade, desta forma por exemplo: programa, projecto, sistema, subsistema, componentes, actividades, sub-actividades e elementos de trabalho.

Dicionário da WBS

Quando a WBS construída é extensa ou se as categorias do seu conteúdo não são óbvias, para os membros da equipa de projecto, pode ser útil escrever um Dicionário da WBS. Este documento irá descrever cada elemento da WBS e pode ainda dizer o que não é um elemento.

Os benefícios de utilizar uma WBS são:

  • Reforço da equipa de projecto em torno de um mapa único do trabalho
  • Oferece uma estrutura para identificar os projectos separadamente das organizações, sistemas de custos, fontes de financiamento
  • Clarifica as responsabilidades
  • Concentra o foco do projecto nos seus objectivos
  • Força um planeamento detalhado e a respectiva documentação
  • Identifica Work Packages específicos para a respectiva estimação e alocação de trabalho.

A Work Breakdown Structure (WBS) é um ponto central no esforço de planeamento do projecto. Não é possível desenvolver um realístico plano para um projecto sem primeiro se desenvolver uma WBS que será detalhada o suficiente para permitir uma significativa identificação de todas as actividades do projecto que devem ser concluídas. O processo de criação de uma WBS é muito importante, porque durante este processo de decomposição do projecto, o gestor do projecto e a equipa, bem como todos os gestores funcionais envolvidos são forçados a pensar acerca de todos os aspectos do projecto.

Resultados específicos da WBS

Uma WBS é uma técnica de decomposição de um projecto nos seus elementos constituintes. As actividades mais pequenas, denominadas Work Packages, devem ser identificadas como unidades geríveis que podem ser planeadas, orçamentadas, agendadas e controladas. A WBS indica a relação entre a estrutura organizacional e os objectivos do projecto e as suas unidades e dessa forma oferece uma base firme para planear e controlar o projecto.

A WBS deve ser orientada ao produto ou orientada à actividadem e deverá incluir todo o esforço necessário, que deve ser levado a cabo para atingir o objectivo final. Porque ela identifica o trabalho exigido para alcançar um objectivo ela ajuda a identificar os interfaces necessários e desta forma é muito útil em projectos complexos. Contudo, tem uma limitação importante, ela não mostra o tempo das actividades o que implica a utilização de outras ferramentas.

Luís Quintino

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