Processos que apoiam o sucesso em projecto

Recentemente numa sessão de formação em Gestão de Projecto um participante levantou o problema do insucesso em projecto sugerindo a necessidade de aprofundamento do estudo das principais causas objectivas desse facto. Os fracassos assentam em erros, mas eu acredito que estes fracassos nos projectos resultam de pobre Gestão de Projecto e Portfólio – ou mesmo a total ausência desses processos.

Há, entretanto, algumas coisas que podem ser feitas para melhorar de forma drástica as oportunidades de sucesso dos projectos.

Sponsor do Projecto

A maioria dos projectos são hoje encomendas que são acompanhadas pelos clientes através da nomeação de um responsável – o sponsor.

A falta de empenhamento apropriado do Sponsor do Projecto pode destruir qualquer projecto. Para além de fornecer a potência que permite ultrapassar as questões e riscos que ameaçam inevitavelmente todos os projectos, os Sponsors do Projecto oferecem uma ligação directa com a Liderança e Estratégia Corporativa.

Estudos recentes comprovam que quanto mais eficaz for esta ligação à estratégia de negócio mais eficaz será o progresso. Ao contrário, uma ligação quanto mais ténue for a ligação entre o projecto e a estratégia, mais desafios serão encontrados pelo projecto. Os Sponsors devem ainda assumir o controlo de performance do projecto para garantir que este se mantenha no curso certo para cumprir os objectivos da estratégia – monitorizando simultaneamente a performance de projecto e a direcção estratégia corporativa (que pode ser mudada durante o decurso do projecto).

Definição pobre do projecto

Os projectos mal definidos estão amaldiçoados à partida. É imperativo que todos os projectos possuam objectivos de negócio e técnicos concretos e uma compreensão exacta e descrição do que se vai realizar com eles. Nada garante melhor que os projectos são correctamente definidos do que o cumprimento de um confiável processo de caso de negócio do projecto – em Portugal seria denominado um estudo de viabilidade – e um processo de definição de charter do projecto (o mapa das estradas para guiar o projecto) para ser seguido «religiosamente» por todos os envolvidos.

Este Caso de Negócio do projecto confiável fornecerá os dados necessários para determinar não só se o projecto deverá ser realizado mas também se poderá ser feito. Logo que aprovado este Caso de Negócio um compreensivo Charter do Projecto irá descrever o Quem, Quê, Onde e Quando do projecto. Então o que deverá ser incluído neste Caso de Negócio? Algumas sugestões de elementos frequentemente não incluídos ou não respondidos nos casos de negócio, como:

Os benefícios de negócio que são alvo e o seu alinhamento com a estratégia de negócio – quem do negócio ficará responsável por os garantir.

• As mudanças no negócio necessárias para criar um valor adicional
• Os investimentos necessários para fazer as mudanças de negócio
• Os investimentos requeridos para mudar e adicionar novos serviços, bens ou produtos
• Os custos de negócio para operar da forma alterada
• Os riscos inerentes em todos os referidos acima incluindo quaisquer constrangimentos ou dependências
• Quem terá de prestar contas pela criação com sucesso do novo valor óptimo
• Como serão monitorizados o investimento e a criação de valor através de todo o seu ciclo económico e quais as métricas utilizadas.

(Elementos retirados do Business Case da Val IT Framework)

(continua)