Aquilo que deve aceitar, em primeiro lugar, é ninguém realmente conhece o que se está a fazer e como é que as pessoas realizam o seu trabalho, nem os trabalhadores nem os gestores.
Pode parecer óbvio que quanto mais alta é a função de gestão menos se como compreende verdadeiramente como é realizado o trabalho. Contudo, não só os gestores muitas vezes não têm ideia como os processos são realizados, como muitos dos trabalhadores também não vos conseguem dizer quando lhes é perguntado.
Centenas de anos de melhorias nos processos de fabrico permitiram realçar dois factos acerca do fluxo de trabalho (workflow). Primeiro, só aqueles que realizam as tarefas de trabalho têm as competências para realizar o trabalho; e, segundo, não pode perguntar ao trabalhador o que está a fazer, já que ele interiorizou muitas das competências das tarefas.
Por outras palavras, só aqueles que estão a fazer o trabalho sabem como fazê-lo e não lhes pode perguntar acerca do trabalho porque não estão conscientes de todos os pequenos passos. Esta questão fundamental de desconexão vem ocorrendo em todos os programas de melhorias de processos desde o princípio do controlo dos processos.
Os profissionais de Recursos Humanos denominam documentação à análise de tarefas realizada por um profissional de análise de funções. Nesta análise profissional das tarefas observa-se o perito do assunto em questão e regista-se o que ele está a fazer. Não se pergunta o que ele planeia fazer, mas antes se regista o que ele, na realidade, fez.
Se lhes pedimos para escreverem o que estão a fazer isto irá resultar em processos incompletos e fraca documentação de fluxo de trabalho.
Verificamos depois que estes passos «perdidos» são elementos chave do fluxo de trabalho e esconderam verdadeiras questões ou oportunidades. Comece por pôr de lado ideias pré-concebidas sobre o que está «certo» e «errado», antes clarificando os propósitos e o que se espera ser realizado no resultado final.
Independentemente do pensa que sabe, o trabalho que realmente está a ser feito e como é realizado é diferente. Esteja preparado para grandes surpresas!
Sem comentários:
Enviar um comentário