Serviços Especializados de Gestão de Projecto

Numa óptica empresarial orientada a custos, é normal que as empresas olhem para a gestão de projecto como um serviço complementar e que cai fora da cadeia de valor.
Como se pode então apresentar a gestão de projectos?
Que vantagens deve conter a gestão de projectos quando apresentada numa óptica de serviço básico no desenvolvimento de um projecto, entendida como um garante da qualidade das entregas e que, consequentemente, deve ser desempenhada por profissionais especializados para o efeito?
Podemos enunciar sete vantagens, que passaremos a desenvolver resumidamente a seguir:
1. Conhecimentos metodológicos;
2. Experiência acumulada;
3. Visão global do projecto;
4. Enfoque específico nas actividades de gestão;
5. Enfoque nos processos que acrescentam valor;
6. O gestor como garante da qualidade;
7. Imparcialidade das decisões.
1. Conhecimentos metodológicos
A gestão de projecto especializada assenta numa formação específica baseada em conhecimentos metodológicos estruturados em boas práticas de implementação de projectos, que incorporam o conhecimento de décadas de projectos em áreas empresariais diferenciadas, para além das SI/TI.
O Project Management Institut e a sua norma – PMBoK, é um bom exemplo no desenvolvimento de boas práticas de gestão de projectos. Este instituto, com sede nos Estados Unidos, junta actualmente cerca de 150 mil profissionais espalhados pelo mundo, que estão reunidos activamente com o intuito de realizar, divulgar e melhorar as práticas de gestão de projecto.
Estes conhecimentos metodológicos, baseados em áreas de conhecimentos, são aplicados na gestão de projecto especializada de acordo com o tipo de projecto em causa. Os gestores de projecto que são contratados exclusivamente para realizar actividades de gestão de projectos aplicam-nas de acordo com o timing e tipo de projecto em causa.
2. Experiência acumulada
Quando a gestão de um projecto é atribuída a alguém da organização puramente por se tratar de um profissional sénior, normalmente é porque esse indivíduo tem conhecimentos e experiência relativamente ao produto que vai ser desenvolvido, e não por conhecimentos de gestão.
A vantagem dos gestores que trabalham na área da consultoria especializada, designadamente da gestão de projecto, tem a ver com o facto de disporem de maiores conhecimentos do mercado, de uma visão mais alargada das boas práticas existentes, e de maior experiência no trabalho desenvolvido numa óptica de projectos, permitindo-lhes assumir uma posição de mentor e, por vezes, propondo melhorias aos próprios processos da empresa que os contrata.
3. Visão global do projecto
Quando os projectos atingem determinada dimensão, existe a necessidade natural de os dividir em sub-projectos e atribuir responsáveis a esses mesmos sub-projectos. Esses responsáveis são normalmente elementos com experiência específica na componente principal desse sub-projecto ou resultado, desconhecendo por vezes as necessidades dos outros sub-projectos.
A existência de um corpo de gestão de alto nível, permite criar um papel de gestor de projecto que detém conhecimentos dos vários sub-projectos, das formas de relacionamento entre eles e das respectivas dependências. Somente desta forma se consegue atingir e garantir que o projecto, no seu todo, atinge os objectivos inicialmente traçados.
4. Foco específico nas actividades de gestão
Actualmente o mercado já se encontra receptivo para contratar serviços especializados de gestão de projectos que detenham uma visão global do projecto, quer na sua vertente mais comercial, quer na sua vertente mais técnica.
A típica evolução de carreira assenta numa normal evolução, começando como técnico que realiza, para passar depois a responsável que coordena. Normalmente, quem tem gosto pela realização tende a refugiar-se naquilo que mais domina, no seu território de conforto. A actividade de gestão especializada tem a vantagem de dividir e orientar as tarefas para uma óptica de responsabilização, de forma a garantir o cumprimento de prazos e a qualidade de produto. O gestor deve gerir, enquanto o técnico deve construir.
5. Foco nos processos que acrescentam valor
A gestão de projectos é uma actividade que engloba uma grande quantidade de processos e as respectivas actividades. A gestão de projecto, quando contratada em regime de outsourcing, torna-se num serviço que, à priori, realiza um estudo prévio aos projectos, de forma a distinguir os processos que podem ser aplicados e que vão acrescentar valor.
Pegando, por exemplo, no conjunto de áreas de conhecimento da norma PMBoK, o gestor de projecto vai preocupar-se em distinguir quais delas se podem aplicar ao projecto em causa e verificar quais os processos que podem ser utilizados. Este estudo prévio serve como apresentação do trabalho a realizar pelo gestor e constitui o próprio âmbito do trabalho de gestão a desenvolver pelo mesmo.
6. O Gestor como garante da qualidade
Quando existe num projecto um gestor que provém de uma empresa terceira, o cliente final tem normalmente duas abordagens: ou considera estranho haver necessidade de contratação de um terceiro para gerir o projecto; ou então considera positivo existir uma terceira entidade externa ao contrato estabelecido que deu origem ao projecto, olhando para o gestor como alguém que abrange a totalidade do projecto e que, pelo facto de ser externo à empresa que detém o projecto, actua numa óptica de controlo e garantia da qualidade da entrega.
7. Imparcialidade das decisões
O gestor de projecto que não pertence aos quadros da organização que detém o projecto, tem normalmente uma capacidade de imparcialidade que qualquer outro elemento interno não possui. Esta imparcialidade possibilita o corte de determinados vícios existentes na empresa que o contrata e que são, por vezes, negativos para a dinâmica de uma realização orientada a projecto. Esta imparcialidade possibilita também que o gestor seja visto como um conselheiro pela direcção do projecto e da empresa.