As desvantagens do Percent Complete

 

ou O Acompanhamento e Controlo do Projecto em MS Project

Quando um gestor de projecto chega à ocasião em que se torna necessário recolher o real progresso há uma tendência para actualizar a informação colocando um valor no campo Percent Complete (% complete) para as actividades. Isto acontece por duas razões:

– As empresas podem considerar difícil obter dados referentes ao trabalho real dos membros da equipa.

– Também a barra standard de tracking do programa baseia-se neste método e assim esta parece ser a escolha mais lógica.

Apesar deste procedimento parecer o mais fácil, quer do ponto de vista da obtenção de informação dos vários membros da equipa e a quantidade de tempo que é necessária para actualizar o plano, há desvantagens na perspectiva de se obter um exacto calendário de execução do projecto. Quando se acompanha o progresso com a introdução de Percent Complete o Project pode mudar os valores nos campos de Work. E certamente não é isso que é pretendido se o projecto foi aprovado com base numa determinada quantidade esforço de trabalho.

Como Percent Complete afecta o calendário restante

Quando se actualiza o Percent Complete da actividade, o Project multiplica o campo de Duração da Actividade (Task Duration) pela percentagem introduzida e introduz esse valor como a duração real (Actual Duration). De seguida marca tantos períodos de tempo desde o início da actividade como estando concluídos, utilizando as atribuições das alocações planeadas durantes aqueles períodos de tempo. O trabalho planeado nesses períodos de tempo fica agora marcado como trabalho real concluído (actual work completed).

O Project assume que o trabalho se desenrolou conforme planeado e isto pode muitas vezes ser irrealista.

Assim, se pretende introduzir o tracking com o Percent Complete e pretendemos que o Project reflicta com precisão o progresso planeado, deve então mudar o Work e as Units da alocação do recurso conforme a execução real antes de introduzir a percentagem

E se houver recursos múltiplos numa actividade?

Outra desvantagem de introduzir os dados como Percent Complete é que este campo existe ao nível da actividade e não ao nível da alocação do recurso (resource assignment level).

Quando entramos uma percentagem, o Project assume que todos os recursos estão a progredir com o mesmo ritmo. Isto pode não ser verdade, especialmente nas instâncias em que os recursos possuem diferentes responsabilidades. Se um recurso concluiu 75% da sua atribuição e outro somente 25%, seria mais acertado introduzir Percent Work Complete (Campo:  %Work Complete) , para cada um dos recursos alocados. Desta forma o Project vai calcular o Percent Complete ao nível da actividade no seu todo mas não se evitaram os outros problemas acima referidos. O trabalho completado continua a ser registado como tendo sido desenvolvidos nos dias para os quais se encontrava originalmente planeado.

 

E o trabalho em falta?

Há ainda outro problema decorrente da utilização da tabela de Tracking. Quando se acompanha por Percent Complete, o Project faz muitas assumpções de outros campos relacionados com o progresso real. Estamos e facto a recolher a percentagem da duração que está concluída, e desta forma o Project actualiza a Actual Duration e Remaining Duration com base no valor de Percent Complete. Os campos Actual Work e Remaining Work também são valorizados se manteve a opção pré-definida de option 'Updating task status updates resource status', no separador de Calculation das Options do programa.

Na tabela de Tracking podemos ver o Actual Work, mas não está lá o Remaining Work ( na versão pré-definida da tabela. A única forma de o Project re-planear a actividade (ou seja reavaliar a data de Fim) é estimar uma nova quantidade de trabalho que é necessário realizar para completar a actividade.

Quando se decide re-planear a data de fim da Actividade (Finish Date) actualizando o campo da duração restante (Remaining Duration) , o que parece ser o método preferido do Project com base no design da tabela de Tracking, corre-se o risco de modificar o total de trabalho da actividade. Tal ocorre se o tipo de Actividade (Task Type) está estabelecido para Fixed Units (pré-definido no Project) ou Fixed Duration. Ainda é pior se estamos a fazer a monitorização sem utilizarmos a tabela e sem incluirmos nela os campos que necessitamos.

O que deve fazer um P. M.

A verdadeira solução para tudo isto é monitorizar o trabalho realizado e o trabalho em falta (Actual  and Remaining Work) e não o Percent Complete e para fazer isto deve utilizar-se a grelha de tempo e não a tabela de Tracking.

Lembre-se que se não se introduzir valores a 0 para todos os dias em que o trabalho não ocorreu ainda é possível de planear o trabalho em falta. Se está preocupado com a quantidade de trabalho e de tempo que levará para actualizar o plano que contenha muitos recursos e actividades e realizar estas tarefas de forma regular.

Enfim

A linha de orientação é que para que o Project calcule com eficência e exactidão o plano:

Crie uma vista que mostre a informação crítica e que reflicta o progresso real e o trabalho que falta realizar.

• Recolha o trabalho realizado de acordo com o tempo.
• Recolha o trabalho em falta.
• Re-planeie o trabalho em falta