Liderar os seus projectos

O sucesso como Gestor de Projecto não se alcança sendo somente um bom gestor, para além disso tem de se ser um Líder.
Não há uma cartilha para criar Líderes mas alguns conselhos ajudam a melhorar as nossas competências e em tornarmo-nos líderes e levarmos avante os projectos com sucesso.
A principal diferença entre um líder e um gestor é que o «líder» é responsável por estabelecer os objectivos e motivar a equipa para os atingir. Enquanto o gestor é responsável por coordenar o trabalho para atingir os objectivos estabelecidos.
Aumentar as suas competências de liderança passa por:

• Estabelecer metas: Comece por definir objectivos claros de projecto e escalas de tempo para os alcançar. Depois crie um mapa claro e transparente que possa ser seguido pela sua equipa e que permita que todos saibam o que deve ser feito e quando.
  Utilize uma metodologia de projecto para o ajudar.
• Seja apaixonado: Tem de ser apaixonando por atingir as metas do seu projecto. Só a paixão conduzirá o projecto ao sucesso. Esta paixão, se verdadeira, será contagiosa e transmitir-se-á à equipa.
• Mantenha-se focado: Se pretende que os outros o sigam então tem de ser incrivelmente focado em atingir os seus objectivos. Tem de ser o trabalhador mais esforçado e a pessoa mais bem orientada da sua equipa se quer inspirar os outros a segui-lo.
• Identifique os valores: Tem de pensar em que valores se quer fundar como líder e logo que os identificar – tem de se reconhecer permanentemente com estes. Bons valores para assumir como líder incluem abertura, honestidade, confiança e integridade. Lembre-se que são os seus valores que o definem como pessoa. Valores fortes são críticos para uma forte liderança.
• A sua liderança: Precisa de pensar acerca do seu estilo de liderança e assegurar-se que o segue. Essa é a forma como quer que os outros o percebam. Quer que os outros o vejam duro ou suave, formal ou informal, estrito ou relaxado, etc. Lembre-se que o seu estilo de liderança deve adaptar-se à sua natureza pessoal e deve também corresponder ao tipo de equipa que dirige.

As pessoas só o irão seguir se der um bom exemplo. Elas precisam de confiar e acreditar na sua pessoa, não só por causa da função que tem. Como é que então pode ganhar a confiança deles em si?

• Garanta o compromisso: Comece por reunir com cada membro da equipa individualmente comunicando a importância da função deles para o projecto. Faça-os sentirem-se valorizados e ganhe o seu compromisso para atingir o sucesso.
• Defina metas realizáveis: defina para cada pessoa três metas a alcançar dentro de um espaço de tempo razoável. Envolva as pessoas no exercício de definição de metas para os comprometer. Faça a revisão regular do progresso.
• Recompense a performance exemplar: Se alcançam os objectives estabelecidos, diga-lhes o grande trabalho que realizaram e reforce com o orgulho que tem de os ter a sua equipa. De seguida estabeleça novas metas, para o período seguinte.
• Desça a um nível pessoal: Tente conhecer a sua equipa a um nível pessoal. Conhecer melhor o que os motiva será valioso para os liderar no alcançar das metas que estabeleceram.
• Dê suporte: Precisa de estar disponível quando eles necessitam de si. Quer a nível pessoal como no trabalho dê-lhes todo o apoio que pode dispensar.
• Seja positivo: Tente sempre ser positivo ao relacionar-se com a sua equipa. Só olhando para o lado positivo de tudo, poderá inspirar as pessoas a alcançarem o seu melhor.

Um bom líder, necessita obviamente de boas ferramentas que o ajudem a alcançar o sucesso da equipa e dos seus projectos.

Melhorar as suas Capacidades de Apresentação

 

Numa qualquer ocasião da sua carreira terá de se levantar e apresentar ideias para uma sala cheia de pessoas. Quando o fizer vai perceber que não é tão fácil como parece especialmente quando vemos outros fazê-lo com à vontade. Para o ajudar a encontrar estas capacidades, eis aqui alguns simples conselhos…

Prepare-se com cuidado

Para fazer uma boa apresentação, precisa de uma «grande» apresentação. Comece por pensar acerca do seu tópico e na sua audiência e sobre aquilo que eles estão mais interessados. Depois, faça uma lista dos pontos-chave e escreva a estrutura geral da apresentação.

Se necessitar, escreva tudo aquilo que quer dizer e memorize-o. Apresentadores experientes não precisam de fazer isto. Mas, se está nervoso ou se é novo a fazer apresentações, por escrever tudo aumentará a sua confiança e porá os seus nervos em descanso.

No próprio dia

Use estes conselhos para oferecer uma apresentação fresca e vibrante:

• Durma bem na noite anterior. Coma um pequeno-almoço saudável e liberte a sua agenda, para ficar o mais relaxado possível antes da apresentação.
• Antes de apresentar, gaste 15 minutos à volta da sua apresentação.
• Concentre-se então na sua respiração por 2 minutos. Isto foca os seus pensamentos, relaxa-o e liberta-o dos nervos.
• Lembre-se que a abertura e o fecho da apresentação são as partes mais importantes. Ponha então aqui um esforço suplementar para a tornar memorável.
• Se esquecer alguma coisa ou fizer um erro, nunca pare e peça desculpa. Continue e tente relaxar. O erro será rapidamente esquecido.

Linguagem corporal

É costume dizer-se que 80% de uma apresentação de sucesso tem a ver com linguagem corporal e só 20% é que tem a ver com o conteúdo. Então vamos concentrar-nos nesta linguagem e dar-lhe alguns conselhos para a potenciar:

• Mantenha contacto visual com as pessoas em todo o tempo. Nunca olhe para o tecto ou para o fundo da sala, a não ser que os nervos tomem conta de si.
• Pareça confiante. Use uma postura aberta, mantenha-se alto e orgulhoso. Sorria e deixe a sua personalidade brilhar. Não seja demasiado formal.
• Lembre-se que uma linguagem corporal relaxada sugere honestidade e abertura. Ande em volta e faça uso de exemplos e de acessórios de demonstração.
• Varie o tom de voz e use gestos lentos e de mão aberta. Nunca ponha as mãos nos bolsos ou brinque com uma caneta. Mova as suas mãos para posições abertas e faça pausas para criar efeito.
• Fale lentamente e com cuidado, mas de forma apaixonada. Se é um entusiasta do tópico, então os seus ouvintes sê-lo-ão também.

Brilhe na Interacção

Encoraje a interacção com outros durante a sua apresentação. Tendo outros a falar por uns segundos, move o foco temporariamente para permitir clarear a sua cabeça e focar-se nos novos pontos-chave mais à frente. Outro truque para clarear a cabeça é fazer uma pausa enquanto as pessoas lêem um slide ou consideram pontos-chave que acabou de mencionar.

Lembre-se que falar em público é uma das coisas mais difíceis de dominar. Mas, se estiver preparado com cuidado, se levar o tempo certo e se for entusiasta acerca do assunto então irá realizar uma apresentação poderosa para os seus colegas.

Como Gerir Listas de Tarefas

Muitos Gestores de Projecto têm muita coisa para fazer. Assim acabam com Listas espalhadas por todo o lado e isto pode ser esmagador. Põe-se a questão de gerir estas Listas de trabalhos a fazer e garantir que estes são efectivamente realizados.

Para concluir o projecto com sucesso tem de ser realizadas as actividades certas no tempo certo. Por esta razão as pessoas criam “Listas de Tarefas” – para possam saber o que têm de fazer e por quem.

Mas isto não é fácil. Muitas vezes estamos a adicionar mais actividades ás listas em vez de as completar, o que faz pensar que não estamos a avançar. Aceite alguns conselhos para gerir as suas listas…

Uma só lista

Se tem listas na sua secretária, no seu carro ou em notas post-it, então é tempo de fundir todas numa só lista. A seguir agrupe os itens na lista e tente ordená-los de forma lógica. Logo que terminar isto, sentirá imediatamente como se tivesse retirado um peso de cima dos seus ombros, porque agora tudo o que tem de fazer está num só lugar. Está pronto para passar ao próximo passo…

Objectivos e datas

Sente-se agora e pense acerca do que pretende alcançar e aproximadamente quando. Escreva as suas metas e prazos. Se não está seguro quais são estes, fale com outras pessoas e tente listar as 5 coisas mais importantes a fazer e quando. Escreva-as e priorize-as para que saiba quais são os itens críticos da lista.

Defina prioridades claras

Escreva a sua lista no seu computador e priorize-a com base em:

· Os objectivos e datas

· A quantidade de trabalho que cada item levará

· A complexidade em concluir a actividade

· A importância da actividade no projecto

· Os deadlines para conclusão.

Defina o caminho crítico

Em muitos projectos nem todas as actividades são feitas. Simplesmente não há tempo para isso. Assim temos de identificar o “caminho critico” das actividades que é simplesmente aquelas que têm mesmo de ser feitas para completar o projecto. A questão que se deve colocar é: “se esta actividade de atrasar, provocará um atraso a todo o projecto?” Se a resposta é ‘Sim’, então esta actividade está no caminho crítico para o sucesso. Tem de concluir estas actividades críticas com mais alta prioridade que outras.

Gerir as suas listas

O próximo passo será estabelecer datas de conclusão para os objectivos das suas actividades críticas. Necessita então de fazer tudo o que é possível para realizar as actividades nas datas que estabeleceu. Não se preocupe com as datas para as actividades não críticas. Leva tudo imenso tempo e as coisas com o tempo mudam muito.

Em seguida, conforme vai evoluindo o projecto, assinale as actividades concluídas. E quando novas actividades surgem, decida se estas são críticas ou não e, se forem, estabeleça datas de objectivo para estas também. Mantenha a sua lista actualizada porque isto o ajudará a concluir as actividades certas na altura certa.

Seleccionar uma Metodologia de Projecto

 

A questão é"o que é uma metodologia e como selecciono e implemento uma metodologia de gestão de projecto”?

"O Que é uma Metodologia"?

Uma metodologia é um processo passo a passo para realizar projectos. Descreve cada passo em profundidade para que possa saber o que tem de fazer para concluir o projecto. Ao seguir os mesmos passos para todos os projectos que realiza irá poupar tempo e esforço nos projectos.

"Como selecciono uma metodologia adequada?"

O primeiro passo é definir os requisitos necessários. Precisamos de pensar o que necessitamos obter com a nossa metodologia, qual o tipo de conteúdo que deve conter e qual a forma como deve ser utilizada.

Por exemplo os requisitos podem ser os seguintes:

· Deve conter um Ciclo de Vida de Projecto completo

· Cada passo neste ciclo de vida deve ser descrito em profundidade

· Cada passo deve possuir modelos práticos e exemplos para ajudar a completar este passo rápida e facilmente

· Necessita de estar baseado em standards globais de gestão de projecto

· Deve ser capaz de ser utilizado em projectos de todos os tipos e dimensões

· Deve ser fácil de adaptar.

O próximo passo é rever as metodologias que são usadas actualmente na sua organização. Porquê reinventar a roda se já há algum trabalho desenvolvido internamente? Procure qualquer metodologia de projecto utilizada e compare-a com os seus requisitos para ver se os cumpre.

Se não se encontra uma comparação adequada, então talvez tenhamos de procurar adoptar uma metodologia ou criar a mesma a partir das necessidades da organização. Por vezes, a aquisição de uma aplicação de gestão de projecto conforme às normas internacionais apoia na concretização do objectivo.

Se pensamos que a metodologia existente abrange cerca de 50% dos requisitos, então é bom. Mas certifique-se que consegue adaptar as restantes necessidades para cumprir os requisitos.

Se não tivermos nenhuma metodologia em funcionamento a solução será começar a criar uma desde o princípio. Será uma tarefa que irá consumir muito tempo e irá colocar a questão de adoptar uma metodologia pré-existente ou adquirir uma no mercado.

"Como implementar a metodologia seleccionada?"

Tenhamos adquirido uma ou construído a nossa metodologia, o próximo passo sera implementá-la na organização. Isto implica:

1. Criar um Plano de Implementação.

2. Customizar a metodologia para cada projecto.

3. Formar a equipa na utilização da metodologia.

4. Assegurar que a equipa segue a metodologia.

5. Melhorar continuamente a metodologia.

Aqui está! Através da selecção e implementação de uma metodologia para os seus projectos pode concluir mais rápida e facilmente as actividades.

O Valor dos Modelos de Projecto

A maioria dos Gestores de Projecto têm documentos antigos espalhados pela secretária e armários aos quais se referem e relêem quando iniciam novos projectos. Mas leva tempo para procurar por tudo isto e encontrar aquilo que precisamos, só para depois reescrevermos tudo de novo para o novo projecto. Nesta altura, pensamos que já deveríamos ter os modelos comuns aos projectos.

Há algumas razões fortes que levam os gestores e as equipas a considerarem os modelos muito úteis. Estas são:

Poupam tempo

Em cada projecto têm de ser criados novos documentos para planear, acompanhar e reprotar o status. Estas tarefas tomam tempo, especilamente quando muitos dos documento que criamos vai ser único. Assim , para poupar tempo, utilize modelos para criar os seus documentos rápida e facilmente.

Se os documentos que usamos estão bem escritos, então devem ser pré-formatados com todas as suas secções, tabelas e gráficos que são necessários. Desta maneira, pode evitar ter de formatar os seus documentos e focar-se de forma pura no conteúdo. Em média, a maioria das pessoas poupa 25% do seu tempo a completar documentos de projecto quando utilize modelos pré-formatados.

Os modelos guiam

Para além do tempo que nos poupam, os modelos bem escritos conduzem-nos através das secções necessárias para escrever os seus documentos do princípio ao fim. Eles dizem-nos o que deve ser escrito, como e onde. Oferecem uma direcção de tal forma que se torna transparente o que deve ser feito para completar o documento.

Tornam as coisas mais fáceis

Um modelo de boa qualidade poderá transformar a actividade de criação de um documento de projecto tão fácil como 1-2-3. Não necessita de se preocupar com o que deve constar do seu documento, como formatá-lo e como escrevê-lo. O modelo ir-lhe-á dizendo qual a informação que deve ser introduzida e deverá incluir exemplos práticos para o ir ajudando no caminho.

Aumentam a sua qualidade

Faz sentido que se utiliza modelos de alta qualidade então produzirá documentos de projecto de alta qualidade. Os modelos devem ser desenhados profissionalmente, escritos por especialistas e alinhados com os melhores standards mundiais.

Reforçam a confiança

Alguma vez lhe pediram que escrevesse um documento com o qual estivesse pouco familiarizado ou que nunca tinha escrito antes? Se sim, então pode usar um modelo para obter o layouts, as tabelas, os gráficos e as instruções de conclusão na ponta dos seus dedos. Só necessita de preencher os intervalos.

Com a utilização de um modelo para completar novos documentos terá um mais alto nível de confiança no seu trabalho, associando-se ao seu caminho para a excelência em gestão de projecto.

Realizar os Projectos Mais Rapidamente

Os Gestores de Projecto estarão sempre sob a pressão de realizar mais depressa os projectos, de entregar cada vez mais rápido os resultados. De preferência, para aqueles que exigem, deveriam entregar antes do esperado! È um desafio difícil, quase impossível de enfrentar e solucionar.

Há, entretanto algumas dicas e truques para ajudar a entregar antes do deadline ou reduzir o stress ao longo do processo…

Descubra atalhos no seu Plano

Os Gestores de Projecto habitualmente gastam 80% do seu tempo a executar o projecto e 20% a planeá-lo. A razão para isso é que a fase de Execução é quando a excitação está, assim arregaçam-se as mangas e tentamos começar a executar o mais depressa possível.

Mas se gastarmos mais tempo na fase de Planeamento conseguimos então identificar atalhos que nos permitem produzir o mesmo resultado do projecto em menos tempo.

O conselho é que, quando pensamos que o plano do projecto está completo, é a altura de gastar mais algum tempo para olhar de novo para o plano do ponto de vista de optimização mais rápida dos seus resultados. Ao fazermos isto, vamos descobrir que podemos agendar as coisas para serem feitas de uma forma que leva menos tempo e, por vezes, com um esforço inferior.

Automatize as actividades manuais

Necessitamos de automatizar as nossas actividades manuais diárias para ajudar na realização mais rápida das coisas. Eis algumas das actividades manuais diárias que muitos Gestores de Projecto fazem todas as semanas e que podem ser automatizadas com software de gestão de projecto:

· Sumarizar os dados para o Relatório Semanal de Status

· Recolha de Timesheets e formulários de Despesas

· Actualizar o Projecto com os dados das timesheets

· Verificar se o projecto está no caminho certo

· Reportar os riscos, alterações e problemas.

Não necessita de realizar manualmente estas actividades. Pode investir em software de gestão de projecto que faça isto tudo por si. A sua equipa introduzirá os dados que necessita no software e agrupará e sumarizará os dados para si. Só necessita de executar os relatórios e ver o estado corrente do seu plano para se assegurar que continua no caminho certo. Este é um daqueles investimentos que se paga por si.

Faça uma gestão cuidadosa da Execução

Quando o seu projecto começa a realizar-se, faça de forma vigilante a gestão do executado relativamente ao plano. È muito fácil que o plano se mantenha na sua concha e a equipa realize as actividades na direcção oposta. Ao contrário, necessitamas de dirigir a equipa garantindo que esta só completa as actividades que estão planeadas e não outras actividades que forma apanhadas ao longo do caminho. Assim, faça uma gestão cuidadosa da Execução. Pode, ainda poupar tempo na Execução através de:

· Acompanhar de perto os seus fornecedores e sub-empreiteiros

· Mitigar os riscos e problemas antes que estes afectem o seu cronograma

· Acompanhar as actividades não críticas até à conclusão do projecto guardando tempo para estas

· Não permitir a conclusão de actividades não planeadas senão quando forem críticas

· Não implementar pedidos de alteração, senão quando forem críticos.

Duplique os Recursos

A melhor forma de diminuir a dimensão do projecto é habitualmente alocar mais recursos a ele. Contudo, isto não é possível para a maioria dos projectos devido ao seu orçamento limitado e à limitada pool de recursos disponível.

Mas isto não quer dizer que não se dupliquem os recursos para as actividades certas. Se fizermos isto, outras actividades vão ficar com menos recursos. Então porque é que isto é útil?

Na maioria dos projectos há actividades que estão no “caminho crítico” que devem ser concluídas para poder concluir os resultados previstos no projecto. Se alocarmos a estas actividades mais recursos que os necessários, poderemos em princípio concluí-las antes do esperado. E faz todo o sentido que se as actividades críticas forem completadas de forma mais rápida então todo o projecto pode ser concluído mais depressa que o esperado.

Realize em primeiro lugar as actividades críticas

Em muitos projectos as últimas 20% das actividades, levam para realizar 50% da duração do projecto. Isto acontece porque a equipa deixa para fazer no fim as actividades mais difíceis, o que faz com que coincida com o cansaço e a necessidade de férias!

Em vez disto, identifique as actividades no seu plano que são mais complexas e desafiadoras para concluir. Se possível, coloque estas actividades para o início do projecto, quando as pessoas estão frescas e entusiásticas. Vai perceber que consegue completar estas actividades em menos tempo e com um mais alto standard de qualidade do que se fossem deixadas para o fim do projecto. Com estas actividades difíceis concluídas, o resto do projecto será mais fácil de realizar.