Os Gestores de Projecto estarão sempre sob a pressão de realizar mais depressa os projectos, de entregar cada vez mais rápido os resultados. De preferência, para aqueles que exigem, deveriam entregar antes do esperado! È um desafio difícil, quase impossível de enfrentar e solucionar.
Há, entretanto algumas dicas e truques para ajudar a entregar antes do deadline ou reduzir o stress ao longo do processo…
Descubra atalhos no seu Plano
Os Gestores de Projecto habitualmente gastam 80% do seu tempo a executar o projecto e 20% a planeá-lo. A razão para isso é que a fase de Execução é quando a excitação está, assim arregaçam-se as mangas e tentamos começar a executar o mais depressa possível.
Mas se gastarmos mais tempo na fase de Planeamento conseguimos então identificar atalhos que nos permitem produzir o mesmo resultado do projecto em menos tempo.
O conselho é que, quando pensamos que o plano do projecto está completo, é a altura de gastar mais algum tempo para olhar de novo para o plano do ponto de vista de optimização mais rápida dos seus resultados. Ao fazermos isto, vamos descobrir que podemos agendar as coisas para serem feitas de uma forma que leva menos tempo e, por vezes, com um esforço inferior.
Automatize as actividades manuais
Necessitamos de automatizar as nossas actividades manuais diárias para ajudar na realização mais rápida das coisas. Eis algumas das actividades manuais diárias que muitos Gestores de Projecto fazem todas as semanas e que podem ser automatizadas com software de gestão de projecto:
· Sumarizar os dados para o Relatório Semanal de Status
· Recolha de Timesheets e formulários de Despesas
· Actualizar o Projecto com os dados das timesheets
· Verificar se o projecto está no caminho certo
· Reportar os riscos, alterações e problemas.
Não necessita de realizar manualmente estas actividades. Pode investir em software de gestão de projecto que faça isto tudo por si. A sua equipa introduzirá os dados que necessita no software e agrupará e sumarizará os dados para si. Só necessita de executar os relatórios e ver o estado corrente do seu plano para se assegurar que continua no caminho certo. Este é um daqueles investimentos que se paga por si.
Faça uma gestão cuidadosa da Execução
Quando o seu projecto começa a realizar-se, faça de forma vigilante a gestão do executado relativamente ao plano. È muito fácil que o plano se mantenha na sua concha e a equipa realize as actividades na direcção oposta. Ao contrário, necessitamas de dirigir a equipa garantindo que esta só completa as actividades que estão planeadas e não outras actividades que forma apanhadas ao longo do caminho. Assim, faça uma gestão cuidadosa da Execução. Pode, ainda poupar tempo na Execução através de:
· Acompanhar de perto os seus fornecedores e sub-empreiteiros
· Mitigar os riscos e problemas antes que estes afectem o seu cronograma
· Acompanhar as actividades não críticas até à conclusão do projecto guardando tempo para estas
· Não permitir a conclusão de actividades não planeadas senão quando forem críticas
· Não implementar pedidos de alteração, senão quando forem críticos.
Duplique os Recursos
A melhor forma de diminuir a dimensão do projecto é habitualmente alocar mais recursos a ele. Contudo, isto não é possível para a maioria dos projectos devido ao seu orçamento limitado e à limitada pool de recursos disponível.
Mas isto não quer dizer que não se dupliquem os recursos para as actividades certas. Se fizermos isto, outras actividades vão ficar com menos recursos. Então porque é que isto é útil?
Na maioria dos projectos há actividades que estão no “caminho crítico” que devem ser concluídas para poder concluir os resultados previstos no projecto. Se alocarmos a estas actividades mais recursos que os necessários, poderemos em princípio concluí-las antes do esperado. E faz todo o sentido que se as actividades críticas forem completadas de forma mais rápida então todo o projecto pode ser concluído mais depressa que o esperado.
Realize em primeiro lugar as actividades críticas
Em muitos projectos as últimas 20% das actividades, levam para realizar 50% da duração do projecto. Isto acontece porque a equipa deixa para fazer no fim as actividades mais difíceis, o que faz com que coincida com o cansaço e a necessidade de férias!
Em vez disto, identifique as actividades no seu plano que são mais complexas e desafiadoras para concluir. Se possível, coloque estas actividades para o início do projecto, quando as pessoas estão frescas e entusiásticas. Vai perceber que consegue completar estas actividades em menos tempo e com um mais alto standard de qualidade do que se fossem deixadas para o fim do projecto. Com estas actividades difíceis concluídas, o resto do projecto será mais fácil de realizar.
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