Há muitas razões para o insucesso em projectos. A boa notícia no entanto é que a maior partes das vezes estas razões estão debaixo de controlo. Leia algumas das mais importantes razões de insucesso e o que pode fazer para o evitar.
Recursos Insuficientes
O Gestor do Projecto tem recursos e orçamento insuficientes no início do projecto. Nestas circunstância deve comunicar a situação ao seu Sponsor rapidamente.
Prazos Impossíveis
O prazo final para o projecto foi sempre impossível de alcançar. O Gestor do Projecto deve comunicar ao Sponsor o mais cedo possível e lutar para ter o prazo estendido. Não necessita só de ter tempo suficiente para entregar o projecto, mas também necessita de contingência no caso de as coisas levarem mais tempo que o esperado.
Comunicação Pobre
O Gestor do Projecto não é capaz de comunicar o status do projecto à equipa e ao Sponsor. Todos pensam assim que o projecto está correr bem até que se falha um prazo. Precisa de comunicar cedo se estiver a deslizar. Não o esconda. Ao comunicar a todos que estamos a ficar atrasados, cria uma oportunidade para ajudar o projecto a colocar-se na linha.
Falta de foco
A equipa não sabe de facto o que se espera deles e desta forma não têm foco no trabalho. Têm um trabalho para fazer mas não foram informados sobre o que está em causa e foi requerido e quando. Cada um dos membros da equipa deve terem metas regulares para alcançar, devem ter prazos definidos e o gestor de projecto deve monitorizar o seu progresso em cada passo do trabalho.
Moral baixa
Falta motivação à equipa de projecto e então nada é concluído em tempo. Se quer que alguma coisa seja completada dentro do intervalo de tempo estabelecido, tem de os motivar a fazer isto através de recompensas e reconhecimento. E você deve estar também altamente motivado. Só estando saudável, relaxado e verdadeiramente motivado poderemos inspirar outros para o estarem também motivados.
Apoio do Sponsor
O Gestor de Projecto recebe pouco apoio do seu Sponsor. Não há ninguém disponível para o ajudar a solucionar problemas ou disponibilizar mais recursos ou dinheiro, quando são necessários. Se acha que não tem apoio do seu Sponsor deve comunicar-lhe isso. Seja aberto e franco com ele. Diga-lhe o que precisa e quando.
Âmbito indefinido
O âmbito do projecto está sempre a mudar e assim nunca temos um conjunto fixo de resultados. Cada vez que muda, perde-se tempo e recursos e torna-se crítica a existência de um Controlo de Mudanças. O âmbito deve ser definido claramente e de seguida ser implementado um processo que garanta que os pedidos de mudança são formalmente aprovados.
Intervalos de tempo longos
A escala de tempo do projecto pode ser demasiado longa. Ao longo do tempo os requisitos do cliente irão mudar, assim convém dividir o projecto em segmentos mais pequenos e concluir cada um como um projecto em si.
Falta de ferramentas
Não ter as ferramentas adequadas para realizar o trabalho pode também ser um problema. Com a utilização de ferramentas de boa qualidade como modelos, processos e uma metodologia de projecto poderá conduzir o projecto ao sucesso.
Envolvimento do Cliente
A falta de envolvimento do cliente provou ser fatal em muitos projectos. Necessitamos envolver o cliente ao longo do projecto para garantir que o que estamos a construir vai de encontro aos seus requisitos. Lembre-se que só se o seu cliente está verdadeiramente satisfetro o seu projecto terá sucesso.
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