A mensagem certa – às pessoas certas – no momento certo

 

Plano de Comunicação

Envie a mensagem certa – às pessoas certas – no momento certo

Para ter sucesso na gestão de projectos é necessário comunicar com clareza com todos os stakeholders do projecto. De outra forma faltará uma direcção clara à sua equipa, a moral será baixa e o seu projecto poderá ultrapassar o tempo previsto ou exceder o respectivo orçamento.

Deve então planear a sua comunicação.

1º Passo – Análise da Situação

O primeiro passo quando criamos um Plano de Comunicação é realizar uma Avaliação da Situação, o que significa simplesmente, pesquisar o seu ambiente de comunicação.

Rever a performance das comunicações dentro do projecto e identificar as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

De seguida deve identificar quaisuqer lições aprenddidas de outras comunicações realizadas, para que os erros feitos no passado aqui não se repitam de novo.

2º Passo – Objectivos de Comunicação

Bom. Assim já conhecemos as forças da sua comunicação e onde necessita melhorar. Estamos prontos para estabelecer objectivos das suas comunicações.

Liste os três maiores objectivos que quer alcançar com as comunicações do seu projecto. Por exemplo, pode querer informar os stakeholders do progresso do projecto, incrementar o suporte da gestão e melhorar a produtividade da equipa.

3º Passo – Orientações das Comunicações

Em seguida estabeleça as orientações para as suas comunicações para poder controlá-las no seu projecto. Por exemplo, pode decidir que:

· Todas as mensagens serão distribuídas através de canais pré-definidos;

· Todas as comunciações críticas serão pré-aprovadas pela gestão;

· Todas as comunicações serão adpatadas, com base nas necessidades do stakeholder.

4º Passo – Diriga-se à sua Audiência

Agora defina excatamente com quem a sua equipa irá formalmente comunicar. Recorde que as comunciações formais são métodos de controlar as mensagens enviadas pela sua equipa. Elas promovem uma visão singular e consistente do seu projecto a uma audiência especikficada para que todos tenham a mesma versão da verdade.

5º Passo – Necessidades do Stakeholder

Cada grupo de audiência a que nos dirigimos terá as suas necessidades próprias. Estes stakeholders irão requerer informação que será específica para a sua função no projecto. Por exemplo, o Sponsor do Projecto irá requerer ser informado dos riscos com prioridade alta e questões, enquanto que um Auditor de Qualidade pode necessitar ser notificado do estado corrente dos resulultados do projecto.

6º Passo – Mernsagens Chave

Seguidamente faça a lista das mensagens-chave que devem ser enviadas a cada stakeholder. As mensagens-chave podem incluir o status do projecto, questões do projecto, riscos do projecto, resultados do projecto ou recursos do projecto.

O próximo passo é definir como irá ser produzida e distribuída cada mensagem para eles através do canal apropriado de distribuição.

7º Passo – Canais de Distribuição

Há uma enorme quantidade de formas de oferecer as suas mensagens chave aos seus stakeholders (Por exemplo, email, newsletters, reuniões, conferências). Para cada stakeholder, deve identificar-se o canal que será utilizado para oferecer a mensagem-chave.

8º Passo – Agendamento das Comunicações

Agora está preparado para criar um plano de eventos de comunicação,, actividades e acções que são exigidas para oferecer a mensagem certa às pessoas certas no tempo certo durante todo o projecto. Crie um agendamento detalhado de eventos e para cada item listado especifique as escalas de tempo para a sua realização e quaisquer dependências com outros eventos incluídos no plano.

9º Passo – Eventos de Comunicação

Para cada evento na sua lista aproveite para o descrever com a profundidade possível. Assegure-se de que define o seu propósito, como ele irá ter lugar e quando deve ocorrer.

10º Passo - Matriz de Comunicações

Finalmente, a sim que tiver listado os eventos e descrito os mesmos em detalhe, deverá identificar quem os irá gerir e quem fará a revi~soa da su eficiência. Crie uma Matriz de Comunicações que indique cada evento, quem é responsável pela reunião e quem deverá fazer o relatório/acta do evento, quem tomará parte e quem irá rever o seu sucesso.

Tem assim um Plano de Comunicações que poderá ser submetido à aprovação do Sponsor do seu projecto.