Evitar enganos em projecto

 
A melhor estratégia para tratar dos enganos é, em primeiro lugar, evitar cometê-los. Mas, quando ocorrem o que fazer para navegar em segurança através deles?

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“Seja proactivo, não seja reactivo”, já ouviu certamente esta frase,. Esta é a atitude certa quando tratamos da forma de enfrentar enganos. Claro, que a ideia é prevenir a ocorrência de erros menores antes de tal acontecer. Mas o que devemos fazer para isso?
Os erros de que vamos tratar são somente os enganos.
Alguns conselhos

1: Aprenda com os enganos dos outros

Procure colegas ou colaboradores que estejam à vontade para partilhar a experiência tida com enganos similares. Na maioria dos casos, defronta-se com uma atitude muito abrangente e receptiva, ao contrário do que se poderia esperar. As pessoas que tiveram experiências similares querem partilhá-las e ajudar na resolução destes enganos.

2: Faça a sua própria pesquisa

Independentemente do muito que sabe, irá sempre enfrentar novos desafios numa base quase diária. Cada um destes desafios exige que aprenda alguma coisa nova. Ora antes de enfrentar cada problema ou questão nova deve fazer o seu trabalho de casa. O processo de aprendizagem por tentativa erro até podia ser aceitável há uns anos atrás, mas com os recursos disponíveis actualmente, há poucas desculpas para enganos feitos unicamente porque não se fez, de avanço, a preparação e pesquisa devidas.

3: Desenhe um plano

Não consegue chegar ao destino se não dispuser de um mapa das estradas. No desenvolvimento e gestão de projectos o mapa das estradas denomina-se plano do projecto. Quer seja formalmente realizado, com todas os procedimentos e métodos, quer informalmente, ele é necessário para se saber o que deve ser realizado, ou seja, como ir daqui até ali. Muitos dias de trabalho podem ser perdidos se não estamos a fazer o que é preciso. Quando o plano é feito da forma adequada irá ajudar-nos a manter um curso correcto.

4: Cumpra standards e use modelos

Existem muito boas razões para que os profissionais experientes usem o seu tempo para criar e publicar standards de indústria e de companhia. Estes standards recolhem as melhores práticas e os procedimentos aprendidos em anos de tentativa e erro.
Os modelos, que podem ser somente formulários predefinidos, podem ser úteis já que muito do trabalho já está feito de avanço e correspondendo a uma forma standard.

5: Comunicar e coordenar com outros

Se faz parte de uma equipa, é essencial comunicar com os outros membros da equipa para evitar redundâncias e para definir o trabalho a realizar com eles. O correio electrónico, as mensagens instantâneas, os relatórios de status de projecto e as teleconferências, entre outros meios, são formas de comunicar e colaborar com outros na sua equipa. Infelizmente, cada um destes meios está longe de ser perfeito. Pode gastar a melhor parte do dia a ler e escrever emails, participar em conference calls e a comunicar em mensagens instantâneas com os seus colegas, mas isso não é suficiente, embora seja uma parte do processo de gestão de projecto.
A ferramenta perfeita para comunicar e colaborar num ambiente de equipa ainda não foi inventada ou criada. Uma das ferramentas mais efectiva continua a ser a reunião de controlo, mas há que ter um método adequado para tratar das reuniões. O projecto pode ainda beneficiar da utilização de um plano de comunicação que garanta que todos os envolvidos – incluindo clientes e stakeholders – sejam mantidos informados dos desenvolvimentos do projecto.

Palavras finais

Uma das mais importantes lições que aprendi muito cedo na minha carreira é que um engano não é um engano senão quando mais alguém sabe dele. Quando se comete um engano e o vemos e, também, nos dedicamos a solucionar esse engano e, de alguma forma, somos capazes de evitar mais problemas e resolver as implicações, então o engano nunca existiu e nunca foi.
Pode parecer óbvio, mas os enganos devem ser mantidos para nós. Não há quase nunca nada a ganhar por dizer a outros que fizemos alguma coisa realmente estúpida. Pode afectar a nossa imagem e possivelmente arruinar a nossa carreira.
Agora se um destes enganos se torna conhecido da direcção ou de outros seus pares então há que enfrentar a situação e resolver um grande engano.
Fica para outra ocasião indicar alguns conselhos para isso.
Aprendemos sempre com os nossos enganos, mas estou certo que todos preferimos, em primeiro lugar, nunca os fazermos.

Iniciar um Projecto

 
A sua organização ou companhia discute a necessidade de realizar um projecto numa das áreas importantes e para um cliente central do negócio. Precisa de concentrar-se e preparar-se para o que é essencial para o cliente – garantir os resultados do projecto. Há alguns passos essenciais que devem ser tomados para obter este resultado.

1º Passo – Estabeleça a Visão

Tem de reunir com o Sponsor do projecto e acordar naquilo que deve ser realizado e quando. Precisa de estabelecer, o mais rápido possível, a data em que o projecto deve estar concluído. Tem de compreender porque é importante para o negócio esta data de fim e qual o impacto se for ultrapassada. Só assim saberá o que está em questão e qual a medida dos seu progresso.

2º Passo – Contrate os melhores

Boas equipas entregam bons projectos. É assim crítico que consiga contratar as melhores pessoas que puder pagar para a sua equipa. Tente pedir «emprestados» peritos que colaboram na sua organização e «peça» mais recursos financeiros para recrutar os melhores do mercado. Não se reduza a pessoas menos qualificadas que com mais facilidade pode seleccionar. Leva sempre mais tempo a seleccionar as melhores pessoas, mas estas irão obter melhores resultados em menos tempo. E serão mais fáceis de gerir.
Para contratar os melhores, deve definir bem as respectivas funções. De seguida publicite o perfil destas funções dentro e fora da organização. Realize curtas entrevistas iniciais e entreviste o maior número possível. Seleccione pelo menos 5 pessoas para uma segunda entrevista e escolha dois para uma short list, antes de definir o candidato escolhido. 

3º Passo – Defina o Âmbito

Com uma boa equipa e uma data de entrega final clarificada, o próximo passo é definir o que é que o projecto vai ter como resultados. Isto é denominado o Âmbito do Projecto e tem de ser documentado profundamente.
Faça uma relação que inclua todos os resultados do projecto e descreva-os em tanto detalhe quanto o possível. Precisa de trabalhar em conjunto com o seu cliente (ou com o negócio) no que respeita a isto, porque estes resultados devem corresponder aos requisitos e entregar os benefícios de negócio definidos previamente.

4º Passo – Determine se é Viável

Agora é preciso saber se temos condições de produzir os resultados dentro do intervalo de tempo e com os recursos disponibilizados. Em breve, precisa saber se o projecto é viável ou não.
Para determinar isto, precisa de saber quanto tempo cada resultado leva a ser produzido e quantos recursos são requeridos para isso. Depois é necessário adicionar todos os intervalos de tempo e todas as horas dos recursos e verificar se correspondem ao orçamento para os recursos e à data de conclusão do projecto. Se não for assim, então tem 3 opções: Obtenha mais tempo, obtenha mais recursos ou reduza o âmbito do projecto. É tão simples!

5º Passo – Assuma o controlo e execute

Se o projecto passa o teste de viabilidade então está pronto! Necessita agora de planear o projecto, aprová-lo e gerir o dia-a-dia.

Vamos dar uma volta à carreira

 

Se pretende dar um rumo diferente e começar uma nova carreira…

Passou o Ano Novo e quer mudar a via por onde segue a sua carreira, eis algumas ideias do que deve fazer.

1. Reveja o ponto em que se encontra

Comece por escrever o que queria com a sua carreira quando a iniciou. O que queria alcançar e quando? Quando olha para o progresso realizado até hoje e o que foi alcançado, julga que se encontra no caminho certo? Se não está, onde deveria estar hoje?

Pense também, o que está a fazer hoje e quais as partes da sua função de que gosta e as que não o realizam. Então será possível ver o que deve ser alterado.

2. Defina um objectivo

Temos, agora, de definir um objectivo a 3 anos. Um único objectivo,  porque de outra forma será muito difícil recordar o caminho a seguir. Estabeleça o objectivo como qualquer coisa de que se sinta orgulhoso de alcançar e que signifique muito para si. Torne o objectivo fácil de ser entendido, mas que seja, no entanto um desafio para ser alcançado. E quando possível faça por que possa ser medido – não subjectivo. Pode ser, por exemplo:

· Gerir um projecto de 100 milhões até 2012

· Obter a certificação como Gestor de Projecto

· Tornar-se Gestor de Programas, dirigindo vários projectos

3. Necessita de um Plano de Acção

Não é possível alcançar os objectivos se não se agir. Esta é muitas vezes a parte mais difícil. Não tem de abandonar necessariamente o seu emprego ou mudar toda a sua vida para fazer isto. Precisa, sim, de pensar acerca do que terá de fazer para alcançar o seu objectivo – e, depois, criar um plano de ataque.

Faça ma lista com as 3 coisas que necessita, cada ano, para atingir o seu objectivo. Estes 3 resultados devem ser atingíveis ou simplesmente não serão alcançados. Pode ser, por exemplo, assumir uma responsabilidade diferente, gerir projectos de maior dimensão ou melhorar o conhecimento sobre gestão de projecto.

O que quer que seja, tem de ser escrito e constituir um plano de acção sólido se estamos seriamente empenhados em atingir o nosso objectivo.

4. Agora seja consistente

Com um objectivo e um plano de acção estabelecidos, está pronto para um recomeço. Diga à sua família e amigos o que pretende alcançar. Envolva o seu chefe e obtenha o seu compromisso. Obtenha tantas pessoas quantas as necessárias para o apoiar com este propósito. Eles irão regularmente perguntar-lhe como estão as coisas a ir e isto auxiliará a mantê-lo motivado na direcção certa. Com o apoio dos amigos e da família pode-se atingir qualquer coisa na vida!

5. Trabalhe com Afinco para Atingir

A melhor forma de dar uma nova expressão à sua carreira é ultrapassar os seus desejos. Tem de constantemente alcançar mais do que aquilo que desejara. Se consegue isto, então será aquele a quem oferecem promoções, aumentos de ordenado e outros benefícios.

Para ter este sucesso tem de utilizar boas ferramentas que o ajudem a planear e controlar os seus projectos.

Reduzir Riscos em Projecto

 
Quando estamos envolvidos num projecto estamos preocupados por não entregar o projecto tarde nem para além do orçamentado, então há que tomar medidas cedo.

Começar com o pé direito

Muitos projectos começam sem uma definição sólida de qual vai ser o resultado. Assim, comece por escrever um Charter detalhado do seu projecto. Este documento estabelece a visão do projecto, os seus objectivos, âmbito e resultados. Só então saberemos o que deve ser alcançado e quando.

Torne a sua equipa responsável

Porque é que deve ombrear com toda a responsabilidade do projecto? Ao contrário, delegue a responsabilidade a cada membro da sua equipa. Diga-lhes por quais dos elementos do Project Charter eles são responsáveis pelos respectivos resultados e crie um processo de prestação de contas em que serão realizadas reuniões de revisão todas as semanas para medir o progresso.
Ver artigos anteriores sobre a gestão da equipa.

Identifique à cabeça os riscos

Realize, então, um workshop para identificar os riscos prováveis para o seu projecto. Um risco é um evento imprevisto que pode impactar negativamente o seu projecto no futuro. Exemplos de riscos são: «os nossos fornecedores podem entregar com atraso», «podemos ficar sem os materiais necessários» ou «não encontramos recursos adicionais se necessitarmos deles». Cada risco terá de ser documentado e determinada a sua probabilidade e impacto no projecto.

Planear com sabedoria para os riscos

Com todos os riscos conhecidos à partida poderemos então criar um Plano de Risco. Este documento irá identificar as acções que podem ser tomadas para reduzir a probabilidade da ocorrência dum risco. Assim, por exemplo, para o risco «podemos ficar sem os materiais necessários» então faça um acordo com um fornecedor em que se estabeleça a disponibilidade de materiais adicionais quando necessário ou encontre um fornecedor alternativo.
Contacte-nos para lhe enviarmos modelos de Plano de Risco.

Acompanhe os riscos com cuidado

Conforme o projecto vai progredindo, realize reuniões de risco quinzenais para rever os riscos que foram identificados. Responda às seguintes questões: Têm os riscos a probabilidade de ocorrerem? Existem novos riscos que temos de enfrentar? Foram completadas as acções definidas no Plano de Risco? O nosso nível de risco está a reduzir-se? Só através de uma monitorização cuidadosa dos riscos se pode controlar o nível global de risco do projecto.
E mais uma dica para o ajudar…

Mantenha a transparência

Comunique de forma aberta os seus riscos no projecto ao cliente e ao sponsor do projecto, para que todos estejam conscientes deles. Não os guarde para si. Envie aos seus stakeholders um relatório regular listando os riscos e o seu plano de acção para os solucionar.
Dar-lhes-á confiança na sua capacidade para controlar o projecto e ajudá-lo-á a ganhar o seu apoio quando dele necessitar.
Gestão de Risco em Projecto ver soluções Oracle Primavera.