Reduzir Riscos em Projecto

 
Quando estamos envolvidos num projecto estamos preocupados por não entregar o projecto tarde nem para além do orçamentado, então há que tomar medidas cedo.

Começar com o pé direito

Muitos projectos começam sem uma definição sólida de qual vai ser o resultado. Assim, comece por escrever um Charter detalhado do seu projecto. Este documento estabelece a visão do projecto, os seus objectivos, âmbito e resultados. Só então saberemos o que deve ser alcançado e quando.

Torne a sua equipa responsável

Porque é que deve ombrear com toda a responsabilidade do projecto? Ao contrário, delegue a responsabilidade a cada membro da sua equipa. Diga-lhes por quais dos elementos do Project Charter eles são responsáveis pelos respectivos resultados e crie um processo de prestação de contas em que serão realizadas reuniões de revisão todas as semanas para medir o progresso.
Ver artigos anteriores sobre a gestão da equipa.

Identifique à cabeça os riscos

Realize, então, um workshop para identificar os riscos prováveis para o seu projecto. Um risco é um evento imprevisto que pode impactar negativamente o seu projecto no futuro. Exemplos de riscos são: «os nossos fornecedores podem entregar com atraso», «podemos ficar sem os materiais necessários» ou «não encontramos recursos adicionais se necessitarmos deles». Cada risco terá de ser documentado e determinada a sua probabilidade e impacto no projecto.

Planear com sabedoria para os riscos

Com todos os riscos conhecidos à partida poderemos então criar um Plano de Risco. Este documento irá identificar as acções que podem ser tomadas para reduzir a probabilidade da ocorrência dum risco. Assim, por exemplo, para o risco «podemos ficar sem os materiais necessários» então faça um acordo com um fornecedor em que se estabeleça a disponibilidade de materiais adicionais quando necessário ou encontre um fornecedor alternativo.
Contacte-nos para lhe enviarmos modelos de Plano de Risco.

Acompanhe os riscos com cuidado

Conforme o projecto vai progredindo, realize reuniões de risco quinzenais para rever os riscos que foram identificados. Responda às seguintes questões: Têm os riscos a probabilidade de ocorrerem? Existem novos riscos que temos de enfrentar? Foram completadas as acções definidas no Plano de Risco? O nosso nível de risco está a reduzir-se? Só através de uma monitorização cuidadosa dos riscos se pode controlar o nível global de risco do projecto.
E mais uma dica para o ajudar…

Mantenha a transparência

Comunique de forma aberta os seus riscos no projecto ao cliente e ao sponsor do projecto, para que todos estejam conscientes deles. Não os guarde para si. Envie aos seus stakeholders um relatório regular listando os riscos e o seu plano de acção para os solucionar.
Dar-lhes-á confiança na sua capacidade para controlar o projecto e ajudá-lo-á a ganhar o seu apoio quando dele necessitar.
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