Para se poder compreender o verdadeiro valor de um projecto e decidir se o levamos a cabo ou não (ou mesmo até, em primeiro lugar, iniciá-lo) não é muito útil considerar unicamente os custos. Se os benefícios excedem os custos então não há razão porque os custos não podem aumentar. O que é importante é que os benefícios continuem a exceder os custos.
Quando a organização pretende verificar se estes componentes se mantêm em desequilíbrio é porque pretende validar a realização.
Quando analisamos os custos torna-se vital que também verifiquemos os benefícios. Nós temos coisas chamadas centros de custo onde todos os custos relevantes são acumulados e mantidos e inevitavelmente debruçamo-nos sobre eles, analisamo-los e revemo-los, etc. E então o que fazemos com os benefícios? Quando foi a última vez que ouvimos falar de um centro de benefícios?
O que precisa então ser conhecido acerca destes benefícios que podem vir a ocorrer num futuro incerto? A próxima vez que estiver num projecto pense acerca do que pode ser necessário registar destes benefícios, para garantir que são compreendidos de forma adequada a poderem ser reconciliados com os custos. Sugeria o seguinte:
- Descrição do Benefício – uma narrativa que nos ajude a compreender o âmbito daquilo que esperamos obter.
- Quando é expectável ocorrer o benefício e qual o período durante o qual se realizará – os benefícios são raramente óbvios de forma imediata. Taxa Interna de Retorno, Valor Líquido Presente, Payback e outros indicadores financeiros trabalham tão bem com benefícios como com custos.
- Medir a realização do benefício e como será obtida – como iremos medir o verdadeiro valor e particularmente como é que o poderemos medir. Não se esqueça de fazer uma avaliação do «estado actual» já que todas as melhorias devem ser medidas em relação com alguma coisa.
- Que custos estão directamente associados com os benefícios em questão.
- Qual o projecto que irá realizar os outputs que permitirão obter os benefícios.
- Que riscos podem estar associados com o caminho de obtenção do benefício.
- Quem irá ser responsável e proprietário da realização dos benefícios.
Se registamos os benefícios desde o início estaremos em boa posição para validarmos as razões para o projecto e aptos a demonstrar a sua viabilidade.
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