Os gestores de projecto têm de ser capazes de apresentar o seu trabalho, tal como as conclusões da análise das questões presentes, as alterações propostas e o status das realizações e projectos em curso. Se pesquisar no Google por apresentação executiva, por exemplo, vai obter um monte de links mas muitas vezes os recursos obtidos estão focados em como preparar ou como se comportar durante a apresentação. Há outro aspecto importante que é: o que é que deve estar contido na apresentação e como deve ser organizado o conteúdo?
Iniciar o projecto
Tente limitar o sumário ou visão geral a UM slide
Os executivos de empresas têm muito pouco tempo para entrar em detalhes dos projectos, assim a abordagem correcta é sumarizar o projecto exactamente num único slide. Este slide deve fornecer uma visão geral dos pontos-chave de relance. Como este pode ser o único slide para o qual terá tempo para apresentar deve ser sucinto e directo. Ao concentrar-se neste slide singular deve focar-se em apresentar só a informação essencial. Frases curtas. Em vez de pontos são muito melhores, especialmente se a apresentação seja distribuída posteriormente e entregue aqueles que não puderam estar presentes. Poderá sempre entrar em detalhes durante o resto da apresentação, mas este slide deve valer por si.
Utilize metáforas
A mente humana adora metáforas, especialmente as mais curiosas. Eu uso uma de uma estrada com distância entre cidades para preparar as pessoas para uma abordagem faseada que se move do estado presente com os seus pontos quentes para uma meta. Deve usar aquilo que for apropriado para a visualização dos participantes e do projecto.
Dê uma direcção
Para obter a atenção das pessoas pode usar a transição de estados das diversas fases com a base da apresentação dos slides. Importa definir as questões mais importantes, alinhar a transição de fase com os objectivos de negócio da empresa e desenhar o estado futuro almejado pela meta definida. As pessoas serão assim capazes de se situarem.
Anuncie pontos de paragem
conforme a natureza da mensagem, pode dividir a estrada em diversos segmentos com pontos de paragem que definem as fases. Estes pontos de paragem são portões que serão utilizados para avaliar os resultados da fase concluída antes de tomar decisões para avançar para a fase seguinte e quanto tempo irá ser necessário para a realizar, a que custo e quais os riscos conhecidos, que alterações se prevêem, e depois salientar as realizações esperadas para manter todos motivados.
Enfrente os riscos
Contudo a imagem que damos não pode ser completamente idílica. Não há acções sem riscos e então é melhor identificar os riscos desde o início. Os participantes vão adicionar mais uns quantos através das suas dúvidas, discussões e questões e deve assegurar-se que os anota. Faça o possível por anotar a importância da identificação e mitigação dos riscos como um importante processo que continua durante todo o projecto.
Mostre os custos em relação com as poupanças
Não há refeições grátis. Utilize essa ideia para manter os participantes com o pensamento naquilo que importa. Quando se apresentam estimativas de custo é importante mencionar poupanças e/ou benefícios mesmo quando são só potenciais. A chave está em que se ponderou sobre este aspecto de negócio do projecto. Lembre-se que a qualquer estimativa inicial de custo, mesmo quando se sublinha «estimativa», será registada e infelizmente nunca será esquecida.
Conclua com um sumário
No fim da apresentação, sumarize rapidamente as etapas e as realizações chave, os custos projectados, as poupanças esperadas, as mudanças ao estado presente e como irá apresentar-se a meta estabelecida no futuro.
LQ
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