Muitas empresas realizaram investimentos para implementarem processos e ferramentas de PMO e lutaram e lutam constantemente para alcançarem alguns dos benefícios que este lhes deveria trazer. A criação de práticas regulares de revisão e colaboração são um dos meios para consistentemente chegarmos a resultados. É essencial que os participantes no processo estabeleçam regularidade na aplicação de métodos e práticas de trabalho. A reunião semanal do PMO é uma dessas ferramentas.
Os quatro tópicos principais para a agenda deveriam ser:
- Revisão de novas boas práticas
- Revisão de novos projectos
- Avaliação de Alto Risco
- Revisão dos Agendamentos em Implementação
A revisão das novas Boas Práticas
A revisão das novas Boas Práticas consistirá na análise das boas práticas já implementadas nas semanas anteriores. Estas serão baseadas nas Lições aprendidas de projectos que se aproximam da fase final. Pode consistir em qualquer coisa desde um novo processo de aprovação a um workflow de trabalho até a uma forma diferente de trabalho com os clientes. Realizar-se-á uma discussão mínima visto os detalhes já terem sido abordados antes da realização da reunião, e é realizada uma apresentação do tipo «esta é a forma como agora iremos operar».
A Revisão de Novos Projectos
Permite que aqueles que pretendam iniciar um novo projecto o apresentem em sumário ao PMO (no máximo com uma descrição de 1 página), incluindo os objectivos de negócio e os benefícios que o novo projecto trarão à organização. Abre-se de seguida um período para questões e respostas. O projecto seguirá para os passos seguintes de aprovação executiva ou colocado para mais pesquisa e aprofundamento com o negócio. O que incluirá a sua referência nas próximas reuniões do PMO.
A parte de Avaliação de Alto Risco
Compreende a análise de um relatório das milestones de alto nível dos projectos que mostram com «semáforos» a Vermelho, Amarelo e Verde os status de todos os projectos dentro da organização, filtrados por unidade de negócio. Não se irá perder tempo com o que está a correr conforme o plano, antes, com base numa gestão por excepção, o foco será só nos projectos que estão com dificuldades. Serão tomadas decisões para estes projectos, os obstáculos levantados e os riscos mitigados.
A parte final da reunião
O period final da reunião será a Revisão dos Agendamentos em Implementação, para rever as actividades de implementação final que deverão ter cuidados especiais e utilizar períodos específicos do dia. Estas actividades dada o alto pendor crítico recebem o acompanhamento num plano específico e especial atenção será dada a actividades previstas para a próxima semana.
Para que uma reunião de PMO tenha sucesso importa garantir a presença das pessoas certas, que possam (tenham a autoridade para) tomar as decisões no momento. Se durante a reunião alguém pensar «temos de ver isto com..», então não temos as pessoas certas na sala.
Desta forma, com uma hora por semana, conseguimos crescer no nosso nível de profissionalismo, rever e aprovar novos projectos, mitigar o risco e trazer toda a gente para o nível de conhecimento sobre os projectos.
LQ
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