Falamos muitas vezes de Gestão de Projecto, de boas e melhores práticas de gestão, mas devemos também salientar alguns aspectos do que distinguem essas práticas umas das outras. Abordamos alguns aspectos do processo de decisão de direcção de topo em que O PRINCE2 se destaca. O método exige uma ligação bem estruturada e definida entre o gestor de projecto e a direcção – o Board de projecto, e uma abordagem muito estreita entre a definição de etapas e a execução do projecto sob a direcção do Board.
O que torna o PRINCE2 um método com tanto sucesso na gestão de projectos (quando utilizado devidamente) é porque compreende que todos os projectos, tal como as viagens, são geridos melhor em etapas. E, embora seja o Board do Projecto que decide num conjunto de etapas, os gestores de projecto têm de entender o processo para que possam realizar o que o Board e o projecto necessitam. Como?
- Um passo de cada vez. Tal como os seus planos de viagem podem dar em erro se tentar fazer tudo de uma só vez, também no seu projecto irá abrandar ou parar se tentar fazer tudo numa só etapa. O Board junta unidades de trabalho de razoável dimensão que se encaixam naturalmente.
- Dinheiro, grana, cacau… Podem chamar-lhe o que quiserem, este é um dos controlos chave usados pelo Board de Projecto. Assim enquanto destina e reserva o dinheiro para todo o projecto, poderá provavelmente só autorizar dinheiro para um projecto de cada vez. Se o Board determina que 5 milhões é o máximo que irá autorizar para uma etapa e uma etapa particular custaria 8 milhões, então será requerido dividir a etapa em duas mais pequenas.
- Tick, Tack… Poderá ser bom para si usar uma duração de 6 meses para concluir uma etapa, mas o Board poderá querer saber como correm as coisas cada três meses.
- Especular com o futuro. Se a etapa do projecto é de alto risco, como uma viagem por território perigoso, pode apostar que o Board do projecto estará nervoso. O mais provável resultado será que o projecto seja dividido em tantsos as etapas quanto as necessárias para reduzir o risco.
- Você. Os projectos são acerca de pessoas e você é a coisa mais importante que existe num projecto. Se você é um gestor de uma equipa de Formula 1 então o Board confia-lhe etapas mais longas e dispendiosas porque sabe que irá entregar. Se você estiver na Formula então não irá culpá-los por quererem estar mais perto do desenvolvimento do projecto. Isto até pode funcionar em seu benefício já que poderá controlar com eles, de tempo a tempo, quando não estiver seguro de alguma coisa.
Há muitos mais factores para ajudar à decisão do Board de Projecto durante as etapas do projecto porque com PRINCE2 fazer as coisas não é fazer cruzes numa lista.
Luis Quintino
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