Melhorar o controlo da Performance dos projectos

Porque é que falhamos nas tentativas para melhorar o controlo da performance dos projectos?

Há uma série de razões esta falha. Destacam-se as seguintes que podem ocorrer em combinação:

1. Tentar resolver os problemas com as iniciativas grandes e / ou estratégicas sem verificarem que deixam de fora projectos que de repente se tornam de prioridade 1. Ignoram ainda pequenos projectos que consomem demasiados recursos.
2. Focar-se em melhorar o trabalho dos gestores de projecto, com frequência de acções de formação ou workshops, mas estes não obtém, na realidade, competências referentes com o mundo real.
3. Partir do princípio que os seus executivos sabem a sua função nos projectos e que oferecem uma visão clara do valor de negócio dos projectos e orientam os mesmos estrategicamente.
4. Assumir que os executivos sabem priorizar os projectos e alocar os recursos em conformidade. Mas devemos perguntar-nos porque é que nas fileiras de quem faz o trabalho há tantas dúvidas acerca das prioridades dos projectos.
5. Queixar-se das surpresas que enfrentam já tarde no decurso dos projectos quando muitas vezes já não há forma de as solucionar.

Há, no entanto, alguns elementos chave que melhoram o sucesso dos projectos na organização.

Uma metodologia consistente

Deve ser implementada uma metodologia de gestão de projecto que seja usada com efectividade por toda a organização. A metodologia não deve criar documentos desnecessários e antes deve ser simples e escalável com um mínimo de relatórios e de reuniões.

Tem de cobri toda a duração do processo de gestão de projecto, desde o início até ao arquivo da informação do projecto.

A metodologia deve fazer os planos de projecto muito mais quantitativos e muito menos subjectivos, o que se baseia no estabelecimento de definições de sucesso medido (métricas) para todas as actividades do projecto.

 

Temos de gerir todos os projectos

A organização deve gerir todos os projectos e não só os grandes. E têm de ser geridos com a mesma metodologia e usando as métricas acordadas. Se não for assim os recursos podem estar a ser gastos em actividades desnecessárias ou com prioridades descoordenadas.

 

Controlo firme durante a Iniciação

O que começa bem tem mais oportunidades de sucesso. Apesar de ser uma verdade quase absoluta, o que encontramos nas fases de iniciação dos projectos são muitas vezes demonstrações de caos organizacional. A fase de iniciação exige a definição clara das responsabilidades, uma identificação do valor do projecto, a definição de um rumo preciso e a preparação cuidada dos resultados a obter com o projecto.

Definição de prioridades para os recursos

A prioridade atribuída ao projecto irá influenciar a alocação e, por vezes, a qualidade dos recursos. O que devemos reter é que a alocação real dos recursos determinará a entrega dos resultados do projecto e o seu sucesso.

Todo o cuidado que possa ser atribuído aqui para alocação realista e equilibrada dos recursos do projecto terá influência na performance deste e dos outros projectos da companhia. Esta é uma actividade que envolve muita ‘política’ na organização e a negociação das prioridades.

Relatórios de progresso

Os relatórios de progresso são uma ferramenta para evitar e solucionar questões, evitando descobrir os problemas demasiado tarde. A definição e utilização de métricas com significado nestes relatórios é essencial para os tornar importantes para todos os intervenientes na sua apresentação (das equipas ao gestor do projecto). A métrica de estimado para conclusão em comparação com o planeado vai de terminar um valor que envolve todos e que permite entender onde estão as questões e riscos do projecto.

 

Em conclusão

Estas indicações permitirão melhorar a gestão de projecto e conduzir à criação de um ambiente controlado e medido para as equipas, os gestores de projecto e os executivos que permitirá o controlo de todo o processo.

A utilização das adequadas ferramentas empresariais de gestão de portfólio e de projecto apoiará decisivamente os avanços na maturidade da gestão e na realização com sucesso dos projectos.