Organização do projeto começa logo no início

A maioria dos projetos em que intervenho num esforço de consultoria no planeamento apesar de envolverem pessoas que muitas vezes trabalham juntas, enfrentam sempre problemas organizativos- Estas questões vão sendo resolvidas ao logo do projeto, mas sem uma intervenção consistente e coordenada. Frequentemente, o projeto termina sem uma organização de trabalho eficiente e isso irá destruir qualquer esforço de consolidação de lições aprendidas.

Uma perspetiva sã para esta questão, é considerar que tudo deve ser definido como se fosse a primeira vez. A realização de uma reunião para tratar desta questão, organizada como um workshop, é um primeiro passo para trocar experiências e comunicar métodos e processos utilizados pelas partes e definir os caminhos adequados.

Os participantes da equipa são profissionais com experiência e trazem com eles formas de trabalho e processos que partilhados com outros podem ser aceites melhorados e contribuírem para a definição de processo que facilitam a realização do projeto.

A documentação de um projeto é fundamental para garantir a comunicação e partilha numa realização deste tipo. Para além de todas a complexidade introduzida por processos internos de companhias, há um conjunto de práticas standard de estruturação da documentação que, sendo dirigidas ao ambiente temporário de projeto, são intuitivas para todos. Um exemplo de um sistema simples de documentação que pode ser utilizada em qualquer projeto:

• Documentação: pasta para todos os documentos de projeto 'oficiais' atuais, como documento de iniciação, documento de requisitos, etc.
• Planeamento: cópia mais recente do plano, mais documentos relacionados ao plano
• Versões anteriores: para cópias de arquivo, para que não se confundam com as versões atuais
• Desenhos e Engenharia: se o projeto envolve desenhos, mantenho todos separados.
• Financeiro e Contratual: uma pasta para tudo a ver com o orçamento e os contratos
• Relatórios: para relatórios semanais, relatórios de resumo e relatórios de informação executiva.
• Atas: para atas das reuniões, com uma subpasta para o executivo do Projeto
• Qualquer outra coisa específica para esse projeto que poderia ser dividida numa pasta separada.

Ficar organizado desde o início do projeto faz com que seja mais fácil estar em cima da informação e das decisões. Faz com que todos se sintam alinhados com a realização do projeto sem silos fechados de informação.

Contribuir para o sucesso dos projetos na Construção

Depois dos 6 posts desta análise acerca das condições de sucesso na construção deixo-vos aqui o link para download do documento total.

Entretanto, a consultora McKinsey publicou um estudo compreensivo sobre o mesmo assunto muito detalhado e compreensivo e com dados atualizados e ideias muito avançadas sobre o Setor.

Deixo aqui o link também para o Sumário do estudo de Fevereiro de 2017.

Competências Organizacionais outro prisma da produtividade

As práticas organizacionais aplicam-se a momentos específicos da realização do projeto. Há formas de configurar a toda a organização para o sucesso. Mais uma vez, a analogia com a manufatura é pertinente. Os fabricantes aprenderam a manter a criação de valor e eficiência em mente durante todo o tempo, o que é uma das razões por que o setor possa ver ganhos de produtividade sustentados. Quando se trata de megaprojetos, entretanto, é comum concentrar-se em apenas terminar o trabalho, e não a considerar como o valor que pode ser reforçado ao longo do caminho e como transferir conhecimento entre as equipas de projeto.

As equipas de alto desempenho dos megaprojetos, por outro lado, fazem a revisão do NPV do projeto a cada três a seis meses e refletem acerca dos riscos mais importantes e como atenuá-los. Uma vez que um projeto é realizado estruturaram reuniões para discutir quais as lições aprendidas.

Estes tipos de questões relacionadas com a governação e os processos são abundantes. 

A chave é olhar para a escala do trabalho e atribuir a responsabilidade que se adequarem.
Uma maneira de conceber e instituir esses recursos numa escala de toda a companhia é a criação de uma academia de gestão de projetos in-house, como fizeram um número de companhias com grandes portfólios de projetos. Bons gestores de projeto são uma raça rara. Não é uma tarefa fácil gerir os empreiteiros, engenheiros, advogados, especialistas em aquisições e relações públicas especialistas que qualquer grande projeto necessita. A melhor abordagem é combinar a formação estruturada, incluindo a certificação em módulos específicos, com o treinamento on-the-job, de modo que as pessoas possam aplicar as competências que aprendem.

Tal como acontece com todos os outros sectores económicos, a tecnologia também vai desempenhar um papel na melhoria da produtividade na construção. Especificamente, há inovações em áreas tão diversas como a impressão 3-D, CAD (computer-aided design), laser e tecnologia de radar e assentamento de tubos, que poder-se-ia fazer para uma mais rápida, menos cheia de erro. Mas a tecnologia é apenas uma ferramenta na construção. A maior prioridade – e oportunidade – está na melhoria da gestão do projeto desde a conceção até a execução.

As melhores práticas descritas nestes posts são apenas um ponto de partida para a discussão. O ponto maior é que essa é uma conversa que vale a pena ter. A indústria da construção civil produtiva e saudável beneficia todo o mundo.

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Práticas distintivas na execução do projeto

Há quatro práticas que distinguem as companhias fortes das restantes no que toca à etapa de execução.

Invista mais no planeamento

Os acontecimentos imprevistos são inevitáveis. A criação de um fluxo de trabalho contínuo significa que trabalhadores da construção civil precisam ser capazes de antecipar e reagir rapidamente. Muitas companhias usam planos a 30, 60 e 90 dias, mas ignoram a importância de microplanos para olhar para o que deve acontecer no dia seguinte ou na próxima semana. As companhias líderes sabem o que está a acontecer no dia-a-dia no local de trabalho e ajustam os seus microplanos em conformidade. Avaliam se os desenhos, equipamentos, materiais e pessoas estão disponíveis e solucionam os problemas antes da data de execução real. As companhias começam a explorar como incorporar estes elementos no software de planeamento e como tornar este um passo uma rotina no processo de planeamento. Reduz-se, assim, o tempo de ociosidade e é a maneira mais promissora para melhorar a produtividade local.

As companhias começam a planear para gerir múltiplos caminhos críticos.

Usar a prefabricação e a pré assemblagem

As companhias líderes projetam e planeiam com cadeias de fornecimento específicas para a pré-fabricação e montagem. A substancial pré-fabricação ajuda a minimizar o desperdício.

Embora seja cedo ainda, as universidades e as empresas estão a explorar o uso de técnicas de fabricação aditiva, tais como impressão 3-D, como um próximo estágio de inovação nos edifícios. O uso de elementos de design e luminárias poderia aderir rapidamente já que a tecnologia 3-D permite novas formas e processos para ser eficientemente construído.

Criar estruturas para cooperar na performance do projeto

Para motivar um ambiente em que os problemas são abordados de frente é importante ter feedback consistente e em tempo útil. Com demasiada frequência, no entanto, o diretor de área, o gestor de projeto, o planeador, e o cliente têm opiniões diferentes sobre o que está a acontecer e onde estão os problemas. Normalmente, isso acontece porque eles não recebem a informação certa em tempo adequado; às vezes, eles não recebem sequer a mesma informação. Com efeito, estão a funcionar com diferentes versões da verdade.

A melhor abordagem é chegar a acordo sobre um sistema de reporting padrão e, em seguida, a conceber formas de garantir a produção de feedback em tempo útil, tais como discussões diárias com uma equipe no local e as revisões semanais sobre o status do projeto, o ritmo do progresso e gestão de riscos. O objetivo subjacente não é criar mais burocracia, mas antes criar um ambiente transparente que promova a resolução rápida de problemas. Algumas companhias exploram métodos para acompanhar o desempenho com o uso de dispositivos portáteis que relatam níveis de conclusão numa base diária para os planeadores.

Minimize o desperdício

Os mesmos princípios lean que se aplicam na manufatura poderiam funcionar para a construção. Procurar ativamente oportunidades para reduzir os stocks, a sobreprodução, o retrabalho, o transporte e os tempos de espera são questões que podem melhorar substancialmente a produtividade. Um exemplo disto vem de uma companhia que reviu a colocação de uma caldeira; no plano original, isso teria exigido mais de 1.000 tubos de serpentina e dez trabalhadores a tempo inteiro para a instalar. Em vez disso, através de pré-montagem (fixação das serpentinas durante o processo de fabricação), processamento paralelo, e criação de uma equipa flexível, os custos de trabalho foram cortados pela metade e completou a instalação 43 por cento mais rápido do que o estimado.
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