A maioria dos projetos em que intervenho num esforço de consultoria
no planeamento apesar de envolverem pessoas que muitas vezes trabalham juntas,
enfrentam sempre problemas organizativos- Estas questões vão sendo resolvidas ao
logo do projeto, mas sem uma intervenção consistente e coordenada. Frequentemente,
o projeto termina sem uma organização de trabalho eficiente e isso irá destruir
qualquer esforço de consolidação de lições aprendidas.
Uma perspetiva sã para esta questão, é considerar que tudo
deve ser definido como se fosse a primeira vez. A realização de uma reunião
para tratar desta questão, organizada como um workshop, é um primeiro passo
para trocar experiências e comunicar métodos e processos utilizados pelas
partes e definir os caminhos adequados.
Os participantes da equipa são profissionais com experiência
e trazem com eles formas de trabalho e processos que partilhados com outros
podem ser aceites melhorados e contribuírem para a definição de processo que
facilitam a realização do projeto.
A documentação de um projeto é fundamental para garantir a
comunicação e partilha numa realização deste tipo. Para além de todas a
complexidade introduzida por processos internos de companhias, há um conjunto
de práticas standard de estruturação da documentação que, sendo dirigidas ao
ambiente temporário de projeto, são intuitivas para todos. Um exemplo de um sistema
simples de documentação que pode ser utilizada em qualquer projeto:
- Documentação: pasta para todos os documentos de projeto 'oficiais' atuais, como documento de iniciação, documento de requisitos, etc.
- Planeamento: cópia mais recente do plano, mais documentos relacionados ao plano
- Versões anteriores: para cópias de arquivo, para que não se confundam com as versões atuais
- Desenhos e Engenharia: se o projeto envolve desenhos, mantenho todos separados.
- Financeiro e Contratual: uma pasta para tudo a ver com o orçamento e os contratos
- Relatórios: para relatórios semanais, relatórios de resumo e relatórios de informação executiva.
- Atas: para atas das reuniões, com uma subpasta para o executivo do Projeto
- Qualquer outra coisa específica para esse projeto que poderia ser dividida numa pasta separada.
Ficar organizado
desde o início do projeto faz com que seja mais fácil estar em cima da
informação e das decisões. Faz com que todos se sintam alinhados com a
realização do projeto sem silos fechados de informação.
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