A previsibilidade do projeto consiste em prever com precisão o resultado de um projeto com antecedência suficiente para que seja possível identificar pontos de problema, tomar ações corretivas e manter o projeto em andamento.
Para um portfólio de projetos, a ideia de previsibilidade pode ser expandida para todo o conjunto de projetos. Nesse contexto, a previsibilidade do projeto é aumentar a consistência e minimizar as surpresas num grande número de projetos.
Tradicionalmente, quando os líderes do setor procuram
determinar o sucesso do projeto em todo o portfólio de projetos, concentram-se
na variação dos resultados. No entanto, a variação não é um preditor confiável,
pois mostra apenas a diferença entre custos reais e planeados e o cronograma.
(De fato, a variação é aceitável em percentagens menores.)
Em vez disso, a previsibilidade do projeto concentra-se na pontualidade das informações num ciclo do projeto - quando mudanças prováveis no resultado são identificadas.
No setor de engenharia e construção, por exemplo, estima-se
que 98% dos megaprojetos excedam o orçamento em mais de 30%. Quanto disso pode
ser evitado prevendo as ultrapassagens anteriores e resolvendo-as rapidamente?
PORQUE É IMPORTANTE A PREVISIBILIDADE DO PROJETO?
Criar processos e sistemas que melhoram a previsibilidade do
projeto é crucial para o sucesso de uma organização de várias maneiras.
As previsões oportunas fornecem tempo suficiente para corrigir o curso, aumentando a probabilidade de atingir metas e reduzindo a variação dos resultados. A resposta a uma previsão preocupante pode ser descodificar alguns requisitos, modificar casos de negócios existentes ou até desfazer o projeto. No entanto, os líderes seniores anteriores têm a oportunidade de tomar difíceis estas decisões, melhor para a organização - isso pode levar a uma economia significativa de custos, além de um maior retorno sobre o capital empregado (ROCE) e economia de custos de oportunidade.
Outro motivo pelo qual a previsibilidade do projeto é importante é a credibilidade organizacional. Atrasos crónicos e excedentes de custos podem ter um impacto negativo na perceção da empresa. Para os empreiteiros em particular, quanto pior for prejudicada a reputação, mais difícil será obter projetos futuros. Se os problemas persistirem por algum tempo, pode até reduzir o valor da companhia e levar à queda de uma organização.
A previsibilidade garante que as organizações sejam conhecidas pela sua excelência na execução - não por apagar incêndios urgentes.
Os pilares da previsibilidade do projeto
Atingir a previsibilidade do projeto requer uma sólida base
de boas práticas. É um processo contínuo que exige comprometimento de longo
prazo, dos principais executivos a todos os funcionários da cadeia. Também
requer incentivo e uma cultura de tomada de decisão baseada em dados.
Aqui estão os quatroelementos básicos da previsibilidade do projeto:
1. Gestão de Portfólio
O objetivo da gestão de portfólio de projetos (PPM) é
identificar a combinação ideal de projetos que podem oferecer o máximo valor
estratégico para a organização.
Para determinar o portfólio certo, os projetos são
minuciosamente examinados, classificados para medir a potencial contribuição
para a organização. Também ajuda a compará-los com indicadores anteriores para
chegar a métricas iniciais do desempenho do projeto.
Analisar a disponibilidade de recursos é uma parte crucial deste pilar, pois é necessário entender a capacidade dos recursos e compará-la com a procura do portfólio. Dessa forma, torna-se possível estimar se há bloqueios iminentes durante a execução. Caso os recursos não estejam disponíveis conforme o esperado, as organizações podem planear adequadamente. Por exemplo, você pode contratar novas pessoas, mover recursos de outros projetos como solução alternativa, contabilizar mais orçamento para comprar novos equipamentos etc.
2. Gestão de Projetos e de Contratos
Se aprofundarmos ainda mais os portfólios, passamos à gestão
de projetos e de contratos. No contexto da previsibilidade, o foco aqui é
integrar as funções de mudança e risco com a restante plataforma do
projeto. Este pilar é um reconhecimento da dinâmica da mudança nos projetos e
uma mudança nas premissas que existiam no início ao decidir sobre o portfólio.
Essas mudanças devem ser tratadas rapidamente, a fim de causar um impacto
mínimo nos projetos em andamento.
Ao gerir as mudanças, riscos e problemas como parte de uma plataforma tecnológica holística, pode avaliar automaticamente o impacto no desempenho e nas previsões do projeto e, portanto, responder a estes o mais cedo possível. Também oferece uma oportunidade para ligar os dados do projeto ao vivo com métricas de previsibilidade.
3. Controlos de projeto e contrato
O objetivo desse pilar é impor controlos mais rígidos, com
integração de funções de ponto a ponto do projeto, incluindo contabilidade,
programação, gestão de recursos, compras e orçamento. Em vez de usar soluções
em silos fragmentadas para cada uma dessas funções, ter uma solução consolidada
(uma plataforma, um login, uma abordagem de banco de dados) garante que os
dados sejam compartilhados entre diferentes departamentos do projeto e
aumentando a visibilidade geral.
O uso da integração automatizada e nativa garante que os gestores de projeto recebem alertas quase em tempo real e análises de dados que podem conduzir ações corretivas em tempo útil. Além disso, fornece transparência e promove uma cultura que suporta a análise de cenários hipotéticos e a busca da raiz da causa das tendências.
4. Gestão de Performancce
Para derivar para um modelo de previsibilidade confiável,
deve evitar métodos de previsão monolíticos e just-in-time em favor de métodos
que constantemente ajustam as previsões e o fazem regularmente durante a
execução do projeto.
Para conseguir isso, é importante recolher dados confiáveis de progresso de fontes internas e externas em tempo real, agrupá-los e mapeá-los para o impacto real nos custos e excedentes de cronograma. Esse processo de medição de progresso com vários métodos permite que a fonte correta de progresso seja atribuída à entrega do projeto.
O outro aspeto da gestão da performance é fornecer métricas no momento certo: antes que seja tarde demais para reagir. A criação de ferramentas visuais, como painéis de controlo (dashboards), pode ajudar a partilhar continuamente informações com as partes interessadas relevantes.
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