COMO CRIAR RELATÓRIOS DE PROGRESSO

 Os relatórios de status do projeto são difíceis de escrever. É um facto que os gestores de projeto podem reunir-se e chegar a acordo em diferentes indústrias. Mas, embora possa ser difícil montar um documento que tenha o tom certo para o público, tenha as informações pertinentes discutidas na profundidade apropriada e possa ser funcional em vez de apenas informativo, os gestores de projeto são encarregues de fazer exatamente isso durante todo o ciclo de vida de um projeto. É por isso que dominar a técnica é tão crucial. Mas é aquela que ninguém nunca te ensina a fazer.

Se sente que está se atrapalhando no escuro tentando montar um bom relatório de status do pprojeto, não procure mais. Aqui está um guia que irá ajudá-lo a criar um modelo eficaz que pode ser usado repetidamente.

A sério.

Não importa em que setor esteja:  um prazo é um prazo em todos os lugares. Por isso, esse método infalível de relatar o status de projetos em andamento é aplicável a qualquer tipo de área. Aqui estão os aspetos mais importantes dum relatório de status do projeto – a anatomia, se você quiser – e por que eles são importantes.

• Vá direto ao assunto. Todo o trabalho de um relatório de status do projeto é atualizar o leitor sobre o que está acontecendo com um projeto, relação cliente/fornecedor específico. Até este ponto, é imperativo que chegue ao ponto cedo. Isso é verdade se estiver numa reunião de status em conjunto com o relatório ou simplesmente enviando o relatório para revisão executiva. Pense em como se sente quando tem que verificar contratos em busca de detalhes que devem ser abordados. O seu público vai sentir o mesmo – eles vão querer o «fiambre» e vão querer imediatamente.
  Prepare um resumo executivo na parte superior do relatório. Esta seção descreverá o que será encontrado em mais detalhes mais adiante no documento. O público, então, tem a oportunidade de ler essa parte primeiro para acompanhar o progresso e retornar à seção mais detalhada em data posterior.

• Conheça o seu público. Ao começar este mergulho profundo nos problemas em questão, considere o público. Eles precisam saber as porcas e parafusos do que está a acontecer. Quanto mais detalhes sobre isso, melhor. Se o relatório vai para a equipa executiva, talvez não. Algumas das minúcias podem ser deixadas de fora do status e a verborreia pode ser reforçada.

• Reduza o embelezamento. Outra coisa a ter em conta é o tipo de informação que reporta. Descubra que tipo de informação será importante para o leitor e reduza a tagarelice periférica.

• Deixe que as suas atualizações contem uma história. Um relatório de status do projeto é um documento dinâmico. Com isso em mente, certifique-se de que seus segmentos estejam divididos por problema/preocupação/milestone. Abaixo de cada cabeçalho, adicione novos comentários com a frequência acordada, mantendo o anterior atualizado abaixo do mais recente. Ao fazer isso, está a permitir que o leitor veja o progresso geral. Isto dar-lhe-á algo tangível de referência caso um atraso faça descarrilar o progresso no futuro.

• A matéria de topo também é importante. Certifique-se de que tem a data e a hora das reuniões do relatório de estado do projeto (se as tiver) na parte superior do relatório Liste os participantes esperados do lado deles e do seu lado para que todos saibam quem são os interessados. Esta informação pode revelar-se importante caso haja necessidade de reunir todos na sala para resolver uma preocupação mais à frente.

• Mantenha uma lista de itens de ação em execução. Uma reunião de status pode revelar novas variáveis para trabalhar no projeto. Mantenha uma lista de itens de ação em execução para mostrar o que surgiu e quem é responsável por resolvê-lo.

• Mantenha-o curto e doce. Embora duas páginas não pareçam curtas, está no mundo dos relatórios de status do projeto. Em teoria, não deve ter problemas ou preocupações contínuas que se estendam por duas páginas – isso indica que nenhum progresso está sendo feito. Como um relatório de status do projeto é uma ferramenta usada para atualizar as pessoas sobre as coisas, ele também não deve funcionar como seu plano de projeto.

Estas etapas ajudarão a criar um relatório de status do projeto. Será uma atividade plug and play, removendo efetivamente todas as suposições e dando-lhe um modelo que é versátil e simples.