Melhoria do processo de comunicação

A comunicação em projecto é dos factores decisivos para o sucesso das actividades e a obtenção de, por um lado, compromisso de gestão e, por outro, motivação da equipa e participantes.

Estou certo de que não é necessário convencer ninguém da importância de uma boa comunicação. As competências de comunicação são afloradas em praticamente todas as descrições de funções para qualquer posto de trabalho em qualquer nível das organizações. 

A comunicação em projecto passa por 3 fases de processo distintas: Desenho, Implementação e Gestão. Destas três, na minha opinião, devemos despender mais tempo na fase de Implementação do Processo porque é, em primeiro, a fase mais subestimada e, em segundo, porque é aquela em que é mais fácil serem introduzidos erros.

Em outras ocasiões, tenho sublinhado a importância de, em gestão de projecto como em outras áreas, ser desenvolvida a evidência de gestão da mudança organizacional com saliência para os seus dois componentes principais: Comunicação e Formação.

Sublinho sempre que a Comunicação é muito mais do que “enviar emails” e, por isso, insisto em que a comunicação é muito mais do que uma comunicação de «dois sentidos». Porque não, então, um modelo de comunicação assente em «4 fases»? E quais são elas:

1. Dizer / enviar a mensagem

2. Validar que a mensagem foi recebida.

3. Validar que a mensagem foi compreendida.

4. Validar que a mensagem foi aceite.

Não é suficiente só dizer ou enviar a mensagem e então assumir, bem assumir tudo. O remetente deve realizar os passos que lhe garantem que a mensagem foi mesmo recebida. E, mesmo se a mensagem foi recebida, pode ser necessário que seja compreendida. Finalmente, mesmo de a mensagem é compreendida, pode haver mal entendidos evitando que a mensagem seja, de facto, aceite.

A comunicação não pode ficar baseada em assumpções. A comunicação deve ser validada e isso exige algum trabalho e seguimento.

Embora seja provável que perceba porque não sugiro estas tácticas para a minha cara-metade, julgo que esta é uma abordagem razoável no dia-a-dia dos negócios. Penso, ainda, que é óptimo modelo para os gestores de projecto, que provavelmente dependem da comunicação mais do que quaisquer outros.

A comunicação é, hoje, essencial em todos os aspectos do sucesso das empresas, e está em questão muito mais do que só uma chávena de café.

Luís Quintino

O que é a WBS?

 

Esta coisa da Gestão de Projectos de que toda a gente acha que sabe alguma coisa, senão tudo, e que é reduzida à expressão «isso é feito com o Project», como se um programa de computador fosse equivalente a uma metodologia de conhecimento, é muito mais complexa. No nosso mercado, estes conhecimentos têm muitas lacunas e mesmo o completo desconhecimento quando se trata de ferramentas de pensamento essenciais para planear de forma adequada. Hoje vamos tentar responder à pergunta o que é a WBS?

Uma WBS (Work Breakdown Structure) ou Estrutura de Decomposição do Trabalho representa de forma consistente as actividades de topo requeridas para concluir o projecto. O foco desta WBS pode ser quer o Produto (resultado) quer o projecto, ou ambos. Os elementos da WBS são numerados usualmente e este sistema de numeração pode ser organizado de diferentes formas. O propósito primário de uma WBS é desenvolver ou criar conjuntos pequenos e geríveis de trabalho denominados Work Packages.

Assim a WBS

• Serve como plano base do âmbito do projecto
• É uma das mais importantes ferramentas de gestão de projecto
• Está na base do planeamento, estimação e controlo do projecto
• Permite visualizar todo o projecto
• Sublinha que trabalho NÃO incluído na WBS NÃO faz parte do projecto
• Reforça a adesão da equipa ao projecto
• Serve de mecanismo de controlo para manter o projecto na data prevista
• Permite estimativas mais exactas de custo e tempo
• Serve de redutor do derrapar do âmbito do projecto

A WBS não deve ser confundida com::

• A OBS ou Estrutura de Decomposição Organizacional
• Lista de Materiais
• Estrutura de Decomposição do Risco
• Structure de Decomposição dos Recursos

Esta ferramenta está relacionada directamente com o agendamento de um projecto. No fundo, é uma decomposição funcional das actividades de um projecto, em que o trabalho total do projecto é sucessivamente decomposto em subtarefas. Começa pelo objectivo final a atingir e requerido e sucessivamente subdividindo em componentes geríveis em termos de dimensão e complexidade, desta forma por exemplo: programa, projecto, sistema, subsistema, componentes, actividades, sub-actividades e elementos de trabalho.

Dicionário da WBS

Quando a WBS construída é extensa ou se as categorias do seu conteúdo não são óbvias, para os membros da equipa de projecto, pode ser útil escrever um Dicionário da WBS. Este documento irá descrever cada elemento da WBS e pode ainda dizer o que não é um elemento.

Os benefícios de utilizar uma WBS são:

• Reforço da equipa de projecto em torno de um mapa único do trabalho
• Oferece uma estrutura para identificar os projectos separadamente das organizações, sistemas de custos, fontes de financiamento
• Clarifica as responsabilidades
• Concentra o foco do projecto nos seus objectivos
• Força um planeamento detalhado e a respectiva documentação
• Identifica Work Packages específicos para a respectiva estimação e alocação de trabalho.

A Work Breakdown Structure (WBS) é um ponto central no esforço de planeamento do projecto. Não é possível desenvolver um realístico plano para um projecto sem primeiro se desenvolver uma WBS que será detalhada o suficiente para permitir uma significativa identificação de todas as actividades do projecto que devem ser concluídas. O processo de criação de uma WBS é muito importante, porque durante este processo de decomposição do projecto, o gestor do projecto e a equipa, bem como todos os gestores funcionais envolvidos são forçados a pensar acerca de todos os aspectos do projecto.

Resultados específicos da WBS

Uma WBS é uma técnica de decomposição de um projecto nos seus elementos constituintes. As actividades mais pequenas, denominadas Work Packages, devem ser identificadas como unidades geríveis que podem ser planeadas, orçamentadas, agendadas e controladas. A WBS indica a relação entre a estrutura organizacional e os objectivos do projecto e as suas unidades e dessa forma oferece uma base firme para planear e controlar o projecto.

A WBS deve ser orientada ao produto ou orientada à actividadem e deverá incluir todo o esforço necessário, que deve ser levado a cabo para atingir o objectivo final. Porque ela identifica o trabalho exigido para alcançar um objectivo ela ajuda a identificar os interfaces necessários e desta forma é muito útil em projectos complexos. Contudo, tem uma limitação importante, ela não mostra o tempo das actividades o que implica a utilização de outras ferramentas.

Luís Quintino

Processos que apoiam o sucesso em projecto (Parte 2)

Na semana passada vimos que, apesar de estar convencido que os fracassos em projectos resultam de pobre Gestão de Projecto e Portfólio – ou mesmo a total ausência desses processos, há um conjunto de coisas que podem ser feitas para melhorar as oportunidades de sucesso. Falámos então do papel do Sponsor do projecto e da melhoria na Definição do Projecto.

Hoje continuamos com:

Desatenção ao Processo de Mudança do Negócio

Esta é a raiz de muitos fracassos em projecto, designadamente na área das TI. O foco de muitos projectos é muitas vezes colocado na transformação tecnológica e é dada muito pouca atenção ao impacto da mudança e à necessidade de acompanhar esta como um processo de negócio. O Gestor de Projecto consegue criar as novas funcionalidades mas o valor e os benefícios não são muitas vezes compreendidos e, em virtude disso, demoram a ser usados.

As alterações de processos de negócio necessitam de uma compreensão e execução de gestão de processo e de gestão organizacional, que são disciplinas essenciais à transformação do comportamento humano. A Fase de Definição do Projecto deve determinar se estas mudanças de processos de negócio se localizam dentro ou fora do âmbito do projecto.

Desconhecer qual o Factor de Sucesso que é mais importante: Tempo, Custo ou Performance.

Como já vimos, as razões directas de fracasso dos projectos são diversas. O projecto pode estar atrasado, acima do orçamento e abaixo na performance. Na gestão de projecto costuma dizer-se: custo, tempo ou performance, escolha uma de duas. Os gestores de projecto devem saber qual destes Factores de Sucesso do Projecto é mais crítico. O Sponsor do Projecto deve trabalhar com a Administração para atingir um consenso sobre a máxima prioridade e gerir o projecto em conformidade.

Pobre comunicação

A comunicação pobre é uma fraqueza dos projectos. Todos os Gestores de Projecto devem desenvolver e manter um Plano de Comunicação de Projecto formal, bem pensado e completo. Um gestor de projecto deve saber quem necessita de que informação e quando e como será essa informação fornecida. Isto exige aos Gestores de Projecto não só que compreendam as decisões exigidas para governar os projectos até à sua conclusão com sucesso, mas também devem mapear estas decisões aos dados requeridos para garantir que estas são correctas e racionais. A outra dimensão para ultrapassar as pobres comunicações é a necessidade essencial para os Gestores de Projecto para fornecerem dados exactos, tão rápido quanto possível. Procedendo desta forma, os Gestores de Projecto devem evitar, ou melhor ultrapassar, qualquer impulso para esconder más notícias ou diminuir riscos ou problemas.

Processo ou Metodologia impróprios

Alguns Projectos falham tão só porque não possuem um processo e metodologia adequada de gestão de projecto. Isto não ocorre unicamente quando não é aplicada nenhuma metodologia, Os fracassos podem também ocorrer quando são impostos demasiados processos à equipa de projecto. Os gestores de projecto devem possuir uma compreensão elevada sobre processos e metodologias provadas na prática. Esta compreensão é essencial para aplicar o «tempero» correcto de metodologia de gestão de projecto e para lutar pela manutenção do equilíbrio delicado entre demasiado ou pouco processo.

O que acha? Julga que tratei destas questões mais gerais dos factores que contribuem para o fracasso dos projectos? Julga que há mais? Quais?