Não há sempre uma estrada fácil para os projetos. Independentemente de quão boas sejam as ferramentas de gestão e quão boa seja a equipa, às vezes os projetos acabam classificados no "Vermelho" ou "Em Problema". Isso pode acontecer por vários motivos, incluindo:
- O charter do projeto ou o seu ‘business case’ já não o suporta financeiramente devido a mudanças no custo de materiais, custos acrescidos ou simplesmente porque a oportunidade já não se apresenta.
- O sponsor deixa o projeto ou uma nova liderança de topo diminui o alcance ou altera a direção do projeto.
- Os recursos do projeto saem ou ficam indisponíveis por períodos de tempo, como por exemplo, por efeito de greves.
- O resto da organização mudou em volta do projeto e o que o projeto está a realizar deixou de ser adequado ao negócio.
O que pode fazer-se com um projeto com problemas
Os projetos problemáticos normalmente têm um status vermelho
numa escala de saúde do projeto Vermelho-Amarelo-Verde. Isso pode ser porque o
projeto excedeu o orçamento, está atrasado ou não entrega os produtos esperados
para a qualidade desejada. Se reconhecer que seu projeto está preocupado, tem
uma pergunta difícil de responder.
A tentação é replanear o projeto para entregar em tempo, ou
cortar gastos para que possa recuperar alguns custos excedentes, ou colocar
mais elementos no âmbito para entregar o que é necessário. Nenhum destes caminhos
aborda a questão fundamental: "Dada a situação atual, vamos terminar este
projeto?" Em outras palavras, há algum benefício a ser obtido de
continuar, e se houver, como vai obter esse benefício?
Estabelecer o benefício
O gestor do projeto pode normalmente replanear, negociar o
âmbito e gerir o orçamento. Contudo, o sponsor do projeto deve estar envolvido
se o resultado da discussão acerca do caminho em frente num projeto com
problemas possa ser fechar o projeto. Comece por realizar uma avaliação total
ao estado do projeto hoje, com os dados da sua ferramenta empresarial de gestão
de projeto e tudo aquilo que o possa ajudar a obter uma imagem clara da
situação. Pode achar mais fácil perguntar a alguém – um colega ou um auditor
independente do projeto – para fazer isto, já que a equipa do projeto pode
estar demasiado próxima dos detalhes para ser capaz de realizar uma avaliação
objetiva.
Quando tiver uma visão objetiva da situação do projeto, pode
considerar o que vai acontecer seguidamente. Essencialmente, as opções são:
- Continuar até ao fim planeado do projeto, ignorando quaisquer sobrecustos ou atrasos até este ponto mas realizando uma gestão muita mais cuidadosa para a frente.
- Reduzir o âmbito do projeto e continuar por forma a que pelo menos qualquer coisa é realizada.
- Recupere o que puder do trabalho já realizado com a conclusão de qualquer elemento que deva ser terminado e depois feche o projeto.
Feche o projeto agora
O caminho que recomenda dependerá do que o projeto conseguiu
alcançar at é ao momento e do trabalho exigido para recuperar de novo o seu
controlo. Poderão haver alguns pacotes de trabalho que podem ser concluídos com
um pequeno esforço extra e para benefício do espírito e moral da equipa, mais
algum benefício para a organização, vale a pena realizar.
Se o projeto ainda tem algo significante para realizar, ou
se está muito afastado de concluir algo ou obter algum benefício, pode ser
melhor evitar mais perdas e fechar o projeto.
Induzir o sponsor a fechar o projeto
Depois da avaliação, terá uma ideia sólida sobre quais os próximos
passos mais apropriados e, em muitos casos, isso significará fechar ou reduzir drasticamente
o âmbito do projeto Pode ser difícil falar com o sponsor do projeto acerca do
fecho do projeto. Podem haver políticas internas que podem significar isto não
ser um movimento positivo para a sua carreira pois o sponsor vai ser
identificado como tenho falhado. Podem dirigir a culpa diretamente para a equipa
de projeto e o gestor de projeto pode aceitar ou discordar. Podem estar relutantes
em desbaratar o dinheiro que já foi gasto.
Contudo, pode vir a ser uma discussão mais fácil do que
pensa, especialmente se for muito claro que os esperados resultados do projeto já
não podem ser alcançados. A avaliação objetiva do projeto torna-se uma
ferramenta importante para convencer o sponsor do projeto do caminho em frente,
mas a decisão será sempre dele.
Nem todos os projetos problemáticos têm de ser fechados, mas
todos os projetos com problemas necessitam duma avaliação se devem ser
fechados. Só compreendendo o que temos a ganhar com continuar poderá habilitar
a decisão de continuar ou fechar.
