Os planos de projeto em caminho crítico, quando a equipa não está a puxar para o mesmo lado, apresentam-se erróneos, apesar das melhores práticas usadas. A integridade do cronograma pode não ter nada a ver com a razão por que se tornou inútil ou sem sentido, ou como eu gosto de dizer, um gravador mais do que um preditor do caminho crítico e do progresso. Se o projeto é grande e tem múltiplos empreiteiros principais, o cronograma é bem mais suscetível de degradação.
"Um cronograma de CPM deixa de atingir o propósito
pretendido, logo que se torna um gravador, em vez de um preditor.”
Muitas vezes, a falha de programação é previsível. Mesmo
assim, pode parecer inevitável. No entanto, para cada obstáculo ao sucesso, há
um caminho ou solução alternativa. Às vezes este é um remédio amargo e difícil
de tragar. Cabe ao planeador fazer tudo o que puder para manter a integridade
da programação do projeto. O que descrevemos abaixo destina-se a destacar os
obstáculos mais desafiadores para planear o sucesso e oferecer soluções para estes.
Porque é que os cronogramas de caminho crítico na engenharia e construção são negligenciados, ignorados, incompreendidos e considerados inúteis?
Voto de desconfiança
Muitos profissionais da construção não ligam aos cronogramas
de CPM (gestão de caminho crítico), talvez como resposta a experiências
passadas, ou mais frequentemente, o voto de desconfiança é apenas destinado a
mascarar a sua inexperiência que compromete a imagem profissional que pretendem
passar.
Reconheça que planear em CPM é uma ciência que geralmente
não é bem compreendida por não planeadores. Ignore a crítica desconstrutiva, ou
tome-a como uma oportunidade para um momento de educação.
Faltas de reporting
Muitos empreiteiros pensam que podem passar com uma baseline
e, subsequentemente, com um mínimo de atualizações de status possíveis. Talvez não
sejam simplesmente obrigados pelo CM ou pelo proprietário.
Mantenha a procura de dados todos os meses e submeta uma atualização
adequada, mesmo que não seja exigido. Impressionar sobre o empreiteiro a
importância de manter atualizações mensais, especialmente no que se refere a reclamações.
As reclamações que têm lacunas de
relatórios são mais prováveis de serem recusadas pelos revisores.
Erros de reporting e omissões
Muitos empreiteiros não mantêm registos precisos do
progresso e são forçados a adivinhar nas datas atualizadas. Essa adivinhação
pode voltar a assombrá-los se o proprietário tiver datas e dados diferentes.
Outros simplesmente não seguem as instruções básicas do contrato. Finalmente,
acreditam que apenas é necessária uma baseline de CPM.
Todos as questões acima referidas podem ser evitadas com a
devida diligência. Impressione o cliente com a importância de manter o
cronograma adequadamente, se por nenhum outro motivo, que seja para estar preparado
em caso de reclamação.
Falta de liderança da gestão nível superior
Apesar dos poderosos MBAs, graus de engenharia e
certificações exaltadas, muitos dirigentes de topo nunca vêem um gráfico GANTT
adequado nos projetos sob sua administração. Eles podem considerar-se pessoas
de "linha de fundo" - como se esta designação os dotasse com conhecimentos
de CPM. Não.
O planeador será sempre mantido (pelo GC ou CM) o mais longe
possível dos executivos do projeto, porque o seu conhecimento não dominado é um
passivo. Na verdade, os resumos executivos de CPM não parecem atingir o
público-alvo antes de estarem obsoletos. Estas circunstâncias estão fora do
controle do planeador.
À medida que um projeto começa a perder tração, deve oferecer-se
soluções e exigir o acesso a membros da equipe de nível superior para que
possam ajudar a agilizar o processo ou facilitar os planos de recuperação ou
mitigação ou mesmo para compreenderem uma reclamação.
Políticas
Muitas vezes, os GCs e CMs alteram indevidamente os
relatórios de progresso para obterem vantagem ou ocultarem alguma outra
realidade. Também manipularão e tentarão influenciar os relatórios ao seu
gosto, ou adaptados ao gosto do destinatário. E no fim, eles simplesmente podem
até não enviar os relatórios às partes interessadas.
Na primeira parte, é a integridade do planeador que está em
questão quando se toma consciência de uma discrepância. Em suma,terá que fazer
o que achou certo e deixar o responsável pelo relatório saber. Na medida em que
não há nada que o planeador possa fazer para forçar o problema com as partes
interessadas, ou mesmo induzir o responsável a publicar o cronograma, como
deveria.
Incompreensão
Os membros da equipe da gestão da construção que ignoram o plano
em CPM podem prejudicar o processo quando provam ser como estudantes sem
vontade – demasiado orgulhosos para aprender. Eles também não possuem
informações técnicas e analíticas. Por exemplo, à medida que um projeto vai por
mau caminho, o cronograma pode ser referido como "inútil, obsoleto"
ou pior, como se a integridade do cronograma dependesse do que ocorre hoje, na atualidade.
Novamente, deve educar o público quanto à diferença entre o
progresso projetado e o progresso real e como a informação é disseminada numa
atualização de plano.
Falta de um propósito comprometido
Muitos contratantes pensam que o cronograma é um requisito
de projeto desnecessário. Como tal, eles planeiam apenas passar pelos
movimentos, realizando o esforço mínimo e fazendo o planeador trabalhar mais.
Lembre o empreiteiro que manter o cronograma é como manter
qualquer recurso que melhore em valor, na proporção de sua integridade, e que,
no caso de uma reclamação de interrupção ser considerada, nada será melhor que um
cronograma devidamente mantido.
Cedência do controlo do projeto
Os planeadores e estimadores de CPM são controladores de
projetos. Ninguém mais, independentemente do seu título, o poderá ser. Apesar
desse fato, os gestores de projetos tentam muitas vezes erroneamente
micro-gerir o desenvolvimento do plano, em vez de o facilitar e aprofundar. Em
outras palavras, eles tomam o "controlo" do "projeto": o
que deve ser o trabalho do planeador. Os resultados são muitas vezes
desastrosos.
Lembretes frequentes, mas gentis, geralmente induzem os gestores
de projeto a serem mais amigáveis com o planeador e o plano. Deixe-os saber
quando pisam a linha, ou quando pensam fora da caixa, e esforcem-se por os educar
sobre as melhores práticas.
Rejeição
Muitos revisores de planos por parte do cliente deliciam-se
em rejeitar ou não aprovar o agendamento enviado. Às vezes, como uma questão de
posição legal: ou seja, eles acreditam que, ao rejeitar qualquer determinado cronograma,
eles ganham alguma alavancagem contratual ao considerar o contratante não
conforme.
Se a integridade do plano estiver intacta, e todos os requisitos
das especificações cumpridos, simplesmente não é apropriado para um revisor
rejeitar definitivamente um cronograma com base em aspetos técnicos mais comuns
ou exigir um plano de recuperação, quando houver atrasos indemnizáveis.
Se este é o padrão, deve perceber que o revisor está a atrasar
para evitar reclamação de interrupção. Pode até ser em seu detrimento para
emitir um plano de recuperação ou plano de reclamação prévia – impedindo a
realização. Na verdade, pode ser melhor interromper a publicação de
atualizações - protegendo o cliente. Isso é certo: eu disse "parar de
publicar atualizações": ou melhor, você emite-as, mas elas são retidas do
revisor polémico até que um elemento imparcial possa ser escolhido para as rever.
Negligência voluntária
Um empreiteiro pode, desde o início, não ter intenção de
manter o plano. Esta condição é aquela em que o planeador pouco pode fazer para
mudar, além de ser persuasivo da melhor maneira que ele pensa que pode, sem
ostracizar o cliente. Além disso, até talvez ninguém no nível executivo se
oponha à ausência de atualizações e relatórios de cronograma, já que eles não os
parecem entender ou rever em tempo útil.
