Como Gerir Listas de Tarefas

Muitos Gestores de Projecto têm muita coisa para fazer. Assim acabam com Listas espalhadas por todo o lado e isto pode ser esmagador. Põe-se a questão de gerir estas Listas de trabalhos a fazer e garantir que estes são efectivamente realizados.

Para concluir o projecto com sucesso tem de ser realizadas as actividades certas no tempo certo. Por esta razão as pessoas criam “Listas de Tarefas” – para possam saber o que têm de fazer e por quem.

Mas isto não é fácil. Muitas vezes estamos a adicionar mais actividades ás listas em vez de as completar, o que faz pensar que não estamos a avançar. Aceite alguns conselhos para gerir as suas listas…

Uma só lista

Se tem listas na sua secretária, no seu carro ou em notas post-it, então é tempo de fundir todas numa só lista. A seguir agrupe os itens na lista e tente ordená-los de forma lógica. Logo que terminar isto, sentirá imediatamente como se tivesse retirado um peso de cima dos seus ombros, porque agora tudo o que tem de fazer está num só lugar. Está pronto para passar ao próximo passo…

Objectivos e datas

Sente-se agora e pense acerca do que pretende alcançar e aproximadamente quando. Escreva as suas metas e prazos. Se não está seguro quais são estes, fale com outras pessoas e tente listar as 5 coisas mais importantes a fazer e quando. Escreva-as e priorize-as para que saiba quais são os itens críticos da lista.

Defina prioridades claras

Escreva a sua lista no seu computador e priorize-a com base em:

· Os objectivos e datas

· A quantidade de trabalho que cada item levará

· A complexidade em concluir a actividade

· A importância da actividade no projecto

· Os deadlines para conclusão.

Defina o caminho crítico

Em muitos projectos nem todas as actividades são feitas. Simplesmente não há tempo para isso. Assim temos de identificar o “caminho critico” das actividades que é simplesmente aquelas que têm mesmo de ser feitas para completar o projecto. A questão que se deve colocar é: “se esta actividade de atrasar, provocará um atraso a todo o projecto?” Se a resposta é ‘Sim’, então esta actividade está no caminho crítico para o sucesso. Tem de concluir estas actividades críticas com mais alta prioridade que outras.

Gerir as suas listas

O próximo passo será estabelecer datas de conclusão para os objectivos das suas actividades críticas. Necessita então de fazer tudo o que é possível para realizar as actividades nas datas que estabeleceu. Não se preocupe com as datas para as actividades não críticas. Leva tudo imenso tempo e as coisas com o tempo mudam muito.

Em seguida, conforme vai evoluindo o projecto, assinale as actividades concluídas. E quando novas actividades surgem, decida se estas são críticas ou não e, se forem, estabeleça datas de objectivo para estas também. Mantenha a sua lista actualizada porque isto o ajudará a concluir as actividades certas na altura certa.

Seleccionar uma Metodologia de Projecto

 

A questão é"o que é uma metodologia e como selecciono e implemento uma metodologia de gestão de projecto”?

"O Que é uma Metodologia"?

Uma metodologia é um processo passo a passo para realizar projectos. Descreve cada passo em profundidade para que possa saber o que tem de fazer para concluir o projecto. Ao seguir os mesmos passos para todos os projectos que realiza irá poupar tempo e esforço nos projectos.

"Como selecciono uma metodologia adequada?"

O primeiro passo é definir os requisitos necessários. Precisamos de pensar o que necessitamos obter com a nossa metodologia, qual o tipo de conteúdo que deve conter e qual a forma como deve ser utilizada.

Por exemplo os requisitos podem ser os seguintes:

· Deve conter um Ciclo de Vida de Projecto completo

· Cada passo neste ciclo de vida deve ser descrito em profundidade

· Cada passo deve possuir modelos práticos e exemplos para ajudar a completar este passo rápida e facilmente

· Necessita de estar baseado em standards globais de gestão de projecto

· Deve ser capaz de ser utilizado em projectos de todos os tipos e dimensões

· Deve ser fácil de adaptar.

O próximo passo é rever as metodologias que são usadas actualmente na sua organização. Porquê reinventar a roda se já há algum trabalho desenvolvido internamente? Procure qualquer metodologia de projecto utilizada e compare-a com os seus requisitos para ver se os cumpre.

Se não se encontra uma comparação adequada, então talvez tenhamos de procurar adoptar uma metodologia ou criar a mesma a partir das necessidades da organização. Por vezes, a aquisição de uma aplicação de gestão de projecto conforme às normas internacionais apoia na concretização do objectivo.

Se pensamos que a metodologia existente abrange cerca de 50% dos requisitos, então é bom. Mas certifique-se que consegue adaptar as restantes necessidades para cumprir os requisitos.

Se não tivermos nenhuma metodologia em funcionamento a solução será começar a criar uma desde o princípio. Será uma tarefa que irá consumir muito tempo e irá colocar a questão de adoptar uma metodologia pré-existente ou adquirir uma no mercado.

"Como implementar a metodologia seleccionada?"

Tenhamos adquirido uma ou construído a nossa metodologia, o próximo passo sera implementá-la na organização. Isto implica:

1. Criar um Plano de Implementação.

2. Customizar a metodologia para cada projecto.

3. Formar a equipa na utilização da metodologia.

4. Assegurar que a equipa segue a metodologia.

5. Melhorar continuamente a metodologia.

Aqui está! Através da selecção e implementação de uma metodologia para os seus projectos pode concluir mais rápida e facilmente as actividades.

O Valor dos Modelos de Projecto

A maioria dos Gestores de Projecto têm documentos antigos espalhados pela secretária e armários aos quais se referem e relêem quando iniciam novos projectos. Mas leva tempo para procurar por tudo isto e encontrar aquilo que precisamos, só para depois reescrevermos tudo de novo para o novo projecto. Nesta altura, pensamos que já deveríamos ter os modelos comuns aos projectos.

Há algumas razões fortes que levam os gestores e as equipas a considerarem os modelos muito úteis. Estas são:

Poupam tempo

Em cada projecto têm de ser criados novos documentos para planear, acompanhar e reprotar o status. Estas tarefas tomam tempo, especilamente quando muitos dos documento que criamos vai ser único. Assim , para poupar tempo, utilize modelos para criar os seus documentos rápida e facilmente.

Se os documentos que usamos estão bem escritos, então devem ser pré-formatados com todas as suas secções, tabelas e gráficos que são necessários. Desta maneira, pode evitar ter de formatar os seus documentos e focar-se de forma pura no conteúdo. Em média, a maioria das pessoas poupa 25% do seu tempo a completar documentos de projecto quando utilize modelos pré-formatados.

Os modelos guiam

Para além do tempo que nos poupam, os modelos bem escritos conduzem-nos através das secções necessárias para escrever os seus documentos do princípio ao fim. Eles dizem-nos o que deve ser escrito, como e onde. Oferecem uma direcção de tal forma que se torna transparente o que deve ser feito para completar o documento.

Tornam as coisas mais fáceis

Um modelo de boa qualidade poderá transformar a actividade de criação de um documento de projecto tão fácil como 1-2-3. Não necessita de se preocupar com o que deve constar do seu documento, como formatá-lo e como escrevê-lo. O modelo ir-lhe-á dizendo qual a informação que deve ser introduzida e deverá incluir exemplos práticos para o ir ajudando no caminho.

Aumentam a sua qualidade

Faz sentido que se utiliza modelos de alta qualidade então produzirá documentos de projecto de alta qualidade. Os modelos devem ser desenhados profissionalmente, escritos por especialistas e alinhados com os melhores standards mundiais.

Reforçam a confiança

Alguma vez lhe pediram que escrevesse um documento com o qual estivesse pouco familiarizado ou que nunca tinha escrito antes? Se sim, então pode usar um modelo para obter o layouts, as tabelas, os gráficos e as instruções de conclusão na ponta dos seus dedos. Só necessita de preencher os intervalos.

Com a utilização de um modelo para completar novos documentos terá um mais alto nível de confiança no seu trabalho, associando-se ao seu caminho para a excelência em gestão de projecto.