Melhorar as suas Capacidades de Apresentação

 

Numa qualquer ocasião da sua carreira terá de se levantar e apresentar ideias para uma sala cheia de pessoas. Quando o fizer vai perceber que não é tão fácil como parece especialmente quando vemos outros fazê-lo com à vontade. Para o ajudar a encontrar estas capacidades, eis aqui alguns simples conselhos…

Prepare-se com cuidado

Para fazer uma boa apresentação, precisa de uma «grande» apresentação. Comece por pensar acerca do seu tópico e na sua audiência e sobre aquilo que eles estão mais interessados. Depois, faça uma lista dos pontos-chave e escreva a estrutura geral da apresentação.

Se necessitar, escreva tudo aquilo que quer dizer e memorize-o. Apresentadores experientes não precisam de fazer isto. Mas, se está nervoso ou se é novo a fazer apresentações, por escrever tudo aumentará a sua confiança e porá os seus nervos em descanso.

No próprio dia

Use estes conselhos para oferecer uma apresentação fresca e vibrante:

• Durma bem na noite anterior. Coma um pequeno-almoço saudável e liberte a sua agenda, para ficar o mais relaxado possível antes da apresentação.
• Antes de apresentar, gaste 15 minutos à volta da sua apresentação.
• Concentre-se então na sua respiração por 2 minutos. Isto foca os seus pensamentos, relaxa-o e liberta-o dos nervos.
• Lembre-se que a abertura e o fecho da apresentação são as partes mais importantes. Ponha então aqui um esforço suplementar para a tornar memorável.
• Se esquecer alguma coisa ou fizer um erro, nunca pare e peça desculpa. Continue e tente relaxar. O erro será rapidamente esquecido.

Linguagem corporal

É costume dizer-se que 80% de uma apresentação de sucesso tem a ver com linguagem corporal e só 20% é que tem a ver com o conteúdo. Então vamos concentrar-nos nesta linguagem e dar-lhe alguns conselhos para a potenciar:

• Mantenha contacto visual com as pessoas em todo o tempo. Nunca olhe para o tecto ou para o fundo da sala, a não ser que os nervos tomem conta de si.
• Pareça confiante. Use uma postura aberta, mantenha-se alto e orgulhoso. Sorria e deixe a sua personalidade brilhar. Não seja demasiado formal.
• Lembre-se que uma linguagem corporal relaxada sugere honestidade e abertura. Ande em volta e faça uso de exemplos e de acessórios de demonstração.
• Varie o tom de voz e use gestos lentos e de mão aberta. Nunca ponha as mãos nos bolsos ou brinque com uma caneta. Mova as suas mãos para posições abertas e faça pausas para criar efeito.
• Fale lentamente e com cuidado, mas de forma apaixonada. Se é um entusiasta do tópico, então os seus ouvintes sê-lo-ão também.

Brilhe na Interacção

Encoraje a interacção com outros durante a sua apresentação. Tendo outros a falar por uns segundos, move o foco temporariamente para permitir clarear a sua cabeça e focar-se nos novos pontos-chave mais à frente. Outro truque para clarear a cabeça é fazer uma pausa enquanto as pessoas lêem um slide ou consideram pontos-chave que acabou de mencionar.

Lembre-se que falar em público é uma das coisas mais difíceis de dominar. Mas, se estiver preparado com cuidado, se levar o tempo certo e se for entusiasta acerca do assunto então irá realizar uma apresentação poderosa para os seus colegas.

Como Gerir Listas de Tarefas

Muitos Gestores de Projecto têm muita coisa para fazer. Assim acabam com Listas espalhadas por todo o lado e isto pode ser esmagador. Põe-se a questão de gerir estas Listas de trabalhos a fazer e garantir que estes são efectivamente realizados.

Para concluir o projecto com sucesso tem de ser realizadas as actividades certas no tempo certo. Por esta razão as pessoas criam “Listas de Tarefas” – para possam saber o que têm de fazer e por quem.

Mas isto não é fácil. Muitas vezes estamos a adicionar mais actividades ás listas em vez de as completar, o que faz pensar que não estamos a avançar. Aceite alguns conselhos para gerir as suas listas…

Uma só lista

Se tem listas na sua secretária, no seu carro ou em notas post-it, então é tempo de fundir todas numa só lista. A seguir agrupe os itens na lista e tente ordená-los de forma lógica. Logo que terminar isto, sentirá imediatamente como se tivesse retirado um peso de cima dos seus ombros, porque agora tudo o que tem de fazer está num só lugar. Está pronto para passar ao próximo passo…

Objectivos e datas

Sente-se agora e pense acerca do que pretende alcançar e aproximadamente quando. Escreva as suas metas e prazos. Se não está seguro quais são estes, fale com outras pessoas e tente listar as 5 coisas mais importantes a fazer e quando. Escreva-as e priorize-as para que saiba quais são os itens críticos da lista.

Defina prioridades claras

Escreva a sua lista no seu computador e priorize-a com base em:

· Os objectivos e datas

· A quantidade de trabalho que cada item levará

· A complexidade em concluir a actividade

· A importância da actividade no projecto

· Os deadlines para conclusão.

Defina o caminho crítico

Em muitos projectos nem todas as actividades são feitas. Simplesmente não há tempo para isso. Assim temos de identificar o “caminho critico” das actividades que é simplesmente aquelas que têm mesmo de ser feitas para completar o projecto. A questão que se deve colocar é: “se esta actividade de atrasar, provocará um atraso a todo o projecto?” Se a resposta é ‘Sim’, então esta actividade está no caminho crítico para o sucesso. Tem de concluir estas actividades críticas com mais alta prioridade que outras.

Gerir as suas listas

O próximo passo será estabelecer datas de conclusão para os objectivos das suas actividades críticas. Necessita então de fazer tudo o que é possível para realizar as actividades nas datas que estabeleceu. Não se preocupe com as datas para as actividades não críticas. Leva tudo imenso tempo e as coisas com o tempo mudam muito.

Em seguida, conforme vai evoluindo o projecto, assinale as actividades concluídas. E quando novas actividades surgem, decida se estas são críticas ou não e, se forem, estabeleça datas de objectivo para estas também. Mantenha a sua lista actualizada porque isto o ajudará a concluir as actividades certas na altura certa.

Seleccionar uma Metodologia de Projecto

 

A questão é"o que é uma metodologia e como selecciono e implemento uma metodologia de gestão de projecto”?

"O Que é uma Metodologia"?

Uma metodologia é um processo passo a passo para realizar projectos. Descreve cada passo em profundidade para que possa saber o que tem de fazer para concluir o projecto. Ao seguir os mesmos passos para todos os projectos que realiza irá poupar tempo e esforço nos projectos.

"Como selecciono uma metodologia adequada?"

O primeiro passo é definir os requisitos necessários. Precisamos de pensar o que necessitamos obter com a nossa metodologia, qual o tipo de conteúdo que deve conter e qual a forma como deve ser utilizada.

Por exemplo os requisitos podem ser os seguintes:

· Deve conter um Ciclo de Vida de Projecto completo

· Cada passo neste ciclo de vida deve ser descrito em profundidade

· Cada passo deve possuir modelos práticos e exemplos para ajudar a completar este passo rápida e facilmente

· Necessita de estar baseado em standards globais de gestão de projecto

· Deve ser capaz de ser utilizado em projectos de todos os tipos e dimensões

· Deve ser fácil de adaptar.

O próximo passo é rever as metodologias que são usadas actualmente na sua organização. Porquê reinventar a roda se já há algum trabalho desenvolvido internamente? Procure qualquer metodologia de projecto utilizada e compare-a com os seus requisitos para ver se os cumpre.

Se não se encontra uma comparação adequada, então talvez tenhamos de procurar adoptar uma metodologia ou criar a mesma a partir das necessidades da organização. Por vezes, a aquisição de uma aplicação de gestão de projecto conforme às normas internacionais apoia na concretização do objectivo.

Se pensamos que a metodologia existente abrange cerca de 50% dos requisitos, então é bom. Mas certifique-se que consegue adaptar as restantes necessidades para cumprir os requisitos.

Se não tivermos nenhuma metodologia em funcionamento a solução será começar a criar uma desde o princípio. Será uma tarefa que irá consumir muito tempo e irá colocar a questão de adoptar uma metodologia pré-existente ou adquirir uma no mercado.

"Como implementar a metodologia seleccionada?"

Tenhamos adquirido uma ou construído a nossa metodologia, o próximo passo sera implementá-la na organização. Isto implica:

1. Criar um Plano de Implementação.

2. Customizar a metodologia para cada projecto.

3. Formar a equipa na utilização da metodologia.

4. Assegurar que a equipa segue a metodologia.

5. Melhorar continuamente a metodologia.

Aqui está! Através da selecção e implementação de uma metodologia para os seus projectos pode concluir mais rápida e facilmente as actividades.