Gestão dos Problemas da Equipa

Bloqueio e negação estão entre os problemas mais comuns em muitos projectos.

Estes fenómenos relacionam-se com os graus insuficientes de consenso entre os participantes numa equipa de projecto. Esta falta de comunicação, já que é disso que se trata, é um dos maiores obstáculos ao sucesso.

Sem um consenso suficiente em questões importantes de projecto ocorrem muitas vezes dois problemas:

• Bloqueio: o progresso do projecto pára, por falta de consenso ou acordo nos melhores passos para avançar. Em situações de bloqueio, a equipa não alcança um acordo e as decisões de projecto tornam-se lentas ao mesmo tempo que todos discutem.
• Negação: O progresso do projecto continua, apesar da falta de consenso. Em situações de negação a equipa não enfrenta as divergências, acordando em aguardar até, em qualquer momento no futuro, resolver os problemas em aberto. Os problemas então escondem-se só para depois «inesperadamente» irromperem mais tarde, usualmente numa forma mais severa.

Face à incapacidade de obter o acordo da equipa aqueles que devem tomar as decisões ficam com poucas escolhas a não ser aceitar os atrasos do projecto no presente, ou ignorar os problemas diferindo as soluções para o futuro. Estas atitudes tornam-se assim as causas de muitos fracassos em projecto.

Estes problemas de comunicação minam o nível saudável de colaboração que a equipa deve possuir e conduzem a falhanços. Não há uma fórmula mágica para resolver e4stes problemas, que estão profundamente enraizados na cultura e hábitos da forma como as equipas trabalham em conjunto.

Dito isto, sugiro criar uma atitude atenta e cuidadosa às reuniões da equipa em que se apresentem questões de difícil consenso. Para agir sobre as questões, procure um caminho que faça agregar os propósitos e expectativas dos participantes do projecto. Esta opção pode envolver reuniões privadas, discussões de grupo ou talvez até uma combinação de poções mágicas e muita sorte. Independentemente do método utilizado é crucial a demonstração das expectativas dos departamentos ou silos de informação.

Não há nenhuma organização que esteja imune ao bloqueio e negação. O reconhecimento deste facto oferece uma oportunidade realista de interromper os ciclos disfuncionais de colaboração que podem estar escondidos entre as «brumas» da familiaridade na participação da equipa.

Conhecer o problema é já o início da solução.

Porque não deve ir para a Gestão de Projectos?

 

Continuação. Tratámos antes das características que se relacionam mais com as capacidades de comunicação das pessoas que estão ou querem ir para Gestor de Projectos, mas que talvez não preencham mesmo as condições indispensáveis.

Ho je tratamos das preferências e gostos. Ora vejamos:

#5: Não gosta de cumprir processos

Sim, eu sei que ninguém quer ser escravo dos processos. Mas são precisos bons processos para ser efectivo, ao mesmo tempo que os seus projectos se tornam maiores. Se não quer seguir bons processos de gestão de projecto, você não vai conseguir ir longe como gestor.

#6: Você não gosta de documentar as coisas

Claro, fazer tudo com moderação. Eu não estou a propor que deva adorar documentar para ser um bom gestor de projecto. Mas também, pelo contrário, não pode odiar isso. Muitos aspectos da gestão de projecto exigem alguma documentação, incluindo os relatórios de status, planos de comunicação, alterações de âmbito e Charters de projecto.

#7: Você gosta de executar e não de planear

Quando um cliente lhe adjudica um projecto, qual é a sua primeira inclinação? Se o seu primeiro pensamento ´0e reunir uma equipa e executar o trabalho, provavelmente não tem uma estrutura de pensamento de um gestor de projecto. Se não quer gastar uma apropriada quantidade de tempo para se assegurar que compreendeu o que deve ser feito, provavelmente não está talhado para ser um gestor de projecto.

#8: Se prefere receber ordens

Se pensa que o seu trabalho é receber ordens do cliente e executá-las, pode não ser um bom gestor de projecto. Os gestores de projecto devem oferecer valor para o projecto, incluindo resistindo quando os clientes pedem coisas que não estão correctas. Se o cliente levanta um pedido que está for a do âmbito, você deve ter também de invocar o processo de gestão da mudança de âmbito. «Sim senhor, iremos fazer isso» em vez de passar pelo processo de gestão da mudança de âmbito, tornará gerir o projecto uma luta para si.

#9: Você não é organizado

Pessoas que têm pobres capacidades e técnicas de organização pessoal não dão bons gestores de projecto. Se vai gerir múltiplas pessoas ao longo de um período de tempo, deve ser bem organizado para garantir que todos e cada um está á fazer o que ele ou ela precisam de fazer para serem os mais eficientes possíveis.

#10: Se pensa que a gestão de projecto é um «peso»

Ninguém consegue sentir-se bem acerca do seu trabalho se pensa que o que realiza não adiciona valor. Os bons gestores de projecto compreendem o valor do seu trabalho, e percebem que do seu trabalho irá resultar no projecto e fará que ele seja realizado em tempo e dentro do orçamento, com uma boa experiência para o cliente e para a equipa. Se pensa que os trabalhos associados com a gestão do projecto são um peso e não um valor.

Agora pense. Se está incluído em mais do que 3 destas condições, já deve reflectir se vale mesmo a pena e se estiver em 5 ou mais fuja…

Evitar enganos em projecto

 
A melhor estratégia para tratar dos enganos é, em primeiro lugar, evitar cometê-los. Mas, quando ocorrem o que fazer para navegar em segurança através deles?

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“Seja proactivo, não seja reactivo”, já ouviu certamente esta frase,. Esta é a atitude certa quando tratamos da forma de enfrentar enganos. Claro, que a ideia é prevenir a ocorrência de erros menores antes de tal acontecer. Mas o que devemos fazer para isso?
Os erros de que vamos tratar são somente os enganos.
Alguns conselhos

1: Aprenda com os enganos dos outros

Procure colegas ou colaboradores que estejam à vontade para partilhar a experiência tida com enganos similares. Na maioria dos casos, defronta-se com uma atitude muito abrangente e receptiva, ao contrário do que se poderia esperar. As pessoas que tiveram experiências similares querem partilhá-las e ajudar na resolução destes enganos.

2: Faça a sua própria pesquisa

Independentemente do muito que sabe, irá sempre enfrentar novos desafios numa base quase diária. Cada um destes desafios exige que aprenda alguma coisa nova. Ora antes de enfrentar cada problema ou questão nova deve fazer o seu trabalho de casa. O processo de aprendizagem por tentativa erro até podia ser aceitável há uns anos atrás, mas com os recursos disponíveis actualmente, há poucas desculpas para enganos feitos unicamente porque não se fez, de avanço, a preparação e pesquisa devidas.

3: Desenhe um plano

Não consegue chegar ao destino se não dispuser de um mapa das estradas. No desenvolvimento e gestão de projectos o mapa das estradas denomina-se plano do projecto. Quer seja formalmente realizado, com todas os procedimentos e métodos, quer informalmente, ele é necessário para se saber o que deve ser realizado, ou seja, como ir daqui até ali. Muitos dias de trabalho podem ser perdidos se não estamos a fazer o que é preciso. Quando o plano é feito da forma adequada irá ajudar-nos a manter um curso correcto.

4: Cumpra standards e use modelos

Existem muito boas razões para que os profissionais experientes usem o seu tempo para criar e publicar standards de indústria e de companhia. Estes standards recolhem as melhores práticas e os procedimentos aprendidos em anos de tentativa e erro.
Os modelos, que podem ser somente formulários predefinidos, podem ser úteis já que muito do trabalho já está feito de avanço e correspondendo a uma forma standard.

5: Comunicar e coordenar com outros

Se faz parte de uma equipa, é essencial comunicar com os outros membros da equipa para evitar redundâncias e para definir o trabalho a realizar com eles. O correio electrónico, as mensagens instantâneas, os relatórios de status de projecto e as teleconferências, entre outros meios, são formas de comunicar e colaborar com outros na sua equipa. Infelizmente, cada um destes meios está longe de ser perfeito. Pode gastar a melhor parte do dia a ler e escrever emails, participar em conference calls e a comunicar em mensagens instantâneas com os seus colegas, mas isso não é suficiente, embora seja uma parte do processo de gestão de projecto.
A ferramenta perfeita para comunicar e colaborar num ambiente de equipa ainda não foi inventada ou criada. Uma das ferramentas mais efectiva continua a ser a reunião de controlo, mas há que ter um método adequado para tratar das reuniões. O projecto pode ainda beneficiar da utilização de um plano de comunicação que garanta que todos os envolvidos – incluindo clientes e stakeholders – sejam mantidos informados dos desenvolvimentos do projecto.

Palavras finais

Uma das mais importantes lições que aprendi muito cedo na minha carreira é que um engano não é um engano senão quando mais alguém sabe dele. Quando se comete um engano e o vemos e, também, nos dedicamos a solucionar esse engano e, de alguma forma, somos capazes de evitar mais problemas e resolver as implicações, então o engano nunca existiu e nunca foi.
Pode parecer óbvio, mas os enganos devem ser mantidos para nós. Não há quase nunca nada a ganhar por dizer a outros que fizemos alguma coisa realmente estúpida. Pode afectar a nossa imagem e possivelmente arruinar a nossa carreira.
Agora se um destes enganos se torna conhecido da direcção ou de outros seus pares então há que enfrentar a situação e resolver um grande engano.
Fica para outra ocasião indicar alguns conselhos para isso.
Aprendemos sempre com os nossos enganos, mas estou certo que todos preferimos, em primeiro lugar, nunca os fazermos.