Revitalizar o Projecto

O projecto em que está envolvido não está a correr bem? Pensa que necessita de um novo arranque, com a injecção de energia nova e motivação, desta forma incrementando as possibilidades de sucesso?

A maioria dos gestores de projecto fica cansada em algum ponto do projecto. Apesar de tudo, gerir pessoas, dinheiro e tempo é cansativo. Mas se não se conseguir manter com domínio das regras do jogo durante todo o tempo de projecto, então também a equipa pode ficar stressada e os limites de tempo podem começar a deslizar. Há, no entanto, algumas medidas ou cuidados que permitem arrancar de novo com o projecto, rejuvenescê-lo e desta forma tentar dar-lhe um novo alento de vida.

Pare e reanalise

Os projectos estão sempre avançados numas áreas e atrasados noutras. Pare e avalie de forma firme o progresso do projecto até à data. Faça uma lista de todas as áreas em que se encontra em atraso. Depois, estabeleça prioridades na lista e calcule a quantidade de esforço que irá necessitar para recuperar o atraso e voltar ao ritmo certo. Será que existem actividades que possam ser concluídas por outros externos à equipa? Se existem actividades não críticas que possa realizar em empreitada externa, então é agora a altura para o considerar. Utilize todos os recursos que consigamos atribuir para completar as actividades atrasadas o mais cedo possível

Verifique os planos

Logo que consiga recuperar, revisite o seu Plano do Projecto. Actualize todas as actividades do plano e avalie o seu agendamento de avanço. Necessita revitalizar a sua equipa e para fazer isso, precisa de ter um plano retrabalhado que mostre como irá realizar o resto do projecto em tempo. Só isso poderá aumentar a motivação e o entusiasmo para a conclusão de um plano revitalizado. Muito especialmente se a equipa consegue perceber que este é atingível.

O caminho à frente

Tem agora um plano que voltou a ser claro para todos e que permite ver o caminho a seguir, tem de colocar a equipa na sua realização. Organize um almoço com a equipa. Apresente-lhes de forma sequencial os desafios remanescentes e a escala de tempo dentro da qual devem ser atingidos. Tente não referir o período anterior ou alguma das falhas até à data. Em vez disso, seja positivo e concentre-se no caminho em frente para obter o seu apoio. Se possível, peça ao cliente para o acompanhar, para fixar a equipa naquilo que é necessário para concretizar e quando. Diga-lhes que está orgulhoso deles e que está certo das suas capacidades para alcançar o sucesso.

Individualização

O truque está em fazer com que cada pessoa sinta que é uma cunha indispensável na roda dentada. Reúna com eles individualmente e reconheça as suas realizações sempre que as vê.

Pequenas vitórias

Uma equipa vencedora gosta de saber que está a ganhar desde o início. Para obter esse estímulo, foque-se em realizar um par de actividades críticas mais cedo e, de seguida anime-os com o sucesso e com o momento ganhador em que se posicionam. Prepare-se para obter outras vitórias rápidas e volte a afirmar os sucessos. Este movimento cria um sentimento de realização e este vai construir uma nova motivação à equipa. Claro, que o projecto só estará concluído quando todos os produtos ou serviços forem entregues, mas assuma que metade do gozo está em caminhar para isso.

Existem outros meios de obter um resultado semelhante, mas considere que para melhorar a ligação da equipa ao projecto e ao seu sucesso, todos estes métodos devem ser usados com alguma planificação para garantir resultados.

Simples passos para criar o Plano do Projecto

O passo mais crítico do Ciclo de Vida de um projecto é a criação do seu Plano de Projecto. Muitas pessoas ao enfrentarem a necessidade de criarem o seu primeiro plano, bloqueiam e em vez de identificarem o que devem fazer para alcançar os objectivos, começam a fazer uma coisa de cada vez, conforme devem resolver o que se lhes coloca. Esta não é uma boa prática!

Podemos com algumas regras definir um processo simples e eficiente de criar o Plano, o que nos permitirá depois durante a sua execução medir a respectiva performance. Então, o que devemos fazer?

O Plano do Projecto identifica as actividades exigidas para a conclusão do projecto e atingir o seu objectivo, bem como as milestones, dependências, recursos e escalas de tempo envolvidos.

Para criar o Plano do Projecto precisa em primeiro lugar de definir uma Work Breakdown Structure ("WBS"). Esta identifica cada uma das fases, produtos e resultados que permitirão alcançar os resultados do projecto. Pode então especificar as actividades requeridas para a realização do trabalho do projecto. Irá de seguida identificar os recursos requeridos para cumprir cada actividade listada. Finalmente irá construir um agendamento do projecto que descreverá o fluxo de actividades e a duração envolvida na conclusão de cada uma destas conforme especificado.

Os passos são então os seguintes com um pouco mais de detalhe:

Definir a Work Breakdown Structure

Este é o primeiro passo para a criação de um Plano de talhado do seu projecto – o desenvolvimento de uma detalhada e compreensiva Work Breakdown Structure (WBS). Esta ferramenta permitirá listar as fases, os resultados, e as actividades gerais requeridas para completar com sucesso o projecto. Descreva a ordem por que as actividades serão realizadas e identifique quaisquer dependências chave, internas ou externas. Faça ainda a identificação das milestones críticas do projecto, tais como a conclusão de resultados chave do projecto.

Identifique os recursos requeridos

Tendo concluído a inventariação das actividades requeridas para realizar o projecto, necessita agora de identificar os recursos genéricos requeridos para concluir cada actividade. Exemplos de tipos de recursos incluem: trabalhadores a tempo inteiro e em part-time, contratados, equipamentos e materiais. Para cada tipo de recurso identifique a quantidade necessária, as datas de execução e as actividades na WBS em que este recurso será utilizado para a ajudar na sua efectivação.

Construir o Agendamento do projecto

Recolheu desta forma toda a informação requerida para construir um agendamento detalhado do projecto. Para o construir irá necessitar de:

• Listar todas as fases e actividades que incluímos na WBS
• Sequenciar as fases e actividades
• Adicionar as dependências internas e externas
• Definir as durações adequadas
• Adicionar alguma contingência adicional para mitigar o risco
• Atribuir os recursos requeridos para executar as actividades
• Identificar e incluir as milestones críticas de realização
• Especificas quaisquer assunções e constrangimentos

Aqui está um processo simples de identificar o seu Plano de Projecto. Utilize-o e sirva-se dele para prever a realização e para medir as diferenças de execução que se irão apresentar durante a realização.

A Verdade e nada mais que a Verdade

Uma das responsabilidades mais importantes do gestor de projecto é o continuado reporting sobre o projecto. Esta comunicação com todos os stakeholders, desde os administradores até aos membros da equipa de projecto é muito importante para manter todos bem informados.

Há cinco pontos importantes neste reporting:

Status do Projecto

Deve ser produzido semanalmente um relatório de status do projecto, onde será mostrado o planeado relativamente ao esforço realizado, a percentagem de conclusão e o orçamento financeiro relativamente ao custo incorrido. Também pode querer incluir um sumário das actividades para a semana seguinte, próximas milestones e resultados.

Agendamento do projecto e actividades completadas

Regularmente deve apresentar ao dono do projecto, ao sponsor e outros stakeholders o progresso das actividades projectadas. Produza uma vista sumarizada de todas as actividades com a percentagem de conclusão. Pode querer adicionar este relatório como apêndice do relatório de status semanal.

Milestones

As Milestones são muito importantes nos projectos, já que mostram quando os principais resultados são realizados e entregues. O relatório mostra a percentagem de conclusão de cada milestone e a data planeada de conclusão. Também é muito bom em termos motivacionais para manter os membros da equipa focados, já que estes são os objectivos do projecto e todos gostam de alcançar os seus objectivos ainda mais do que a conclusão das actividades individuais.

Obter apoio

Os stakeholders a um nível executivo não gostam de estar sempre a ouvir que tudo vai bem com o projecto. Antes necessitam de saber a verdade relativamente ao projecto e se ele está a fugir ao planeado, saberem qual a razão, comunicando isto o mais cedo possível. 
Não tenha receio de pedir apoio e assistência às pessoas certas, tal como o sponsor do projecto ou mesmo o cliente, para recolocar o projecto no caminho certo. Garante que lhes deixe que eles sabem tudo o que necessitam, seja sobre finanças, recurso ou tempo. Desta forma envolvê-los-á no projecto e eles sentir-se-ão mais confortáveis porque sabem exactamente aquilo que está a acontecer no projecto.

A verdade e nada mais que a verdade

O reporting do seu projecto deve a todos os níveis reflectir a mesma informação sempre. Isto é algumas vezes referido como «uma só versão da verdade» e desenvolve um sentimento de controlo entre todos os stakeholders, já que todos vêem exactamente a mesma informação nos diferentes níveis.
Para além destas orientações no reporting não se esqueça que deve preocupar-se com os relatórios de qualidade durante o curso de todo o projecto.