Como ser um bom Gestor de Projecto

Manter uma equipa de projecto a trabalhar com ritmo e consistência pode ser um desafio, especialmente quando os orçamentos são curtos e as expectativas são altas. Os gestores necessitam de definir a melhor forma de liderar e motivar, mas uns princípios base podem manter a orientação para o caminho certo.~

Conheça a sua função

Enquanto líder do grupo, a sua preocupação principal deve ser com o próprio grupo. Mesmo se é um gestor que mete as mãos na massa, lembre-se que está ali também para treinar, avaliar e orientar. Arranje tempo regularmente para cada uma destas áreas

Compreenda o valor dos seus colaboradores

Não consegue alcançar só por si os objectivos da sua equipa, assim trabalhe para ajudar os seus colaboradores a fazer as suas tarefas. Remova obstáculos, esforce-se nos conflitos e lute pelos recursos que os seus colaboradores necessitam para alcançar o sucesso.

Seja justo

Evite brincar aos favoritos ou colocar as suas próprias ambições acimas das da equipa, porque as pessoas são rápidas a decifrar as palavras e as acções que são injustas ou de autopromoção. Terá de continuar a tomar decisões impopulares de vez em quando, mas desta forma garante o respeito da sua equipa.

Trate os seus colaboradores como adultos

Há poucas coisas que minam tanto o respeito e o entusiasmo como ser criticado, disciplinado ou embaraçado em público. Seja suficientemente cortês com os seus colaboradores para ter as discussões sensíveis em privado, dê-lhes sempre o benefício da dúvida quando ocorrem erros e nunca perca de vista os seus objectivos de carreira individuais.

Procure as Forças de cada membro da equipa e aproveite-as

Pela utilização das forças naturais dos seus colaboradores até ao seu potencial pleno, estaremos não só a permitir que o colaborador sinta um tremendo sentido de valor e de realização, como a equipa estará a beneficiar destas competências.

Encoraje o sucesso

Quando um colaborador consegue realizar uma meta difícil ou alcança uma vitória, devemos aproveitar. Informe o resto da equipa acerca da realização, procure formas de repetir o sucesso em projectos futuros e mantenha-se atento às oportunidades que permitirão a este colaborador ajudar e apoiar outros para alcançarem resultados similares.

Forneça Respostas, rápidas, directas e úteis

Sem estas respostas os seus colaboradores ficarão frustrados por que os seus esforços não estão a dar resultados e você exasperar-se-á porque a sua equipa não está a atingir o seu potencial.

Foque-se no sucesso de longo prazo

Não espere que os colaboradores, de um dia para o outro, aprendam novas competências, modifiquem comportamentos ou melhoram a sua performance. Em vez disso, trabalhe em pequenas mudanças aqui e acolá e, desta forma, suscitará sólidos resultados de longo prazo.

Use os enganos como ferramenta de aprendizagem

Após ter trabalhado coma equipa para corrigir um erro, altere o seu foco e tente ajuda-los a compreender como ocorreu o engano, quais os sinais que não foram entendidos e como eles podem evitar repetir mais tarde o mesmo erro.

Esteja consciente que não é perito em tudo

Se tiver na equipa um colaborador com maior conhecimento numa área particular, não tente esconder ou reduzir isso-, antes celebre isso. As equipas de sucesso combinam os talentos específicos de cada elemento num conjunto com alta performance, quaisquer inseguranças ou egos que ponha na mesa só irão minar esse conjunto de alto potencial.

Delegue e depois saia do caminho

Ao afastar-se e permitir aos seus empregados fazer os seus trabalhos irá instilar neles uma grande confiança ed um alto grau de responsabilidade. Estará, ainda a apoiar os esforços deles para incrementar as suas competências e melhorar as suas capacidades de tomada de decisão.

Seja o chefe do clube de fãs

Você deve ser o maior fã e apoiante dos seus colaboradores. Garanta que a gestão de topo esteja consciente das realizações do seu grupo, trabalhe com os membros seniores para obter o devido reconhecimento pelos sucessos da equipa e seja diligente a recompensar as realizações individuais, se for apropriado, com promoções.

Como desenhar processos

A prática da ITIL não faz simplesmente atrás de uma secretária. Antes que possa melhorar um processo, tem de compreender o processo existente. Tem de sair de detrás da secretária e percorrer o processo, o que até parece simples, mas como muitas outras coisas, fazê-lo não é tão imediato…

Sabemos que a IT Infrastructure Library® ITIL® descreve o que é necessário fazer. A ITIL só descrever os modelos de processos e não oferece direcção passo a passo. A ITIL é uma orientação que deve ser interpretada e adaptada antes da utilização.

Os processos descrevem o trabalho realizado por pessoas. Praticar a ITIL assim torna-se uma ideia simples: compreender os processos existentes (workflow), compará-los com os modelos ITIL, adaptar, improvisar e ultrapassar!

Os processos de TI são muitas vezes transversais a mais do que um silo e, assim, é muito difícil encontrar um colaborador ou um gestor que conheça de verdade o fluxo fim-a-fim do processo.

Esta realização é fundamental para o vosso sucesso na prática da ITIL – como funciona o processo corrente é muitas vezes diferente de como pensamos como é (ou deveria) trabalhar.

Proximamente indicarei alguns passos que podem ajudar no desenho ou redesenho dos vossos processos.

Precisamos de compreender os nossos processo!

Quer saber como falhar nos seus projectos

Vamos rever como podemos fazer tudo errado dum ponto de vista de gestão de projecto. Isto parece o contrário de tudo aquilo que procuramos nestas páginas, mas é também uma forma de passar o que NÃO deve ser feito num projecto. É pena que isto seja, também, um espelho da corrente realidade. Espero que esta experiência ajude!
Para conseguir entregar os resultados do projecto ACIMA do orçamento e ACIMA do tempo previsto, tornando miserável o cliente pelo caminho, então…

Nunca Planeie

“Para quê planear se ninguém segue os  planos? Eu imprimo os planos, mas eles são esquecidos e colocados na prateleira. O que eu devo fazer é arregaçar as mangas e envolver-me no trabalho do projecto!”
Um homem sensato disse que “Se falhar a planear, então planeias falhar”. O planeamento é acerca de nos assegurarmos de ter as pessoas certas nas actividades certas, na altura certa. Só se planearmos podemos estar certos que iremos realizar o projecto dentro do tempo proposto.

Não comunique

“Mas porque é que eu tenho de dizer a toda a gente e sempre o que está a acontecer? Não tem sentido. O que eles têm de saber é qual é a lista de tarefas diárias. A comunicação faz perder muito tempo. Não vale a pena!”
A razão para comunicar é que isso mantém todos a ver a mesma página para que todos saibam como todos os outros estão a trabalhar, quando é difícil e quando não é. Por exemplo, se ninguém sabe que o projecto está a atrasar, então qual é a possibilidade de conseguir realizar em tempo se não comunicamos?

Esqueça a liderança, está sobrevalorizada

“A minha equipa tem é de fazer o seu trabalho senão levam uma corrida quando eu chegar ao escritório amanhã. Temos de estar sempre a mostrar o chicote para garantir que o pessoal trabalha efectivamente.”
Muito embora esta abordagem até possa funcionar no curto prazo, as pessoas precisam de ser recompensadas e reconhecidos os seus esforços no longo prazo, para estarem motivados. Em breve, precisam de sentir valorizadas e só um verdadeiro líder pode fazer isso. Precisamos se ser sempre positivos com a equipa, mesmo quando precisam de um resmungo. Seja equilibrado. Seja construtivo. Ponha-se nos seus sapatos, As grandes equipas têm grandes líderes, É tão simples como isto.

Apaixone-se pelo deslizar dos objectivos

“Para quê estar preocupado se o cliente pediu mais mudanças. Se o projecto está atrasado não é por nossa culpa. Se querem estar constantemente a alterar o âmbito do projecto, não sou que os vou parar”
Certo, o seu cliente pode mudar quando quer, mas você tem de ter controlo sobre isso porque quando o prazo foi excedido e o projecto está longe de estar completo devido a todos os pedidos de mudança que permitiu, posso assegurar que o cliente não vai ficar satisfeito.

Esqueça o cliente logo que começar o projecto

“Logo que obtiver a aprovação do cliente, não preciso de falar com ele até à conclusão do projecto. Quanto menos o envolver no projecto, menos coisas ele pode estragar. Se eu não falar com ele, então garanto que ele não me perturba.”
Esta abordagem pode funcionar até que seja necessário o apoio do cliente. Então estamos em trabalhos! Se precisa que o cliente aprove mais tempo, dinheiro ou recursos, tem de o manter ao seu lado durante todo o tempo. O cliente tem de ser informado a cada passo do progresso e sentir que é parte da equipa de projecto, se pretender o seu apoio total.
Trate o cliente como se este fosse o seu melhor amigo. Mantenha-se do seu lado e peça favores quando achar que deles necessita. Se tiver o seu apoio total, então receberá o que precisa quando pedir.
Este exercício ao contrário pretende que assim se compreenda o que não se deve fazer para garantir o sucesso.