A Gestão de Tempo em Projecto

A área de conhecimento de Gestão do Tempo refere-se vulgarmente às competências, ferramentas e técnicas usadas para gerir o tempo quando se realizam actividades específicas, projectos e objectivos. Para nos tornarmos num em efectivos gestores de tempo, devemos ser capazes de compreender com clareza as actividades do projecto e ter a competência necessária para estabelecer o plano, agendamento e controlar a linha de tempo de um projecto. Além destas competências, devemos ainda ser capazes de utilizar ferramentas de gestão de tempo que nos ajudam a analisar, medir e avaliar as suas técnicas de gestão de tempo. Vejamos os quatro passos da gestão de tempo:

1. Definir as actividades
2. Sequenciar as actividades
3. Estimar os Recursos da Actividade
4. Desenvolver e controlar o Agendamento.

Definir as Actividades

Temos aqui de definir as actividades, milestones e outras necessárias à conclusão do projecto. Inicie com uma definição básica de cada actividade e preencha os detalhes conforme o projecto vai ganhando forma.

Um gráfico de Gantt é uma forma simples e rápida de desenhar todo o projecto. Use o gráfico para adicionar actividades e a sua duração estimada. Não de preocupe com datas neste ponto do processo, antes foque-se no tempo que irá necessitar para concluir cada uma das actividades individuais.

Sequenciar as actividades

Logo que considera que as actividades essenciais estão definidas, pode começar a ordená-las. Sem preocupação pelas datas, ordene-as da forma que tem mais sentido para si. Crie subactividades e organize o projecto de uma forma lógica.

Logo que tenha todas as actividades ordenadas adicione dependências para cada actividade. A utilização de dependências em vez de datas ajudará a ver a verdadeira linha de tempo do projecto. Se está a construir uma casa os alicerces devem vir antes da construção das paredes, já que aquele é um requisito do suporte desta.

Estime os recursos da actividade

Chegámos ao passo mais desafiante deste processo porque exige que avalie a oferta e procura de cada recurso/pessoa e como é que estes se relacionam com o seu projecto específico. Será que tem recursos disponíveis e suficientes para completar a atribuição conforme agendado ou necessita de recursos adicionais?

Atribua pessoas concretas ou funções a cada actividade e reveja as dependências com base na alocação de recursos. Veja as alocações que determinam alongamentos do agendamento e aquelas que representam sobre alocação para determinar se necessita de contratar recursos.

Desenvolva e controle o agendamento

Se utilizou um gráfico de Gantt para criar a linha de tempo do projecto, será muito fácil desenvolver o agendamento do projecto. Reveja o gráfico de Gantt com toda a sua equipa e assegure-se que todos o reconhecem antes de iniciar o projecto. Para além disso, todos devem compreender o seu papel no projecto e devem estra aptos para se comprometerem conscientemente com a escala de tempo.

O controlo do agendamento é bastante mais difícil do que o planeamento do agendamento e exige muita mais gestão de um para um do que está à espera. O gestor do projecto deve monitorizar com cuidado o status do projecto e verificar que as actividades a serem completados estão dentro do âmbito e do tempo definido.

Nota: Muitas companhias orientadas aos serviços podem requerer que o tempo usado para cada actividade seja registado. Garantir que as horas são introduzidas quando uma actividade está concluída poupará imenso tempo e dores de cabeça quando tiver de ser enviada a factura.

Uma ferramenta integrada de gestão de projecto será aqui de grande utilidade.

Cuidados finais com o processo

Continua de ‘Modelar o Workflow’)

Desenhar um processo exige trabalho e observação directa sobre um ou mais especialistas. Requer ainda atenção ao detalhe. Para o realizar temos de nos levantar e sair do gabinete para então realizar a análise das tarefas.

A parte que é talvez mais difícil é aceitar que não sabemos realmente o que se passa à nossa volta. Também é muito difícil observar imparcialmente uma pessoa a fazer alguma coisa que se julga que pode ser feita melhor sem se intervir – mas o objectivo é ser um observador imparcial. Se não consegue fazer isto então necessita de um profissional sem envolvimento para documentar os processos. O objectivo durante a análise das tarefas é documentar e não melhorar.

Parte da aprendizagem do que se faz na realidade é coleccionar todas as formas usadas por qualquer pessoa envolvida no processo que se está a estudar. Deve capturar ecrãs ou cópias físicas de dados de formulários usados. Tomar boas notas sobre a forma como são usados. Faça o mesmo para quaisquer «ferramentas» ou sistemas em uso.

Um princípio chave da ITIL é a eficiência – trabalhar melhor, não mais. Assim, a melhoria no tempo que leva a fazer as coisas é uma medida importante. Isto é muito conhecido na indústria e nos círculos dos recursos humanos, mas é também muitas vezes subestimado pelos gestores de TI que procuram a melhoria do fluxo do processo.

Para além da recolha das ferramentas em uso, é necessário capturar quanto tempo leva o trabalho a ser feito. Precisa de estar apto a responder à pergunta «quanto tempo leva a fazer isto?» antes de responder à questão «será que devo alterar isto?»

O valor de um modelo de processo exacto não pode ser incompreendido. Não se pode melhorar nada sem o compreendermos

Modelar o Workflow

Chegou a altura de fazer um gráfico de fluxo. Agora vê o que não pode fazer um gráfico de fluxos num gabinete ou sala de reuniões.

Pode modelar o fluxo de trabalho (análise da tarefa) através de um desenho ou utilizando símbolos de gráficos de fluxos.

Os símbolos comuns são:

	Início/Fim – Uma oval indica o início de uma tarefa ou uma conclusão. Um fluxo deve possuir só um ponto de partida mas poderá ter muitos pontos de fim. Como por exemplo o início do processo de Gestão de Problemas.
	Input/Output – Um paralelograma indica um input ou um output. Seguindo o exemplo da Gestão de Problemas um input é o Registo de um Incidente. Um output pode ser o Registo de um Erro Conhecido. Normalmente, um output torna-se o input de outro processo ou cadeia de eventos.
	Processo/Procedimento – Um rectângulo indica um procedimento simples. Isto é, tecnicamente, denominado um processo, mas não fique confuso com o processo ITIL e o símbolo de processo num gráfico de fluxos. Estes processos não incluem decisões. Seguindo o exemplo, um processo de gráfico de fluxos pode ser a revisão de Incidentes associados com o registo de problemas.
	Decisão – Um losango indica uma decisão e o fluxo de saída deste símbolo pode ser outra cadeia de Início/Fim, input/output, processo/procedimento e símbolos de decisão.

Pode simplesmente usar um desenho com texto se quiser. O que é importante é documentar o que acontece tão completamente quanto possível e produzir o seu modelo tão cedo como possível depois de recolher todos os dados possíveis.

Agora precisa de criar o modelo e deve fazê-lo no mesmo dia em que recolheu a informação. Isto é devido a não termos, de facto, conseguido apontar toda a informação! O que tem em mente é exactamente a cola que permitirá documentar o que aprendeu – se esperar para escrever irá perder detalhes vitais do processo.

Quando cria o seu modelo, faça-o utilizando ‘blocos’ simples e compreensíveis. O que permitirá que qualquer pessoa siga o fluxo do processo, especialmente os que não estão familiarizados com este. Para já, não inclua tempos no fluxo, concentre-se no trabalho, já que os tempos podem ser adicionados depois.

Tente desenhar o modelo da esquerda para a direita, com outras actividades dentro do processo ‘a descer’ dos blocos do topo. Tente evitar, na medida do possível, a duplicação e os cruzamentos.

Faça a revisão do seu gráfico com o especialista e, depois, reveja de novo o gráfico. Quando se sentir satisfeito e que o gráfico representa com exactidão o que se passa (não aquilo que você pretende), pode voltar e adicionar os tempos.

Esteja pronto para uma surpresa – ficará provavelmente, espantado com a quantidade de trabalho e o tempo envolvido. Só agora pode pensar acerca da ITIL, e agora pode melhorar o seu fluxo do processo.